Cách viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh lịch sự và khéo léo

26/08/2021

Nếu bạn làm trong ngành HR, chắc hẳn bạn đã tiến hành qua nhiều phỏng vấn và cũng thông báo kết quả phỏng vấn cho nhiều thí sinh. Có một kỹ năng mà người làm nghề HR nên biết đó là viết thư từ chối ứng viên. Vậy tại sao cần viết thư từ chối ứng viên? Thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh viết như thế nào cho lịch sự và khéo léo? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

1. Tại sao cần viết thư từ chối ứng viên

Sau khi hoàn thành một vòng phỏng vấn, người quản lý tuyển dụng phải xem xét điểm mạnh và bộ kỹ năng của từng ứng viên, đồng thời xác định ai sẽ đi tiếp vào vòng tiếp theo. Tuy nhiên, trước khi bạn tiếp tục với các ứng viên đã được lựa chọn, bạn cần phải cho những người khác biết rằng bạn đã quyết định không lựa chọn họ cho giai đoạn tiếp theo của quy trình tuyển dụng.

Cần viết thư từ chối ứng viên
Cần viết thư từ chối ứng viên

Sau khi tham gia phỏng vấn, rất nhiều ứng viên đã phải chờ đợi đến hai tuần để nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng.Nhiều ứng viên khác thậm chí phải đợi hàng tháng mới nhận được phản hồi. Thậm chí tệ hơn nữa là có những nhà tuyển dụng còn không gửi lại phản hồi cho ứng viên. 

Đối với một ứng viên đã đếm số ngày kể từ khi gửi hồ sơ xin việc của họ, thời gian chờ đợi sau khi gửi hồ sơ là một khoảng thời gian không dễ chịu gì. Và việc không nhận được phản hồi có thể gây ra một hình ảnh tiêu cực về quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp.

Tất nhiên, nếu bạn có hàng tá ứng viên đã ứng tuyển vào một vị trí nào đó, việc gửi tin nhắn từ chối cho từng người không được chọn cho công việc có vẻ như là một công việc tẻ nhạt và tốn thời gian. Tuy vậy, bạn vẫn nên kiên nhẫn và phản hồi lại từng ứng viên.

Xây dựng hình ảnh đẹp cho doanh nghiệp khi viết thư từ chối ứng viên
Xây dựng hình ảnh đẹp cho doanh nghiệp khi viết thư từ chối ứng viên

Lý do tại sao bạn cần gửi lại phản hồi cho từng ứng viên sẽ được liệt kê dưới đây.

- Email từ chối việc làm cho người nộp đơn thấy rằng bạn công nhận nỗ lực mà họ đã bỏ ra khi ứng tuyển hoặc phỏng vấn, đồng thời giúp hạn chế bất kỳ cảm giác tiêu cực nào đối với công ty của bạn.

- Việc thông báo cho những người nộp đơn sẽ đảm bảo rằng họ sẽ không phải chờ đợi câu trả lời và có thể giảm số lượng email tái đăng ký mà bạn nhận được từ những người nộp đơn đó.

- Nếu một ứng viên đã gây ấn tượng với bạn bằng bộ kỹ năng của họ và bạn cảm thấy họ là một ứng viên có tiềm năng mặc dù không phù hợp với vị trí mà bạn hiện đang tìm kiếm, bạn có thể khuyến khích họ nộp đơn cho các vị trí khác trong công ty.

2. Hướng dẫn viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh

Hãy gửi email từ chối đến những ứng viên mà bạn không còn cân nhắc cho vai trò này ngay khi bạn biết họ không phù hợp. Theo nguyên tắc chung, hãy cố gắng gửi email từ chối trong vòng một tuần sau cuộc phỏng vấn.

Viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh
Viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh

Khi soạn một mẫu email từ chối việc làm, điều quan trọng là bạn phải lựa chọn từ ngữ một cách cẩn thận. Mặc dù người nhận có thể không hoan nghênh tin tức rằng họ chưa được chọn cho một vai trò nào đó, nhưng tử tế và chu đáo sẽ đảm bảo họ vẫn có nhận thức tích cực về công ty của bạn.

