Xuất hóa đơn là gì? Những quy định trong xuất hóa đơn

24/11/2021

Xuất hóa đơn đầy đủ thông tin, hợp lệ, tuân thủ theo đúng pháp luật chính là nhiệm vụ của bộ phận kế toán trong các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Vậy cụ thể xuất hóa đơn là gì? Những quy định cần nhớ trong quá trình xuất hóa đơn như thế nào? Xem ngay nội dung.

1. Giải đáp xuất hóa đơn là gì?

Xuất hóa đơn là gì? Xuất hóa đơn là chứng từ do bên bán lập ra sau khi thỏa thuận và bán hàng cho người mua, bao gồm: hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng, hoặc các chứng từ với các tên gọi khác (thẻ, vé,...). 

Có 3 loại hóa đơn, bao gồm: hóa đơn mẫu, hóa đơn tự in và hóa đơn điện tử. Hóa đơn theo mẫu là do doanh nghiệp đặt in, có một liên chữ viết để người bán giữ và một liên giấy than để người mua giữ. Hóa đơn tự in là hóa đơn được sử dụng thông dụng nhất hiện nay, người bán sẽ sử dụng máy bán hàng để xuất hóa đơn và in trên giấy rất tiện lợi. Còn hóa đơn điện tử thường được sử dụng trong giao dịch online. 

Giải đáp xuất hóa đơn là gì
Giải đáp xuất hóa đơn là gì

Theo điều 16 và điều 3 tại Thông tư 39 của bộ tài chính năm 2014 có quy định: người bán phải xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ; kể cả khi hàng hóa, dịch vụ đó sử dụng trong mục đích khuyến mại, quảng cáo, hàng dùng thử hay để cho, biếu, tặng, trả thay lương. 

Tuy nhiên, với những hàng hóa có giá thành dưới 200.000 đồng thì không cần bắt buộc xuất hóa đơn. Nhưng nếu người mua yêu cầu thì cũng có thể xuất hóa đơn. Các thông tin về lượng hàng hóa sẽ được lập dưới dạng bảng kê tổng hợp cuối ngày. 

2. Những quy định trong xuất hóa đơn

2.1. Hình thức xuất hóa đơn 

- Sử dụng mực không phai, tuyệt đối không sử dụng mực đỏ trên hóa đơn

- Không gạch xóa, chỉnh sửa nội dung trên hóa đơn. Các chữ hay số trong hóa đơn cần phải viết liên tục, không được đè lên nhay hay quá ngắt quãng. 

Hóa đơn phải phản ánh được tình hình mua bán thực tế
Hóa đơn phải phản ánh được tình hình mua bán thực tế

- Nội dung trong hóa đơn phải phản ánh đúng tình hình mua bán thực tế. 

2.2. Nội dung xuất hóa đơn

2.2.1. Tên, địa chỉ, mã số thuế

Tên và địa chỉ: hóa đơn cần ghi rõ tên, địa chỉ của cả người mua và người bán. Trong trường hợp tên hoặc địa chỉ quá dài thì có thể viết tắt, nhưng vẫn cần đảm bảo từ viết tắt là từ thông dụng và có thể phân biệt được chủ thể. 

Mã số thuế: ghi chính xác mã số thuế của người bán và người mua. 

2.2.2. Số thứ tự, tên hàng hóa, số lượng, giá, thành tiền

Các hàng hóa sẽ được đánh theo số thứ tự từ 1 đến hết. Trên hóa đơn còn bỏ trống thì cần gạch chéo phần bỏ trống đó. Còn trong trường hợp sử dụng hóa đơn tự in thì có thể bỏ qua trường hợp này. 

Quy định về nội dung hóa đơn bán hàng
Quy định về nội dung hóa đơn bán hàng

Cần viết đầy đủ tên hàng hóa để phân biệt các loại hàng hóa với nhau. Trong trường hợp người bán đặt mã hàng hóa riêng cho mỗi sản phẩm thì khi lập hóa đơn cần phải ghi cả tên hàng hóa và mã hàng hóa. 

2.2.3. Chữ ký và đóng dấu

Chữ ký có thể do người trưởng đơn vị bán hàng ký hoặc ủy quyền cho nhân viên khác ký nhưng cần phải ghi rõ họ tên của người đó. Với người mua, trong trường hợp mua hàng online, nhận hóa đơn điện tử thì không cần ký xác nhận trên hóa đơn bán hàng. 

2.2.4. Đồng tiền 

Đồng tiền phải được ghi theo giá trị Việt Nam đồng. Trong trường hợp nguồn thanh toán từ ngoại tệ thì ở mục số sẽ ghi ngoại tệ còn ở phần chữ phải được ghi theo chữ Việt Nam đúng theo số tiền ngoại tệ.

