Viết thư từ chối phỏng vấn tiếng Anh sao cho lịch sự và khéo léo

12/08/2021

Bạn nộp hồ sơ xin việc và tham gia phỏng vấn cho một công ty nước ngoài. Trong vòng loại hồ sơ của bạn được nhà tuyển dụng chú ý tới, sau đó bạn nhận được thư mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng. Tuy nhiên lúc này bạn lại cảm thấy rằng rằng vị trí công việc đó dường như không thực sự phù hợp với định hướng của bản thân. Hoặc đôi khi bạn đã tìm thấy được một công việc với mức lương tốt hơn. Khi đó điều bạn cần làm là viết một bức thư từ chối phỏng vấn tiếng Anh và gửi tới doanh nghiệp để thông báo về quyết định của mình.

1. Hướng dẫn viết thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh

Dù vì bất cứ lý do nào mà bạn không thể tham gia phỏng vấn thì cũng nên gửi một bức thư từ chối phỏng vấn đến phía nhà tuyển dụng để họ nắm được thông tin và có phương án tìm kiếm ứng viên khác thay thế. Đây cũng là phép lịch sự tối thiểu và thái độ tôn trọng đối với những người đã công nhận trình độ và khả năng của mình.

Thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh
Thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh

Vậy thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh viết như thế nào mới là đúng chuẩn? Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé!

1.1. Cấu trúc của một bức thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh

Nếu nhà tuyển dụng tuyển dụng liên hệ với bạn và đưa ra lời mời phỏng vấn nhưng bạn không muốn tham gia, thì điều bạn cần làm hãy gửi lại thư từ chối phỏng vấn. Cách đơn giản và chuyên nghiệp nhất là bạn hãy soạn một email và gửi cho nhà tuyển dụng.

Thông thường một email từ chối phỏng vấn sẽ bao gồm những thành phần sau đây:

+ Tiêu đề email: Bạn nên sử dụng tiêu đề ngắn gọn và bao quát được nội dung của email. Chẳng hạn như: “Interview Invitation – Ebony Moore”, “Interview for Data Analyst – Ebony Moore” hoặc “Thank you for the interview opportunity”...

+ Lời chào: Sử dụng một câu chào ngắn gọn kèm theo tên của người sẽ nhận email hoặc người phụ trách công tác phỏng vấn. Trường hợp không thể tìm được thông tin của người phụ trách phỏng vấn thì bạn có thể sử dụng “Dear Hiring Manager,”. Tuy nhiên hãy cố gắng tìm ra thông tin của người phụ trách phỏng vấn nhé. Điều này cũng thể hiện sự tôn trọng của bạn dành cho họ.

Viết email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh
Viết email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh

+ Bày tỏ sự biết ơn của bạn khi được công nhận và trao cho cơ hội phỏng vấn. Chẳng hạn: “Thank you for considering me for the Business Manager position. I appreciate the opportunity to interview with you”.

(Dịch: Tôi muốn bày tỏ sự biết ơn sâu sắc khi được Quý công ty tin tưởng và trao cho cơ phỏng vấn cho vị trí Giám đốc Kinh doanh).

+ Bày tỏ sự áy náy và tiếc nuối khi không thể tham gia phỏng vấn

Ví dụ: “ However I regret to inform you that I am withdrawing my job application and must decline this opportunity.”

(Dịch: Tuy nhiên tôi rất lấy làm tiếc khi phải thông báo rằng tôi không thể tham gia phỏng vấn theo lời mời của Quý công ty.)

+ Nêu ngắn gọn lý do bạn từ chối tham gia phỏng vấn

+ Nói lời cảm ơn một lần nữa và kết thúc bức thư

+ Để lại phương tiện liên lạc trong trường hợp cần thiết

1.2. Một số lưu ý khi viết thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh

Trong trường hợp bạn không muốn tham gia phỏng vấn thì cũng vẫn phải giữ phép lịch sự bằng cách gửi một email thông báo về quyết định của mình. Bạn cần lưu ý những điều sau đây khi quyết định từ chối phỏng vấn.