2.1. Bố cục của một email từ chối ứng viên bằng tiếng Anh

Một email từ chối ứng viên chuẩn chỉnh phải bao gồm các thành phần được liệt kê sau đây

2.1.1. Một lời cảm ơn

Luôn cảm ơn ứng viên đã quan tâm đến công ty và bất kỳ thời gian nào họ đã dành để hoàn thành đơn đăng ký hoặc phỏng vấn với người phụ trách tuyển dụng. Ngoài phép lịch sự, thông báo này còn cho người nộp đơn thấy doanh nghiệp  của bạn coi trọng thời gian của người khác.

Ví dụ:

“Thank you so much for your interest in the Marketing Manager role here at ABC Company, and for taking the time to come in and meet with the team last week. It’s always great to meet a fellow Washington State University alum!”.

Hãy cảm ơn ứng viên vì sự chuẩn bị của họ cho cuộc phỏng vấn
Hãy cảm ơn ứng viên vì sự chuẩn bị của họ cho cuộc phỏng vấn

Tạm dịch:

“Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã quan tâm đến vị trí công việc Giám đốc Tiếp thị tại Công ty ABC và đã dành thời gian đến tham gia phỏng vấn vào tuần trước. Thật tuyệt khi được gặp một cựu sinh viên Đại học Bang Washington!”.

2.1.2. Cá nhân hóa

Sử dụng tên của ứng viên và tên của vị trí công việc ứng tuyển. Nếu có thể, hãy đính kèm theo một ghi chú từ cuộc trò chuyện hoặc đề cập đến một thuộc ưu điểm cụ thể của người ứng viên mà bạn đánh giá cao.

2.1.3. Nhận xét

Các ứng viên thường đánh giá cao ý kiến ​​đóng góp từ các nhà tuyển dụng mà họ đã phỏng vấn vì nó cung cấp thông tin chi tiết về các vấn đề mà họ cần cải thiện và có thể giúp họ xem xét các bước tiếp theo trong quá trình tìm kiếm việc làm của mình.

Ví dụ: nếu bạn từ bỏ một ứng viên để chuyển sang một người có nhiều kinh nghiệm hơn, ứng viên có thể chọn ứng tuyển vào các vị trí phù hợp hơn với kinh nghiệm làm việc của họ.

2.1.4. Lời mời nộp đơn lại

Nếu bạn cảm thấy một ứng viên phù hợp với công ty ở một vị trí khác, hãy cho họ biết bạn muốn họ ứng tuyển vào các cơ hội khác trong tương lai. Tuy nhiên, nếu bạn cảm thấy ứng viên không phù hợp về văn hóa hoặc chuyên môn, thì không cần phải đưa lời mời này vào email của bạn.

Một lời mời tái phỏng vấn có thể khiến ứng viên cảm thấy tự tin hơn
Một lời mời tái phỏng vấn có thể khiến ứng viên cảm thấy tự tin hơn

Chẳng hạn:

“While we were all impressed with your skill set and knowledge, we’ve decided to move forward with another candidate who has more leadership experience. However, we feel you’re an excellent culture fit and encourage you to apply for other positions that will be available in the marketing department in the coming months.”

Tạm dịch:

“Mặc dù tất cả chúng tôi đều ấn tượng với bộ kỹ năng và kiến thức của bạn, nhưng chúng tôi đã quyết định tiếp tục với một ứng viên khác có nhiều kinh nghiệm lãnh đạo hơn. Tuy nhiên, chúng tôi cảm thấy bạn là một người ứng viên tài năng với kinh nghiệm làm việc và những kỹ năng chuyên môn tuyệt vời. Chúng tôi rất khuyến khích bạn nộp đơn cho các vị trí khác trong bộ phận tiếp thị sẽ được tuyển dụng trong những tháng tới.”

2.2. Những lưu ý khi viết thư từ chối ứng viên

2.2.1. Cá nhân hóa bức thư của bạn.

Mặc dù bạn có thể sử dụng một mẫu tiêu chuẩn cho tất cả các thư từ chối, nhưng hãy dành thời gian để điều chỉnh nó cho phù hợp với ứng viên thông qua những chi tiết rất nhỏ như tên của họ, vị trí ứng tuyển đến điều gì đó mà bạn nhớ lại từ các cuộc trò chuyện của mình – chẳng hạn như kỹ năng hoặc kinh nghiệm làm việc của ứng viên. 

