Văn bản hành chính là gì? Điều cần biết về văn bản hành chính

21/02/2020

Văn bản là một loại hình thức để truyền đạt ngôn ngữ thông tin bằng cách viết trên các chất liệu khác nhau với mục đích thông báo hay đòi hỏi tiếp nhận một hành vi nhất định nào đó từ ý chỉ của một chủ thể tới chủ thể khác. Văn bản chính là một phương tiện để ghi nhận, lưu giữ, và truyền đạt thông tin quyết định bằng ngôn ngữ. Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về văn bản hành chính là gì và các thông tin liên quan qua bài viết sau đây nhé.

Kiếm việc làm

1. Vậy có thể hiểu ngắn về văn bản hành chính là gì?

Văn bản hành chính là gì?
Văn bản hành chính là gì?

Văn bản hành chính là một loại văn bản mang tính quy phạm nhà nước cụ thể cho việc thi hành pháp quy, pháp luật trong việc giải quyết những việc cụ thể trong quản lý.

Đặc điểm của văn bản hành chính

Chung quy lại văn bản hành chính có những đặc điểm rất rõ rệt như sau:

+ Nội dung văn bản thông thường là dùng để truyền đạt thông tin quản lý cũng như ghi nhận các sự kiện thực tế nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý hoặc ban hành nội bộ tại các cơ quan.

+ Đối tượng mà văn bản hành chính tác động luôn là các cơ quan, đơn vị cấp dưới trực thuộc hoặc cấp trên chủ đạo ban hành, hoặc cũng có thể là cơ quan, tổ chức khác khi cần trao đổi thực hiện một công việc nào đó.

+ Tùy thuộc vào văn bản về nội dung và hình thức có thể áp dụng một hay nhiều lần về văn bản hành chính.

Văn bản hành chính có vai trò chủ yếu là hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách và hỗ trợ quản lý và khác so với văn bản quy phạm pháp luật, áp dụng pháp luật. Do văn bản quy phạm pháp luật có thể áp dụng nhiều lần còn với văn bản hành chính có điều kiện phụ thuộc. 

Xem thêm: Việc làm Hành chính - Văn phòng

2. Tìm hiểu đôi chút văn bản hành chính 

2.1. Bản chất thật sự về loại văn bản hành chính là gì?

các loại văn bản hành chính
Các loại văn bản hành chính

Các loại văn bản hành chính hiện nay được chia thành hai loại cụ thể đó là văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường.

- Văn bản hành chính cá biệt: đây là hình thức văn bản, là phương tiện thực hiện các quyết định quản lý của cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền quyết định những quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc quy định của chính cơ quan mình nhằm giải quyết các quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt và nghị quyết cá biệt.

- Văn bản hành chính thông thường: đây là văn bản mang tính thông tin điều hành với mục đích thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác để giải quyết các công việc cụ thể nhất định như giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc của một cơ quan,...Chính vì đa dạng như vậy mà chúng ta có thể phân thành hai loại cơ bản như:

+ Văn bản không có loại tên là loại văn bản dùng để giao dịch công việc giữa các cơ quan đoàn thể và với loại này đầu văn bản sẽ không thể hiện tên loại văn bản. 

Văn bản hành chính không tên
Văn bản hành chính không tên tại đầu 

Ví dụ như công văn mời một cuộc họp để giao đổi công việc của một cơ quan đoàn thể cấp tỉnh với cơ quan cấp huyện và xã.

+ Văn bản có tên gọi là văn bản bao gồm: thông báo, tờ trình, đề án, đề nghị, kế hoạch, báo cáo, hợp đồng, các loại giấy tờ liên quan, phiếu gửi, phiếu trình,...Loại văn bản này sẽ có tên gọi cụ thể ngày đầu văn bản đó là điểm phân biệt với văn bản không tên nhanh nhất.

Văn bản có tên gọi
Văn bản có tên gọi

Ví dụ như báo cáo để trình bày rõ một sự việc như báo cáo tuần, xem tuần qua đã có những công việc gì làm được và không được, kết quả đạt được chung ra sao.

Tìm hiểu thêm: Mẫu tờ trình 2021, văn bản hành chính – đề nghị, đề xuất trong cơ quan

2.2. Thực sự các thể loại văn bản hành chính là gì bạn đã biết chưa?

Loại và thể loại văn bản hành chính có sự khác nhau về số lượng nhiều hơn hay ít hơn. Loại văn bản chỉ có hai dạng chính nhưng với thể loại thì văn bản hành chính có tới 32 thể loại khác nhau: nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy chế, quy định, thông báo, thông cáo, chương trình, kế hoạch, hướng dẫn, dự án, đề án, phương án, báo cáo, hợp đồng, tờ trình, biên bản, bản ghi nhớ, hợp đồng, bản cam kết, công văn, công điện, bản cam kết, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy chứng nhận, bản thỏa thuận, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy giới thiệu, phiếu gửi, giấy biên nhận, thư công, phiếu chuyển chính.