1.2.1. Hãy chắc chắn về quyết định của mình

Khi từ chối phỏng vấn có nghĩa là bạn từ chối một cơ hội làm việc. Bạn không thể chắc chắn mình sẽ có thể tìm được công việc khác tốt hơn công việc hiện tại hay không. Thêm vào đó bạn sẽ không thể thay đổi quyết định của mình sau khi đã gửi email. Trong trường hợp bạn cảm thấy hối hận và muốn gửi email cho nhà tuyển dụng để xin sắp xếp lại một buổi phỏng vấn khác thì chắc chắn họ sẽ không đáp ứng bạn. Tồi tệ hơn họ còn có thể đánh giá bạn là người thiếu chuyên nghiệp. Vì vậy hãy suy nghĩ thật kỹ trước khi đưa ra quyết định để sẽ không phải hối tiếc vì quyết định của mình.

1.2.2. Trả lời một cách nhanh chóng

Trả lời một cách nhanh chóng
Trả lời một cách nhanh chóng

Khi nhà tuyển dụng mời bạn tham gia phỏng vấn có nghĩa là họ công nhận trình độ chuyên môn và kinh nghiệm làm việc của bạn. Vì vậy bạn cũng nên bày tỏ sự tôn trọng của mình đối với họ bằng cách trả lời một cách nhanh chóng. Điều này sẽ giúp họ có thêm thời gian để chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn với ứng viên khác. Đừng đợi đến sát ngày phỏng vấn mới gửi một email "vô thưởng vô phạt" đến nhà tuyển dụng và thông báo rằng mình sẽ không tham gia phỏng vấn. Thông thường thì khi gửi thư mời phỏng vấn nhà tuyển dụng thường kèm theo yêu cầu ứng viên xác nhận lại sẽ tham gia phỏng vấn. Bởi vậy tốt nhất là bạn nên cân nhắc và trả lời nhà tuyển dụng trong vòng 24h sau khi nhận được lời mời phỏng vấn.

1.2.3. Hãy tỏ thái độ lịch sự và chuyên nghiệp

Dù bạn không muốn tham gia phỏng vấn vì lý từ phía bản thân mình hay từ phía công ty thì hãy tỏ ra mình là người lịch sự và làm việc một cách chuyên nghiệp. Bạn sẽ không thể biết được rằng trong tương lai mình còn có cơ hội hợp tác với nhà tuyển dụng hay không. Các công ty cũng thường có mối quan hệ hợp tác và mạng lưới thông tin kiên kết với nhau. Bạn không thể biết được liệu những biểu hiện bất lịch sự của mình có bị đưa vào "hồ sơ đen" của các công ty hay không. Bởi vậy hãy tỏ thái độ lịch sự khi viết thư để tránh làm mất hòa khí đôi bên nhé.

1.2.4. Giải thích lý do một cách ngắn gọn

Thông thường một bức thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh không cần thiết viết quá dài. Bạn cũng không cần phải giải thích quá chi tiết về lý do bản thân không thể tham gia phỏng vấn.

Giải thích lý do một cách ngắn gọn
Giải thích lý do một cách ngắn gọn

Mặc dù có thể bạn cảm thấy mình cần giải thích nhiều hơn về quyết định của mình, tuy nhiên dù bạn đưa ra lời giải thích nào thì cũng không thay đổi được thực tế rằng bạn đã từ chối cơ hội phỏng vấn. Hầu hết các nhà tuyển dụng đều không quá quan tâm đến lý do ứng viên từ chối tham gia phỏng vấn. Họ chỉ cần nhận được thông báo để có thêm thời gian chuẩn bị cho việc phỏng vấn những ứng viên khác.

2. Gợi ý template thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh

2.1. Mẫu thư từ chối phỏng vấn cơ bản

Subject: Interview Invitation – Ebony Moore

Dear Ms. Sofia,

Thank you very much for considering me for the position of Data Analyst and for inviting me to interview with Cloud Cleanwater. However, I would like to withdraw my application for this position.

I sincerely appreciate your taking the time to review my application.

Again, thank you for your consideration.

Best regards,

Ebony Moore

Email:emoore@hmail.com

Phone: (123) 456 - 7891

Để lại thông tin liên lạc ở cuối email
Để lại thông tin liên lạc ở cuối email

Bản dịch:

“Trả lời thư mời phỏng vấn – Ebony Moore

Thân gửi bà Sofia, 

Tôi xin bày tỏ sự cảm ơn sâu sắc vì đã nhận được lời mời tham gia phỏng vấn cho vị trí Chuyên gia phân tích dữ liệu tại Cloud Cleanwater. Tuy vậy tôi rất lấy làm tiếc khi không thể tham gia buổi phỏng vấn.

Một lần nữa tôi xin bày tỏ sự cảm ơn sâu sắc vì bà đã dành chút thời gian quý báu của mình để theo dõi hồ sơ của tôi.

