Thư xin lỗi khách hàng về việc giao hàng chậm bằng tiếng Anh

07/10/2021

Nền kinh tế thị trường ngày một hướng tới toàn cầu hóa. Các doanh nghiệp trong nước dù với quy mô lớn, vừa hay nhỏ đều có thể giao hàng cho các khách hàng quốc tế. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp sẽ không tránh khỏi việc giao hàng chậm trễ. Vậy phải làm thế nào để viết thư xin lỗi khách hàng về việc giao hàng chậm bằng tiếng Anh? Hãy để timviec365.com.vn giải đáp ngay cho bạn nhé.

1. Tổng quan vấn đề trong thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh nói chung

Giao hàng quốc tế vừa là cơ hội vừa là thách thức cho các doanh nghiệp muốn toàn cầu hóa sản phẩm của mình. Việc mắc những vấn đề liên quan đến thời gian giao hàng là không thể tránh khỏi.

Giao hàng chậm là một lỗi có thể gây sụt giảm uy tín doanh nghiệp
Giao hàng chậm là một lỗi có thể gây sụt giảm uy tín doanh nghiệp

 Việc chủ động đưa ra lời xin lỗi đối với khách hàng sẽ phần nào xoa dịu cơn giận của họ, đồng thời thể hiện thái độ thiện chí, hiếu khách và kỹ năng chăm sóc khách hàng của đội ngũ nhân sự trong doanh nghiệp. Lá thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh đôi khi sẽ khiến các bạn gặp khó khăn bởi sự khác biệt trong cách hành văn và tư duy ngôn ngữ. 

Nhằm giúp bạn khắc phục những khó khăn này, timviec365.com.vn xin gửi đến bạn đọc cách viết những lá thư xin lỗi khách hàng về việc giao hàng chậm bằng tiếng Anh và cả những ví dụ trực quan để bạn đọc dễ hình dung. Cùng đến với phần tiếp theo của bài viết nhé!

2. Cách viết thư xin lỗi khách hàng về việc giao hàng chậm bằng tiếng Anh

2.1. Các bước viết thư xin lỗi khách hàng 

Đầu tiên, chúng tôi xin gửi đến các bạn 4 bước viết thư xin lỗi khách hàng do giao hàng chậm bằng tiếng Anh. Đây cũng được xem như dàn ý để các bạn tự triển khai bức thư của mình tuỳ theo đặc thù hoạt động của doanh nghiệp hoặc nhu cầu, đặc điểm của các khách hàng. 

Tìm hiểu các bước viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh khi xảy ra tình huống giao hàng chậm
Tìm hiểu các bước viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh khi xảy ra tình huống giao hàng chậm

2.1.1. Thẳng thắn thừa nhận vấn đề

Mở đầu bức thư, các bạn cần ngay lập tức đưa ra lời xin lỗi. Mặt khác, ngay từ lúc nhận được tin tức hoặc lường trước được vấn đề về thời gian giao hàng bạn nên bắt đầu ngay. Việc viết thư và thừa nhận lỗi chính là 1 cách giúp khách hàng an tâm hơn và đồng thời là lời hứa doanh nghiệp của bạn sẽ chịu trách nhiệm cho đơn hàng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn giữ được uy tin và níu chân khách hàng trong những đơn hàng tiếp theo. 

2.1.2. Giải thích ngắn gọn vấn đề và không bào chữa

Đôi lúc ngay cả khi việc hàng hóa đến tay khách hàng chậm trễ nằm ở các nguyên nhân khách quan, sẽ rất khó để khách hàng chấp thuận những lý do này. 

Cung cấp lý do đơn hàng giao đến chậm một cách ngắn gọn
Cung cấp lý do đơn hàng giao đến chậm một cách ngắn gọn

Khi hàng hóa được giao chậm, khách hàng thường sẽ có xu hướng không nghe lời biện minh, đặc biệt khi những sản phẩm này có giá trị cao hoặc có ý nghĩa đặc biệt với người nhận. Hãy giải thích ngắn gọn lý do tại sao hàng hóa được giao chậm: lý do thời tiết, do đơn vị vận chuyển gặp vấn đề, thiên tai, dịch bệnh,...

2.1.3. Đưa ra hướng giải quyết

Đây chính là điều các khách hàng muốn được biết nhất. Với 2 phần trên, bạn có thể viết tóm gọn nhưng ở phần thứ 3 bạn nên đưa ra tất cả các phương án có thể xảy ra kèm cách giải quyết. 

Nếu đơn hàng bị giao chậm do bên đơn vị vận chuyển, hãy liên lạc với đơn vị vận chuyển trước, lấy số liệu rõ ràng về ngày giao, và báo lại với khách hàng kèm số điện thoại để khách hàng có thể liên lạc trong trường hợp cần thiết. 

Nếu lý do đến từ yếu tố như thời tiết, giao thông,... hãy hẹn lại ngày giao khi vấn đề được giải quyết triệt để. 

Nếu yếu tố liên quan đến việc nhân sự trong doanh nghiệp gửi hàng muộn, gửi hàng sót, hãy báo với khách hàng hình thức kỷ luật doanh nghiệp đã đưa ra, kèm ngày giao hàng chi tiết. 