2.3. Thể thức văn bản hành chính là gì

Thể thức văn bản hành chính được quy định với 10 thành phần cụ thể:

-  Quốc hiệu được ghi trên đầu văn bản với tiêu đề

“ Cộng hòa xã hội hội chủ nghĩa Việt Nam

            Độc lập - tự do - hạnh phúc”

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành

Tên cơ quan và tổ chức ban hành hay tên cơ quan trực tiếp theo quy định của pháp luật hoặc căn cứ tại văn bản đã thành lập được các bộ máy có thẩm quyền quy định. 

Tên gọi sẽ phải ghi đầy đủ theo văn bản đã quyết không được ghi sai. Ví dụ như Bộ giao thông vận tải- tổng công ty điện lực.

- Số ký hiệu của văn bản

Số ký hiệu của các văn bản được các cơ có thẩm quyền quy định theo điều 3 của nghị quyết số 101/CP của chính phủ. Theo thời điểm ban hành và năm mà số ký hiệu của văn bản bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh dấu khác nhau. Về ký hiệu của văn bản sẽ bao gồm các chữ viết tắt tên loại theo bảng chữ cái được chứng daanh bởi nhà nước.

- Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành

Địa danh trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính như tên riêng của tỉnh, thành phố, xã, phường, thị trấn nơi cơ quan đóng trụ sở và ghi rõ về các cấp phụ thuộc từ trung ương, tỉnh, huyện, xã,...

Ví dụ như văn bản bộ công ty điện lực 1 thuộc tổng công ty điện lực Việt Nam tại Hà Nội, có trụ sở tại thành phố Hà Nội.

Ngày tháng năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật được viết đầy đủ, các chỉ số ngày tháng năm nhỏ hơn 10 sẽ phải ghi số 0 ở trước.

- Tên loại và trích yếu nội dung

Tên loại văn bản là tên do từng cơ quan tổ chức ban hành đi kèm. Khi ban hành văn bản sẽ đều phải ghi đầy đủ tên văn bản, loại văn bản chỉ trừ trường hợp là công văn.

Quá trình trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn và phản ánh đầy đủ khái quát được nội dung.

- Nội dung cụ thể văn bản

Nội dung văn bản đây là thành phần quan trọng nhất của một văn bản trong đó các quy phạm pháp luật được đặt ra, các vấn đề sự việc được trình bày tại đây.

Nội dung viết nhưng vẫn đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Phù hợp với hình thức văn bản đưa ra, phù hợp đường lối, chính sách và chủ trương theo quy định pháp luật.

+ Các quy phạm hay quy định, các vấn đề phải được đảm bảo trình bày ngắn gọn, rõ ràng dễ hiểu.

+ Sử dụng từ ngữ phổ thông không dùng từ ngữ địa phương, từ nước ngoài. Không được viết tắt những từ cụm từ thông dụng, đối với các cụm từ được sử dụng nhiều lần thì có thể viết tắt nhưng khi viết tắt lần đầu sẽ được đặt trong ngoặc đơn để giải nghĩa

+ Khi dẫn đầu văn bản cần có đủ các thông tin loại, trích dẫn, số, kí hiệu văn bản, tổ chức cơ quan ban hành,...trừ trương hợp là luật và pháp lệnh sẽ được chú ý không cần tới tổ chức ban hành văn bản.

+ Bố cục sẽ được phân chia theo từng loại văn bản khác nhau

- Chức vụ, họ tên và chữ ký người có thẩm quyền

Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh thuộc vị trí lãnh đạo chính thức không được ghi lại tên các cơ quan tổ chức trừ văn bản liên tịch hay văn bản do hai hay nhiều cơ quan ban hành.

Khi ký văn bản các bạn cần có đầy đủ họ tên đệm nếu có và tên của người ký. Các văn bản quy phạm hay hành chính trước khi ký họ tên sẽ không ghi học hàm, học vị hay chức danh.

- Dấu của cơ quan tổ chức

Việc đóng dấu của các cơ quan tổ chức được thực hiện theo nghị định về công tác văn thư và quy định pháp luật liên quan. Việc đóng dấu để thể hiện được việc văn bản đã được thông qua và được phép ban hành.

- Nơi nhận ghi rõ

Nơi nhận là các cơ quan, tổ chức hay cá nhân nhận với mục đích là xem xét, giải quyết, thi hành,...Vậy nên nơi nhận phải được xác minh cụ thể trong văn bản để tránh sự sai sót và không đúng nơi nhận dẫn đến ban hành sai.