Ví dụ:

“We were impressed with your experience of launching your own business” (Chúng tôi rất ấn tượng với trải nghiệm thành lập doanh nghiệp của riêng bạn).

Đừng sử dụng một mẫu thư từ chối chung chung
Đừng sử dụng một mẫu thư từ chối chung chung

Hoặc:

“It’s always great to meet a fellow state university alum!”

(Thật tuyệt khi được gặp một cựu sinh viên trường đại học!)

Có một cách khác để cá nhân hóa thư từ chối ứng viên là đưa ra phản hồi mang tính xây dựng về kết quả phỏng vấn của họ. Điều này có thể giúp ích cho việc xây dựng hình ảnh của nhà tuyển dụng và làm cho trải nghiệm phỏng vấn trở nên có giá trị hơn đối với các ứng viên.

2.2.2. Viết nội dung ngắn gọn

Khi viết email từ chối ứng viên, bạn nên đi thẳng đến vấn đề càng nhanh càng tốt. Đừng bắt ứng viên đọc qua một số đoạn ca ngợi về kỹ năng và kinh nghiệm của họ chỉ để phát hiện ra rằng họ không được chọn cho vị trí đang tuyển dụng. Hãy tôn trọng thời gian của họ và thông báo về mục đích sớm hơn trong thư.

2.2.3. Hãy chuyên nghiệp và chu đáo

Mặc dù có khả năng người ứng viên sẽ thất vọng cho dù bạn có cân nhắc đắn đo việc từ chối như thế nào, nhưng việc sử dụng cách diễn đạt chuyên nghiệp và chu đáo có thể làm giảm bất kỳ sự tiêu cực nào mà họ có thể cảm thấy đối với bạn hoặc doanh nghiệp.

Hãy tỏ ra chuyên nghiệp và chu đáo
Hãy tỏ ra chuyên nghiệp và chu đáo

Bạn có thể cân nhắc sử dụng “Phương pháp bánh Sandwich” –  đưa ra những tin tức ít được chào đón hơn giữa hai thông điệp tích cực. Ví dụ: bạn có thể bắt đầu bằng cách cho ứng viên biết rằng bạn bị ấn tượng bởi một kỹ năng hoặc kinh nghiệm cụ thể, nói với họ rằng bạn đã chọn tiến tới với ứng viên khác và sau đó kết thúc bằng cách cảm ơn họ đã dành thời gian và chúc họ gặp nhiều may mắn hơn trong những nỗ lực trong tương lai của họ.

2.2.4. Gửi email càng sớm càng tốt.

Bạn nên gửi thư từ chối ngay sau khi bạn đưa ra quyết định. Các ứng viên có thể rất lo lắng khi nhận được phản hồi từ bạn. Đặc biệt là trong trường hợp họ đã vượt qua một vài vòng đầu tiên và tham gia phỏng vấn trực tiếp. Bằng cách nhanh chóng đưa ra câu trả lời của mình, bạn có thể chấm dứt khoảng thời gian chờ đợi khó chịu và để lại ấn tượng tốt hơn rằng doanh nghiệp có quan tâm đến cảm xúc của ứng viên.

Khi bạn đã chọn được những ứng viên tiềm năng nhất cho vị trí công việc đang tuyển dụng, bạn cần thực hiện thêm một bước quan trọng khác nữa đó là gửi thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh cho những người không được chọn. Việc gửi thư từ chối là một cách lịch sự giúp ứng viên không băn khoăn về vị trí của họ và có thể giúp đảm bảo ứng viên giữ được ấn tượng tốt về doanh nghiệp.

Sales Supervisor là gì

Sales Supervisor là gì? Sales Supervisor – hay Giám sát bán hàng – là một vị trí có vai trò quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Người làm công việc này đóng một vai trò thiết yếu trong việc cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc và tăng trưởng doanh thu của doanh nghiệp. Họ sẽ giám sát và điều phối lịch trình của các đại diện bán hàng để đáp ứng và vượt hạn ngạch bán hàng. Trong bài viết hôm nay chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về vị trí công việc này nhé!

Sales Supervisor là gì

Tham gia bình luận ngay!

captcha
Chưa có bình luận nào