Văn bản hành chính là gì? Những loại văn bản hành chính tiêu biểu

21/02/2020

Văn bản hành chính là một phương tiện để ghi nhận, lưu giữ, và truyền đạt thông tin, quyết định bằng ngôn ngữ đến những người cần biết. Nhưng không phải ai cũng hiểu rõ và biết được văn bản hành chính là gì? Hãy đọc thật kỹ bài viết dưới đây, bạn sẽ có câu trả lời thỏa đáng nhất.

1. Khái niệm cụ thể về văn bản hành chính

Văn bản hành chính là một trong 3 loại văn bản pháp luật được nhà nước ban hành thông qua.

Văn bản hành chính là một loại văn bản dùng để truyền đạt, nội dung, yêu cầu từ cấp trên xuống cho bộ phận cấp dưới để nhằm thực hiện một yêu cầu hay một công việc nào đó.

Ngoài ra văn bản này còn thể hiện sự bày tỏ ý kiến, nguyện vọng của cá nhân, tập thể tới cơ quan, người có quyền hạn giải quyết.

Khái niệm văn bản hành chính
Khái niệm văn bản hành chính

Văn bản hành chính còn mang tính thông tin quy phạm nhà nước, có thể dùng để thông báo, truyền đạt thông tin từ tổ chức, cá nhân, cơ quan nhà nước tới một hay nhiều tổ chức, cá nhân khác có liên quan.

Những ví dụ cụ thể cho các loại văn bản hành chính như là: Quyết định tăng lương, quyết định xử lý luật giao thông, thông báo cuộc họp, thư mời cuộc họp, quyết định triệu tập,... Tất cả các loại văn bản trên đều thuộc văn bản hành chính.

Chứng tỏ một điều rằng văn bản hành chính luôn tồn tại trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta, ta rất thân thuộc với nó mà đôi khi không nhận ra.

Tham khảo: Việc làm nhân viên hành chính văn phòng

2. Đặc điểm tiêu biểu của một văn bản hành chính

Để xác định được một văn bản có phải thuộc văn bản hành chính hay không thì rất dễ dàng. Chúng ta có thể nhận biết các phần tiêu biểu sau:

+ Có quốc hiệu và tiêu đề: Tất cả mọi văn bản hành chính dù lớn hay nhỏ thì khi lập ra đều có quốc hiệu và tiêu đề ở trên cùng của văn bản. Quốc hiệu và tiêu đề là: 

“CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”

Đó gọi là quốc hiệu và tiêu đề đặc trưng của một loại văn bản hành chính. Không thể không thiếu phần này được. Không chỉ có văn bản hành chính mà tất cả các loại văn bản khác đều có cái này trên đầu. Thể hiện đặc quyền của nhà nước.

Đặc điểm của một văn bản hành chính
Đặc điểm của một văn bản hành chính

+ Địa điểm và ngày tháng làm văn bản: Ngay bên dưới tiêu đề là ngày tháng lập văn bản. Đó là một điều bắt buộc của một văn bản hành chính. Ví dụ như: “Hà Nội, ngày 12, tháng 7, năm 2021”. Điều đó thể hiện được địa điểm, ngày tháng cụ thể của văn bản.

+ Họ tên, chức vụ cơ quan/ cá nhân người gửi: Cái này cần phải ghi rõ và cụ thể trên đầu văn bản hành chính, song song với tiêu đề và quốc ngữ như: 

“ ĐẢNG BỘ HUYỆN YÊN KHÁNH

CHI BỘ XÃ KHÁNH VÂN

Số: 345/GN - ĐBXKV”

Điều đó để thể hiện cơ quan, đoàn thể nào phụ trách lập ra văn bản này. Mọi nội dung trong văn bản điều do cơ quan ban hành ra chịu trách nhiệm. Đó là ý nghĩa của tên và địa chỉ người gửi và cũng để cho cơ quan, cá nhân người nhận biết được mình nhận được từ ai. Có liên quan gì không?

+ Họ tên, chức vụ người nhận: Cũng như người gửi thì thông tin, chức vụ của người nhận cũng phải được ghi đầy đủ, rõ ràng như:

Kính mời ông/bà: Nguyễn Văn A

Thường trú: Xóm 2 xuân tiến, Khánh Vân, Yên Khánh, Ninh Bình

Đến tham dự cuộc họp…

Khi có phần tương tự như này thì đó là một văn bản hành chính. Chúng ta thường bắt gặp rất nhiều trong đời sống đúng không nào?

Hiểu biết rõ nhất về văn bản hành chính
Hiểu biết rõ nhất về văn bản hành chính

+ Nội dung yêu cầu: Đây là lý do chính của văn bản hành chính như triệu tập cuộc học, hay quyết định tăng lương,... Những điều đó sẽ được ghi ở phần dưới được coi là lý do để viết lá đơn này.