- Dấu chỉ mức độ mật, khẩn với những loại văn bản đặc biệt

Đây là dấu ấn tuyệt mật và tối mật và nội dung có sự bảo mật theo quy định chỉ sử dụng cho ai có thẩm quyền.

Bên cạnh đó với các trường hợp bổ sung như: văn bản công điện, ghi nhớ, giấy mời, phiếu chuyển, giấy biên nhận,...không yêu cầu có tất cả các trường hợp trên và có thể bổ sung thêm thông tin tại cơ quan như logo, địa chỉ, số fax,...

Tham khảo: Việc làm nhân viên hành chính văn phòng

3. Nhiều người chưa biết về kỹ thuật trình bày mẫu văn bản hành chính là gì? 

3.1. Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bản

Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang
Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bản

- Khổ giấy sẽ được trình bày trên khổ A4 kích thước 210mm x 297mm còn đối với các loại như giấy giới thiệu, giấy biên nhận, phiếu chuyển và gửi sẽ trình bày trên khổ A5 hoặc giấy in mẫu sẵn.

- Kiểu trình bày được trình bày theo chiều dài khổ A4 còn trường hợp các bảng biểu và không có phụ lục riêng thì có thể được trình bày theo chiều rộng.

- Định lề trang văn bản sẽ( kích thước chuẩn cho A4)

Trang mặt trước: lề trên cách mép 20 -25mm, lề dưới cách mép 20 - 25mm, lê trái cách mép trái 30 - 35mm, lề phải cách mép phải 15 - 20mm.

Trang mặt sau sẽ có chiều cách lề trên cách mép 20 -25mm, lề dưới cách mép 20 - 25mm, lê trái cách mép trái 15- 20mm, lề phải cách mép phải 30-35mm.

3.2. Kỹ thuật trình bày các thành phần

Kỹ thuật trình bày các phần
Kỹ thuật trình bày các phần

Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản được trình bày theo các thông sơ đồ sau:

- Quốc hiệu sẽ được trình bày tại ô số 1, dòng chữ “ Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” với cỡ chữ in hoa 12 -13 đứng và đậm, dòng chữ “ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” chữ in thường và cỡ 13 - 14 đứng đậm, chữ cái đầu tiên sẽ viết hoa

- Tên cơ quan, tổ chức sẽ được trình bày tại ô số 2 và trình bày chữ in hoa cơ 12 -13 đứng đậm, phía dưới tên có đường kẻ ngang nét liền có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài cân đối.

- Số ký hiệu sẽ được trình bày tại ô số 3, từ số được trình bày in thường, ký hiệu sẽ là chữ in hoa và cơ 13 kiểu chữ đứng. Sau từ số có dấu gạch ngang thể hiện ban hành. 

- Địa danh và ngày tháng năm ban hành được trình bày tại ô số 4 bằng chữ in thường kiểu nghiêng cỡ 13 - 14 và sau địa danh có dấu phẩy.

- Tên loại và trích yếu sẽ được trình bày tại ô số 5a, tên loại văn bản được đặt canh giữa bằng chữ in hoa kiểu đứng đậm và cơ 14 -15, trích yếu sẽ được đặt ngay bên dưới tên loại văn bản tại ô 5b và có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ.

- Nội dung được trình bày tại ô số 6 và trình bày theo cỡ 13 - 14, khi xuống dòng chữ đầu có thể lùi vào 1 - 1,27cm, khoảng cách giữa các đoạn sẽ là 6pt 

và khoảng cách giữa các dòng sẽ khoảng 15 pt trở lên. Trường hợp văn bản theo bố cục sẽ có phần trình bày khác và dấu chấm phẩy hay chấm cũng được quy định rõ ràng.

- Chức vụ, họ tên và chữ ký sẽ trình bày tại ô số 7a, chức vụ khác sẽ ký tại 7b và người có thẩm quyền sẽ ký tại ô 7c. Các chữ viết tắt cho quyền hạn sẽ là in hoa cỡ chữ 13 -14.

- Dấu sẽ được trình bày tại ô số 8

- Nơi nhận sẽ tại ô số 9a và 9b

Bên cạnh một số quy định như vậy còn có các quy định rõ ràng khác về các phần phụ theo luật quy định về văn bản ban hành. Trên đây là toàn bộ thông tin mà timviec365.com.vn có thể chia sẻ với các bạn về văn bản hành chính và quản lý văn bản hành chính là gì? Từ đó có thể giúp các bạn biết rõ về cách thức trình bày một văn bản sao cho hợp lý và đầy đủ tiêu chuẩn nhất. 

 
Tạo cv ngay

Tham gia bình luận ngay!

captcha
Chưa có bình luận nào
x