To do list là gì? Lợi ích và hướng dẫn cách tạo To do list

03/05/2021

Để quản lý thời gian cũng như tối ưu hiệu quả công việc, bạn cần xây dựng To do list cho riêng mình. Nhưng To do list là gì và cách thiết lập chúng cũng như sử dụng như thế nào?

Tạo CV mẫu

1. Chính xác thì To do list là gì?

Hiểu một cách đơn giản nhất, To do list là một danh sách tổng thể bao gồm những việc, những nhiệm vụ mà bạn cần thực hiện. Nội dung của To do list thường được sắp xếp theo nguyên tắc giảm dần về độ ưu tiên. Chúng cũng có thể là một bản kế hoạch hoàn chỉnh mà bạn thiết lập để hướng đến mục tiêu mà bạn mong muốn.

Chính xác thì To do list là gì?
Chính xác thì To do list là gì?

To do list giúp bạn sử dụng thời gian một cách khoa học và thông minh hơn, biết nhiệm vụ nào cần thực hiện trước, nhiệm vụ nào sau và đặc biệt là giúp bạn không quên đi mình cần phải làm gì. To do list được đánh giá là một giải pháp quản lý thời gian và công việc cá nhân đáng áp dụng nhất hiện nay.

Xem thêm: Kế hoạch tổ chức sự kiện

2. Những ích lợi bất ngờ nếu sử dụng To do list

2.1. Xác lập các nhiệm vụ

To do list là một cách thức giúp mỗi cá nhân có thể theo dõi và phát hiện ra cách thức để thực hiện những nhiệm vụ mà bạn đã xây dựng. Khi triển khai chúng, bạn sẽ chia nhỏ các nhiệm vụ hoặc tổng thể kế hoạch của mình thành những đầu việc nhỏ hơn, và có thể hành động ngay. Chúng không chỉ xác lập những nhiệm vụ mà bạn cần làm, mà còn có thể định hướng cụ thể để bạn hoàn thành nhiệm vụ đó.

2.2. Sự ưu tiên

Sự ưu tiên
Sự ưu tiên

Giám sát và quản lý có hiệu quả hệ thống những công việc, nhiệm vụ cá nhân của mình. Bạn có thể nhận diện được những nhiệm vụ bản thân cần thực hiện cũng như mức độ quan trọng của từng nhiệm vụ trên cơ sở phân loại theo biểu tượng, thời gian hoặc ghi chú bên cạnh từng nhiệm vụ.

2.3. Sự cam kết

Hành động tự tay viết những nhiệm vụ bản thân cần làm vào To do list khiến bản cảm nhận được trách nhiệm của mình với những gì mà mình đã viết ra. Khi bạn xây dựng To do list vào bất kỳ đâu, sổ tay hoặc có thể là điện thoại,... đồng nghĩa với việc bạn đã ban cho nó một sức sống mãnh liệt, thời điểm đó là thời điểm mà bạn đã cam kết bản thân sẽ hoàn thành từng nhiệm vụ một để hướng đến mục tiêu sau cùng.

2.4. Quản lý thời gian cá nhân

Việc xác định cụ thể khi nào một công việc, nhiệm vụ có thể hoàn thiện xong là điều không dễ dàng. Tiến độ thực hiện có thể chậm hoặc nhanh phụ thuộc vào thời gian mà bạn đã thiết lập trước đó, đôi khi bạn còn phải bỏ đi một số nhiệm vụ. Với To do list, bạn có thể di chuyển, điều chỉnh hoặc có thể phân bổ thời gian tổng thể của mình cho từng đầu việc theo đúng như những gì đã xác lập trước đó.

Quản lý thời gian cá nhân
Quản lý thời gian cá nhân

2.5. Làm việc hiệu quả và giảm stress

Bạn chắc chắn sẽ có cảm giác nhẹ nhõm hoặc cảm giác thành công khi tự tay gạch đi một nhiệm vụ đã hoàn thành trong To do list của mình. Chúng cho bạn cảm giác đang điều khiển và giám sát được chính mình, đó đều là những cảm xúc tích cực, giúp công việc hiệu quả hơn.

Những nhiệm vụ được gắn biểu tượng đã hoàn thành, hoặc đơn giản là tick một dấu tick vào đó luôn khiến bạn cảm thấy thoải mái. Bạn có thể sẽ tự thưởng cho mình bằng một cách nào đó, chẳng hạn như thư thái cho một buổi cà phê cùng bạn, hoặc mua cho mình một cuốn sách,... Đó là cách hiệu quả để giảm stress bao trùm xung quanh bạn.

Tìm việc làm nhanh

3. Một số điều cần lưu ý khi tạo To do list cho mình

3.1. Phải thực tế

Dù To do list của bạn mang tính cá nhân hay là hệ thống các nhiệm vụ được lãnh đạo giao phó. Thì để tạo ra chúng, bạn cũng cần đảm bảo chúng không viển vông và xa rời thực tế. Hãy dự đoán về năng lực cũng như sức làm việc của bạn. Bạn có thể nói không với cấp trên của mình nếu bị phân công những nhiệm vụ không phù hợp với năng lực hoặc quá sức,... Tính thực tế là rất quan trọng trước khi xác lập một To do list và hoàn thiện chúng hiệu quả.