2.1.4. Chân thành nhận lỗi và mong khách hàng tha thứ

Cuối cùng, sự chân thành trong lá thư sẽ nằm ở đoạn kết. 

Hãy đưa ra hướng giải quyết và mong khách hàng tha thứ
Hãy đưa ra hướng giải quyết và mong khách hàng tha thứ

Tuy vấn đề giao hàng chậm có thể xảy ra không mong muốn, nhưng bạn cần cho khách hàng thấy doanh nghiệp mong khách hàng có thể bỏ qua sai lầm này và tiếp tục tin dùng sản phẩm. Bạn có thể tặng khách hàng các sản phẩm khuyến mãi, giảm giá trong lần mua hàng sau hoặc trực tiếp giảm phí gửi hàng trong lần nhận hàng này. 

Bên cạnh lời xin lỗi, hãy nói lời cảm ơn để khẳng định sự trân trọng của doanh nghiệp đối với sự kiên nhẫn của khách hàng. 

2.2. Ví dụ về thư xin lỗi khách hàng do giao hàng chậm

Có thể nói, việc giao hàng chậm được coi là một lỗi khá nghiêm trọng, đặc biệt ở những những quốc gia có chuỗi cung ứng nhanh như Hàn Quốc, Mỹ, Trung Quốc,... Chúng tôi xin gửi bạn đọc 2 ví dụ thư xin lỗi khách hàng về việc giao hàng chậm bằng tiếng Anh để các bạn có thể tham khảo kỹ hơn. 

Ví dụ về thư xin lỗi khách hàng do giao chậm bằng tiếng Anh
Ví dụ về thư xin lỗi khách hàng do giao chậm bằng tiếng Anh

2.2.1. Ví dụ về thư xin lỗi khách hàng do giao chậm với lý do khách quan

Date

Subject: Apology letter for delayed shipment

Dear Sir/ Madam [Name] 

We are so sorry that you didn't receive your package of books on time as you expected. Thank you so much for informing us about the delay. 

As you can see, the pandemic has caused so many problems in shipping. Because it’s not under our control, we have to stop the shipment. 

But we will do all we can to make sure your delivery will come before Christmas. The shipping fee is free since we want to make every effort to comfort you about this problem. 

Thanks for your patience. Once again, we truly apologize for this. Please support our products in future. 

Yours sincerely,

ABC Company. 

2.2.2. Ví dụ về thư xin lỗi khách hàng do giao chậm với lý do chủ quan

Date

Subject: About the delayed shipment

Dear Sir/ Madam,

We are truly sorry that you are unable to receive our products as promptly as we promised. Our packing room has been closed since last week due to the fire issues that happened last week. Luckily, no one was injured and our products were not ruined. We will deliver your product on the 1st of next month so you can get it around 14 days. 

You will get a 10% discount on your next order. Thank you for choosing us.

Sincerely,

Company Z.

3. Những lưu ý khi viết thư xin lỗi khách hàng do giao hàng chậm bằng tiếng Anh

Việc viết thư xin lỗi khách hàng về việc giao hàng chậm bằng tiếng Anh cơ bản đều có những yêu cầu tương tự với thư xin lỗi viết bằng tiếng Việt hay các thứ tiếng khác. Khách hàng quan tâm nhiều hơn đến thái độ và phương án giải quyết của doanh nghiệp bạn đưa ra.

Thái độ trong bức thư xin lỗi rất quan trọng
Thái độ trong bức thư xin lỗi rất quan trọng

Lá thư chỉ đóng vai trò là cầu nối để bạn thể hiện thái độ thành khẩn và mong muốn được bù đắp sai phạm. Thực chất bạn không cần để tâm quá nhiều đến ngữ pháp trong lá thư bởi bản chất trong giao tiếp đề cao tính tự nhiên và thái độ. 

Thông thường, các bức thư xin lỗi sẽ được gửi qua email hoặc fax, bạn sẽ là người thay mặt cho doanh nghiệp nên hãy để phần chữ ký là phương thức liên lạc cá nhân để có thể hỗ trợ khách hàng trong trường hợp phát sinh thêm rắc rối. 

Với ví dụ và hướng dẫn kể trên timviec365.com.vn mong rằng đã giúp bạn đọc có thêm kinh nghiệm trong việc viết thư xin lỗi khách hàng về việc giao hàng chậm bằng tiếng Anh. Nếu các bạn muốn tìm thêm những mẫu đơn, thư gửi khách hàng bằng tiếng Anh hãy tham khảo thêm các bài viết tiếp theo của chúng tôi nhé. Hẹn gặp lại các bạn trong các bài viết sau.

Mẫu thư xin việc bằng tiếng Anh

Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, việc có một thư xin việc bằng tiếng Anh sẽ đem lại nhiều lợi ích cũng như là 1 cách phát triển bản thân và thử sức với những công việc mới. Cùng tìm hiểu cách viết mẫu thư xin việc bằng tiếng Anh qua bài viết sau nhé.

Mẫu thư xin việc bằng tiếng Anh

Tham gia bình luận ngay!

captcha
Chưa có bình luận nào