Trân trọng!

Ebony Moore 

Email: emoore@hmail.com

Điện thoại: (123) 456 - 7891”

2.2. Mẫu thư từ chối khi bạn tìm thấy một công việc tốt hơn

Subject: Thank you for the interview opportunity

Dear Ms. Sofia,

I'm grateful for the opportunity to interview at Cloud Cleanwater for Data Analyst. Since I initially put in my application for this position, I was offered – and accepted – a job at another company, so I'm respectfully declining this offer.

I wish you all the best in your search for a candidate.

Thank you again for considering me for this position. Please do not hesitate to get in touch if you have any questions.

Sincerely,

Ebony Moore

Email: emoore@hmail.com

Phone: (123) 456 - 7891

Bản dịch:

“Thư cảm ơn lời mời phỏng vấn

Thân gửi bà Sofia,

Trước hết tôi muốn bày tỏ sự biết ơn của mình khi được trao cho cơ hội phỏng vấn vị trí Chuyên gia phân tích dữ liệu tại Cloud Cleanwater. Trước khi nộp hồ sơ ứng tuyển cho vị công việc này tôi đã nhận được quyết định tuyển dụng từ một công ty khác, vì vậy tuy rất trân trọng cơ hội lần này nhưng tôi vẫn phải gửi đến Quý công ty thông báo lời chối phỏng vấn. Hy vọng Quý công ty sẽ nhanh chóng tìm được một ứng viên khác thích hợp cho vị trí công việc này.

Một lần nữa xin được bày tỏ sự cảm ơn đến Quý công ty. Xin vui lòng liên hệ lại với tôi nếu như bà có bất kỳ thắc mắc nào.

Trân trọng!

Email: emoore@hmail.com

Điện thoại: (123) 456 - 7891”

Hãy tỏ ra mình là người lịch sự và chuyên nghiệp
Hãy tỏ ra mình là người lịch sự và chuyên nghiệp

2.3. Mẫu thư từ chối phỏng vấn vì lý do cá nhân

Subject: Interview for Data Analyst – Ebony Moore

Dear Ms. Sofia,

Thank you so much for the invitation to interview at Cloud Cleanwater. I appreciate being considered as a candidate.

However, due to changes in my circumstances, I must decline this opportunity.

Thank you again, and best of luck in your search.

Best Regards,

Ebony Moore

Email:emoore@hmail.com

Phone: (123) 456 - 789

Bản dịch:

“Phỏng vấn vị trí Chuyên gia phân tích dữ liệu  – Ebony Moore

Thân gửi bà Sofia,

Trước hết tôi xin bày tỏ sự cảm ơn khi được Quý công ty tin tưởng và mời tham gia phỏng vấn vị trí Chuyên gia phân tích dữ liệu. Tôi đã rất mong chờ đến buổi phỏng vấn.

Tuy nhiên vì một số lý do cá nhân mà rất tiếc tôi không thể tham gia phỏng vấn được.

Một lần nữa tôi xin cảm ơn Quý công ty đã trao cho mình cơ hội tham gia phỏng vấn và xin kính chúc Quý công ty sẽ nhanh chóng tìm được ứng viên thích hợp cho vị trí này.

Trân trọng!

Ebony Moore

Email: emoore@hmail.com

Điện thoại: (123) 456 7891”

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách viết thư từ chối phỏng vấn tiếng Anh dành cho các ứng viên. Từ chối phỏng vấn đồng nghĩa với việc bạn từ chối một cơ hội việc làm tiềm năng và bạn không thể thu hồi lại thư sau khi đã gửi. Vì vậy hãy cân nhắc thật kỹ về quyết định của mình nhé. Đồng thời bạn cũng nên bày tỏ thái độ lịch sự và thiện chí khi viết thư để tránh làm mất hòa khí giữa đôi bên nhé.

Thư xin tăng lương

Trong quá trình làm việc nếu bạn cảm thấy bản thân nhận được mức lương chưa xứng đáng với công việc và những cống hiến của bản thân thì hãy mạnh dạn đề xuất tăng lương để có nhiều hơn động lực làm việc. Tham khảo cách viết thư xin tăng lương đúng quy chuẩn và chứng tỏ được giá trị của bản thân trong bài viết dưới đây nhé!

Thư xin tăng lương

Tham gia bình luận ngay!

captcha
Chưa có bình luận nào