Bạn đã từng nghe về Booking Confirmation nhưng không hiểu rõ về nó là gì? Bài viết này sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc và mang đến những thông tin hữu ích về quy trình này. Hãy tìm hiểu ngay thôi!
Booking Confirmation là quá trình đặt chỗ cho hàng hoá di chuyển bằng máy bay, tàu. Sau khi hoàn tất thủ tục, đơn vị vận chuyển sẽ liên lạc với khách hàng để xác nhận việc sử dụng dịch vụ và thỏa thuận về giá cả. Bên vận chuyển sau đó sẽ gửi xác nhận và giữ chỗ đặt hàng. Tất cả những hoạt động này được gọi là quy trình Booking Confirmation.
Sau khi quy trình Booking Confirmation hoàn tất, quản lý của nó sẽ được nhận bởi đơn vị vận chuyển mà khách hàng lựa chọn. Có thể là một đơn vị trung gian thông qua dịch vụ FWD. Sau đó, FWD sẽ chuẩn bị hàng và gửi cho hãng dịch vụ. Điều này giúp khách hàng nhận được dịch vụ tốt hơn khi có số lượng hàng lớn. Ngoài ra, nếu khách hàng tiếp xúc trực tiếp với hãng dịch vụ, họ sẽ không phải trả cước như khi vận chuyển qua FWD. Đồng thời, người vận chuyển cũng có thể thao tác trực tiếp qua hãng dịch vụ để trả hàng Booking Confirmation.
Trên Booking Confirmation, cần có mã số đơn hàng, còn được gọi là số booking. Mã số này giúp người vận chuyển và người gửi hàng kiểm soát đơn hàng một cách dễ dàng hơn. Ngoài ra, thông tin về hãng vận chuyển cũng phải được ghi rõ để xác nhận quá trình vận chuyển. Thông tin liên hệ của người gửi hàng cũng phải được cung cấp nếu cần thiết. Số lượng hàng hoá, số lượng chỗ đặt, thông tin giờ tiếp nhận hàng, địa chỉ cảng đến và cảng đi… cũng được ghi cụ thể và đầy đủ trên Booking Confirmation. Các phương thức thanh toán cũng được liệt kê và ghi rõ theo quy định và chính sách của công ty vận chuyển. Nếu có các chi phí phát sinh khác, như tiền hoa hồng, phí dịch vụ, tiền cầu cảng, cũng sẽ được đề xuất trong Booking Confirmation. Thông tin liên hệ, nơi chuyển hàng và các thông tin khác phải đảm bảo đầy đủ và rõ ràng. Sau khi hoàn tất thủ tục giấy tờ, khách hàng sẽ phải ký giấy xác nhận thông tin hàng hoá, thủ tục hải quan và những chứng từ liên quan đến hàng hoá được vận chuyển.
Quy trình Booking Confirmation diễn ra một cách đơn giản và các nhân viên sẽ hướng dẫn cụ thể nếu bạn cần sử dụng dịch vụ. Bạn chỉ cần xác nhận và điền đầy đủ thông tin vào Booking như vậy, mọi công đoạn tiếp theo sẽ diễn ra dễ dàng.
Truy cập vào booking request và gửi yêu cầu về dịch vụ đơn hàng mà bạn muốn vận chuyển. Ghi rõ thông tin về hãng vận chuyển, số lượng hàng hoá, tên sản phẩm và các địa chỉ đến và đi của hàng hoá. Bạn cần cung cấp tên người đặt booking hoặc tên người trả phí sử dụng dịch vụ, số lượng hàng hoá, loại containers muốn vận chuyển, lịch trình ngày phương tiện dịch vụ đến và đi, thời gian cut-off S/I, VGM, draft B/L và cut-off C, nơi lấy hàng ở CY, Depot, ICD hoặc tên cảng, tên tàu và số chuyến tàu, cảng đi và cảng đến.
Tiếp theo, tùy thuộc vào hình thức Booking Confirmation của công ty, họ sẽ xác nhận lại cho bạn bằng email, tin nhắn hoặc xác nhận đặt chỗ bằng chứng từ theo form đã có sẵn. Bạn chỉ cần xác nhận đặt chỗ ngay sau khi nhận được yêu cầu xác nhận.
Sau khi nhận được giấy xác nhận đặt hàng của bạn, công ty vận chuyển sẽ duyệt lại thông tin và loại dịch vụ mà bạn muốn sử dụng. Sau đó, họ sẽ cấp thùng rỗng để đóng gói hàng và vận chuyển đơn hàng.
Trên Booking Confirmation cũng có các loại Closing time mà bạn cần biết, bao gồm:
Cut-off S/I: Thời hạn cuối cùng mà người vận chuyển phải cung cấp Shipping Instruction cho công ty dịch vụ. Thông tin này cần được hoàn tất trước ngày ETD, tương đương với 1-3 ngày làm việc hoặc 1 tuần của công ty dịch vụ.
Cut-off VGM: Thời hạn cuối cùng mà khách hàng phải gửi thông tin VGM cho công ty dịch vụ. Nếu không tuân thủ thời hạn, đơn hàng sẽ không được vận chuyển khỏi kho.
Cut-off Doc: Thời hạn cuối cùng mà người vận chuyển phải xác nhận nội dung đơn hàng với hãng tàu. Nếu không xác nhận đúng hạn, người vận chuyển sẽ bị phạt phí.
Cut-off C/Y: Thời hạn cuối cùng mà người vận chuyển phải đến đơn vị vận chuyển để gửi đơn hàng. Nếu không hoàn thành đúng hạn, đơn hàng sẽ không được vận chuyển.
Booking Confirmation là một trong những quy trình quan trọng trong việc đặt hàng và xác minh thông tin sản phẩm của khách hàng. Với thông tin này, nhà cung cấp dịch vụ có cơ hội phục vụ và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Nếu có bất kỳ sai số hoặc thông tin không chính xác, bạn chỉ cần phản hồi và công ty vận chuyển sẽ sửa và giải đáp.
Dịch vụ Booking Confirmation đang ngày càng phát triển và mang lại nhiều giá trị trong cuộc sống hiện đại. Nó giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc vận chuyển hàng hoá. Chỉ cần điền đầy đủ thông tin vào Booking Confirmation, đơn hàng của bạn sẽ được xác nhận và vận chuyển. Trước đây, khách hàng phải đến địa điểm giao dịch để đặt và làm thủ tục vận chuyển, điều này rất phức tạp và tốn thời gian. Ngày nay, Booking Confirmation trở nên phổ biến và được đánh giá cao vì tiện ích mà nó mang lại.
Thông qua bài viết này, Tìm Việc 365 hy vọng giúp bạn hiểu rõ hơn về Booking Confirmation là gì và những giá trị mà nó mang lại! Đừng ngần ngại khám phá thêm các dịch vụ của chúng tôi tại Tìm Việc 365 ngay hôm nay!