Ví dụ: Tổng cộng tiền thanh toán: 123$

Số tiền viết bằng chữ: một trăm hai mươi ba đô

3. Những quy định khác trong xuất hóa đơn

3.1. Về liên hóa đơn

Theo thông tư của bộ tài chính quy định, mỗi hóa đơn phải có ít nhất 2 liên và không quá 9 liên, bao gồm: liên lưu, liên giao cho người mua, liên lưu tại cơ quan thuế (nếu có) hoặc các liên khác phục vụ cho mục đích của doanh nghiệp. Các liên trong hóa đơn đều phải có nội dung giống nhau. Hành vi thay đổi nội dung giữa các liên hóa đơn chính là một hành vi bất hợp pháp đã được pháp luật quy định. 

Có tối thiểu 2 liên và tối đa 9 liên hóa đơn
Có tối thiểu 2 liên và tối đa 9 liên hóa đơn

3.2. Thời điểm xuất hóa đơn

Cũng theo thông tư 39 của bộ tài chính đã quy định: 

- Với doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa (Ví dụ: máy tính, điện thoại, tivi, tủ lạnh, bán hàng ở các siêu thị): xuất hóa đơn cùng với thời điểm chuyển giao cho người mua quyền sử dụng hàng hóa (có thể đã thanh toán hoặc chưa thanh toán). 

​Xuất hóa đơn khi hoàn thành cung cấp dịch vụ
​Xuất hóa đơn khi hoàn thành cung cấp dịch vụ

- Với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ ( Ví dụ: dịch vụ bảo dưỡng oto, dịch vụ chăm sóc sức khỏe sắc đẹp, sửa chữa điện thoại, thiết bị điện tử): xuất hóa đơn sau khi đã hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (có thể đã thanh toán hoặc chưa thanh toán). 

- Với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ cung cấp điện, nước, viễn thông, truyền hình (Ví dụ: EVN, FPT, Vinaphone, Viettel): xuất hóa đơn chậm nhất là 7 ngày tính từ ngày ghi số điện nước tiêu thụ hoặc kết thúc kỳ cung cấp dịch vụ. 

- Với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ xây dựng hay lắp đặt (Ví dụ: thi công kiến trúc, lắp đặt điện nước, rèm cửa): xuất hóa đơn sau khi đã bàn giao công trình hoặc lắp đặt thành công (có thể đã thanh toán hoặc chưa thanh toán). 

- Với doanh nghiệp bán lẻ xăng dầu (Ví dụ: Petrolimex, PV oil): xuất hóa đơn theo kỳ, kèm theo bảng kê chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng.  

Xuất hóa đơn khi hoàn tất thủ tục hải quan
Xuất hóa đơn khi hoàn tất thủ tục hải quan

- Với doanh nghiệp có hoạt động xuất khẩu: xuất hóa đơn vào ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan. 

3.3. Thứ tự xuất hóa đơn

Các hóa đơn phải được xuất theo số thứ tự từ bé đến lớn. Trong trường hợp một doanh nghiệp có nhiều chi nhánh thì cần phải được theo dõi, phân bổ hàng hóa chính xác. Mỗi chi nhánh thì sẽ được sử dụng một khoảng phạm vi số nhất định, các hóa đơn cũng sẽ được viết từ nhỏ đến lớn. 

Ví dụ, chuỗi cửa hàng bán lẻ có 3 chi nhánh đang hoạt động ở Hà Nội. Phạm vi số hóa đơn của cửa hàng A được quy định là 00001 - 10000, phạm vi số hóa đơn của cửa hàng B được quy định là 10001 - 20000, phạm vi số hóa của cửa hàng C được quy định là 20001 - 30000. Như vậy, khi cửa hàng C xuất hóa đơn thì hóa đơn sẽ được đánh số lần lượt bắt đầu từ 20001 cho tới 30000. Tương tự như vậy đối với các cửa hàng khác. Việc phân biệt như vậy giúp cho người quản lý hay chủ cửa hàng dễ dàng kiểm soát hoạt động kinh doanh hơn. 

Trên đây là toàn bộ nội dung về xuất hóa đơn là gì. Mong rằng qua bài viết này, các bạn đã học hỏi thêm được một số kiến thức về xuất hóa đơn trong bán hàng. Chúc các bạn thành công!

Hóa đơn đỏ là gì? Và những thông tin bạn cần biết

Hóa đơn đỏ là một trong những loại chứng từ rất quan trọng và mang tính chất pháp lý liên quan đến thuế giá trị gia tăng. Hãy click ngay vào link dưới đây để tìm hiểu kỹ hơn về hóa đơn đỏ.

Hóa đơn đỏ

Tham gia bình luận ngay!

captcha
Chưa có bình luận nào