Phải thực tế
Phải thực tế

3.2. Phân loại theo từng mốc thời gian

Sẽ hiệu quả hơn nếu bạn phân nhỏ hệ thống nhiệm vụ gắn liền với các mốc thời giạ cụ thể. Chẳng hạn như nhiệm vụ hàng ngày, hàng tháng, hàng năm,... hoặc cũng có thể phân loại theo từng giai đoạn của một chương trình, kế hoạch, mục tiêu, dự án cụ thể.

Việc bố trí như vậy giúp tâm trí của bạn khi thực hiện không bị choáng ngợp và quá rối rắm. Bạn có thể tự tổng kết và đánh giá hiện trạng sau khi thực hiện xong một cấp độ, mốc thời gian, sau đó có thể tùy chỉnh cho những tiến độ tiếp theo.

Xem thêm: Việc làm khách sạn

3.3. Dự kiến đúng thời điểm làm nhiệm vụ

Khi xây dựng To do list cho bản thân, cần xác lập thời hạn cụ thể cho từng nhiệm vụ. Đó là công đoạn hết sức cần thiết, nếu không dự đoán đúng thời hạn đó, thì các nhiệm vụ sẽ gặp phải tình trạng lộn xộn, khiến bạn thực hiện nhiệm vụ một cách lệch pha, việc cần làm thì chưa làm và việc chưa đáng thực hiện thì đã hoàn thành. Chính bởi vậy, gắn liền từng nhiệm vụ với từng thời hạn cụ thể sẽ giúp bạn không bị “bể” kế hoạch của mình.

Dự kiến đúng thời điểm làm nhiệm vụ
Dự kiến đúng thời điểm làm nhiệm vụ

3.4. Sắp xếp theo thứ tự quan trọng

Khi đã hiểu To do list là gì, trong quá trình xây dựng chúng, mỗi cá nhân nên nằm lòng được tính chất nhiệm vụ một cách tổng thể và đặc biệt phải biết nhiệm vụ nào cần được ưu tiên nhất. Thứ tự thực hiện các nhiệm vụ cần được sắp xếp theo mức độ và giá trị quan trọng của chúng. Chẳng hạn như việc khẩn cấp, việc nằm trong deadline hàng ngày, việc không quan trọng lắm...

3.5. Phương án dự phòng

Khi lập To do list, bạn cũng nên dự báo được những vấn đề có thể phát sinh. Chắc chắn rồi, một kế hoạch đa phần sẽ vẫn có những vấn đề lệch khỏi tầm kiểm soát của bạn, do chúng bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố nữa. Ví dụ bạn ốm, cấp trên giao cho một nhiệm vụ quan trọng hơn, khách hàng có yêu cầu khác,...

Hãy cố gắng đảm bảo rằng quỹ thời gian cá nhân của bạn vẫn đủ dư dả để phát triển thêm các phương án B, C, D,... để lỡ như có vấn đề nào đó phát sinh nhé.

3.6. Liên kết đến các bộ phận khác

Một lưu ý quan trọng khác khi xây dựng To do list chính là liên hệ đến năng lực kết hợp nhóm, làm việc chung giữa bạn và những thành viên hoặc bộ phận khác. Bạn cần biết được họ có kết hợp đúng như những gì mà bạn đã đo lượng trước hay không. Bởi bạn dự trù là một chuyện, nhưng vấn đề của những người khác lại là chuyện khác. Chính bởi thế, hãy thực sự cẩn trọng khi xác lập khoảng thời gian và tiến độ thực hiện nhiệm vụ của bạn cùng với những thành viên khác.

Liên kết đến các bộ phận khác
Liên kết đến các bộ phận khác

Mẫu đơn xin việc

3.7. Dự báo kết quả và xác định nguyên nhân

Năng suất, mức độ hoàn thành hiệu quả đối với từng nhiệm vụ cũng cần được liệt kê cụ thể, rõ ràng ra để phát huy cách thức làm việc. Ngoài ra, bạn cũng cần phải thể hiện những thất bại, các lý do dẫn đến thất bại đó và phương hướng khắc phục để không lầm lỗi trong tương lai.

Tóm lại, một To do list được xây dựng một cách có căn cứ, có sự đầu tư và khoa học sẽ trở thành công cụ hỗ trợ mạnh mẽ trong công tác làm việc và quản lý thời gian của mỗi cá nhân. Hy vọng sau khi biết được To do list là gì, bạn có thể tạo cho mình một To do list thật tốt nhé!

[Division là gì?] Những thông tin bạn cần biết về Division

Division là một thật ngữ được sử dụng phổ biến trong đa dạng các lĩnh vực. Bạn cũng có thể đã từng nghe qua chúng, nhưng thực chất Division là gì?

Division là gì?

Tạo cv ngay

Tham gia bình luận ngay!

captcha
Chưa có bình luận nào
x