+ Chữ ký/họ tên người gửi: Đây là phần cuối cùng cũng như là phần xác thực lại thông tin người gửi cho chính xác. Nếu là tổ chức, cơ quan thì sẽ là chữ ký của người đại diện tổ chức, cơ quan đó.

Như vậy, nếu một văn bản có đầy đủ các phần sau thì đó đích thị là một văn bản hành chính. Chúng ta bắt gặp nó ở rất nhiều nơi rồi phải không nào.

3. Các loại văn bản hành chính tiêu biểu

Có rất nhiều văn bản hành chính được ban hành ở nhiều lĩnh vực khác nhau trong cả doanh nghiệp lẫn cơ quan nhà nước. Chúng ta đừng nhầm lẫn văn bản hành chính chỉ có ở trong cơ quan nhà nước. Nó là loại văn bản chung cho tất cả cá nhân, tổ chức trong đất nước Việt Nam. Rất rộng rãi nhưng nó sẽ được phân ra thành hai loại chính như sau:

3.1. Văn bản hành chính thông thường

Các văn bản này lập ra dùng để thông báo thông tin, chỉ dẫn của các quy phạm pháp luật nhà nước hay quyết định các công việc cụ thể liên quan đến tình hình công việc, giao dịch, ghi chép của một doanh nghiệp nào đó.

Các loại văn bản hành chính tiêu biểu
Các loại văn bản hành chính tiêu biểu

Loại văn bản này được chia làm hai nhánh nhỏ đó là:

+ Văn bản không tên gọi: Đó là các thư gửi, công văn cơ quan nhà nước gửi đến các cá nhân, tổ chức hoặc cũng có thể là các công văn của cấp trên gửi xuống cấp dưới mà ở phần đầu văn bản không có tên gọi cụ thể. Nó chỉ có tên gọi chung chung như: “Công văn mời họp, công văn trả lời, công văn yêu cầu,...”

+ Văn bản có tên gọi: Đó là những văn bản truyền đạt thông tin, cụ thể hóa các quyết định pháp quy, thông báo của cơ quan nhà nước đến tổ chức, cá nhân khác trong xã hội. Có phần tên gọi cụ thể nhằm thể hiện mục đích chi tiết của văn bản như: “Thông báo họp hội đồng phụ nữ, thông báo nghỉ lễ tết, báo cáo công việc tuần, biên bản họp hội đồng cổ đông...” Những văn bản trên thường là của cơ quan nhà nước, gửi thông báo rộng rãi.

Tìm hiểu thêm: Mẫu tờ trình 2021, văn bản hành chính – đề nghị, đề xuất trong cơ quan

3.2. Văn bản hành chính cá biệt

Các văn bản hành chính đặc thù
Các văn bản hành chính đặc thù

Nếu như văn bản hành chính thông thường bao gồm cả quyết định, thông báo của cơ quan nhà nước đến cá nhân, tổ chức. Ai cũng có thể làm được thì loại văn bản hành chính cá biệt này hoàn toàn thuộc về cơ quan nhà nước. Chỉ cơ các cơ quan thuộc chính phủ nhà nước mới được ban hành loại văn bản này.

Văn bản này gồm những nội dung quyết định của những cơ quan quản lý hành chính nhà nước ở cấp trung ương hay là quyết định quy phạm hành chính nhà nước để giải quyết các công việc cụ thể có tầm quan trọng nhất định, các chỉ thị cá biệt.

Xem thêm: Việc làm Hành chính - Văn phòng

Văn bản này thường được bảo mật nội bộ chỉ có bên gửi và bên nhận biết được nội dung cụ thể trong văn bản. Nó thuộc về bí mật quốc gia, không được lộ ra ngoài.

Trên đây là những loại văn bản hành chính tiêu biểu đang được ban hành hiện nay. Có thể nói nó rất quen thuộc với chúng ta, hiện hữu hàng ngày nhưng không phải ai cũng nhận ra nó.

Sự cần thiết của văn bản hành chính
Sự cần thiết của văn bản hành chính

Trên đây là tất cả những gì về văn bản hành chính mà chúng tôi muốn gửi đến bạn. Mong rằng qua những thông tin bổ ích này có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về nó và biết được văn bản hành chính là gì? Nếu bạn thấy bài viết hay thì hãy bình luận bên dưới cho chúng tôi biết ý kiến của bạn nhé. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết này.

Luật hành chính là gì?

Nếu bạn đang tìm hiểu về văn bản hành chính thì bạn đừng bỏ qua bài viết sau đây của chúng tôi nhé. Bài viết cung cấp đầy đủ nhất về luật hành chính, giúp bạn hiểu rõ hơn về lĩnh vực này. Hãy ấn vào và tìm hiểu nhé. Rất hay và thú vị đó.

Luật hành chính là gì?

Tham gia bình luận ngay!

captcha
Chưa có bình luận nào