Hướng dẫn cách viết thư từ chối hợp tác cho doanh nghiệp

05/10/2021

Từ chối hợp tác chính là điều mà các doanh nghiệp cảm thấy trăn trở, làm sao để thể hiện được quyết định của mình mà vẫn không làm mất lòng với đối phương. Sau đây là hướng dẫn về cách viết thư từ chối hợp tác cho các cá nhân, doanh nghiệp.

1. Viết thư từ chối hợp tác khi nào?

Trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, hợp tác là mối quan hệ win - win, mọi người sẽ lấy những điểm mạnh của bản thân để cùng cộng hưởng, phát triển những điểm mạnh và cải thiện những thiếu sót đi tới mục tiêu cuối cùng là thành công. Nhưng không phải doanh nghiệp nào chúng ta cũng có thể bắt tay hợp tác, việc lựa chọn những đối tác không phù hợp sẽ không mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp. Chính vì thế, từ chối hợp tác là điều không thể tránh khỏi. Một số trường hợp chúng ta có thể trực tiếp từ chối, nhưng cũng có trường hợp cần phải từ chối hợp tác thông qua thư từ chối. Sau đây là một số trường hợp cần viết thư từ chối hợp tác

1.1. Không đủ nguồn lực

Khi doanh nghiệp được nhận những lời mời hợp tác từ một công ty nhưng bản thân lại cảm thấy chưa đủ nguồn lực (tài chính, nhân sự) để có thể thực hiện công việc. Lúc này, việc hợp tác sẽ không mang lại hiệu quả cao, khiến cho nguồn nhân lực sẽ quá tải, chất lượng công việc sẽ giảm sút. Nên việc đưa nguồn lực của doanh nghiệp với khối lượng dự án lên bàn cân sẽ giúp cho doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn về việc từ chối hay hợp tác. 

Từ chối hợp tác khi không đủ nguồn lực
Từ chối hợp tác khi không đủ nguồn lực

1.2. Không phù hợp trong lĩnh vực hoạt động

Có những doanh nghiệp sẽ chọn lĩnh vực hoạt động theo chiều ngang, nhưng cũng có doanh nghiệp sẽ đi sâu vào một hoặc một vài lĩnh vực cụ thể. Việc thực hiện một công việc mới, trong khi bản thân chưa có kinh nghiệm sẽ tạo ra những chiến dịch thất bại. Đây sẽ là trường hợp doanh nghiệp từ chối, vừa để tập trung tìm kiếm những đối tác phù hợp hơn, vừa để đảm bảo được uy tín hoạt động của doanh nghiệp.

Từ chối hợp tác khi không phù hợp trong lĩnh vực hoạt động
Từ chối hợp tác khi không phù hợp trong lĩnh vực hoạt động

1.3. Chênh lệch về quy mô doanh nghiệp

Một doanh nghiệp có quy mô lớn có đầy đủ những lợi thế về tài chính, nguồn lực, chỗ đứng trên thị trường nếu hợp tác với một doanh nghiệp nhỏ sẽ gây ra sự khập khiễng. Trên tinh thần hợp tác là mối quan hệ win - win, việc này sẽ gây ra những tranh chấp về quyền lợi cũng như những trách nhiệm trong quá trình hợp tác. Đây cũng là yếu tố khá quan trọng trong quá trình tìm kiếm đối tác. 

Viết thư từ chối hợp tác
Viết thư từ chối hợp tác

1.4. Công ty tìm được đối tác phù hợp hơn

Đôi khi việc từ chối hợp tác nằm ở chính các đối tác đã hợp tác với doanh nghiệp mình một thời gian. Trong quá trình hoạt động sẽ phát sinh những yếu tố xung đột bất lợi, một trong hai bên không thể đưa ra quyết định đồng thuận được nên sẽ cần từ chối hợp tác để tìm các đối tác phù hợp hơn.

2. Về cách viết thư từ chối hợp tác dự án/kinh doanh

2.1. Hướng dẫn chung

Viết thư từ chối hợp tác cần được thể hiện được sự thiện chí của doanh nghiệp với người đang bị từ chối. Trong đó, cần đảm bảo theo 4 yếu tố: 

Đầu tiên, là những thông tin mà doanh nghiệp đã nhận được. Qua việc trình bày những thông tin này thể hiện được doanh nghiệp đã xem và có quan tâm và xem xét đến lời mời hợp tác của đối phương. 

Cách viết thư từ chối hợp tác
Cách viết thư từ chối hợp tác

Thứ hai, là thể hiện những suy nghĩ của mình đối với lời mời hợp tác của đối phương. 

Thứ ba, là quyết định của mình trong việc hợp tác (từ chối hợp tác). Ở phần này, các bạn có thể lựa chọn hình thức từ chối thẳng (chắc chắn về quyết định không hợp tác) hoặc từ chối tạm thời (có thể hiện tại chưa có ý định hợp tác, mong muốn có thời gian suy nghĩ hoặc có thể liên hệ lại sau). 

Cuối cùng, là lời cảm ơn hay lời ngỏ trong tương lai.

2.2. Ví dụ: Từ chối lời mời hợp tác do không đủ năng lực

“Dear A, 

Tôi đã nhận được lời mời hợp tác của dự án từ công ty X các bạn. Tôi rất vui vì đã nhận được sự đánh giá cao và những mục tiêu, hoạt động hay mong muốn của của các bạn thông qua dự án lần này. 

Tuy nhiên, trong hoàn cảnh hiện tại, công ty chúng tôi vẫn chưa có nguồn lực phù hợp để hợp tác, hỗ trợ thực hiện và hoàn thiện dự án.

Từ chối thẳng
Từ chối thẳng

Trong thời gian tới, chúng tôi sẽ thực hiện củng cố nguồn lực vững chắc hơn, sẵn sàng để hợp tác với công ty, mang lại kết quả hoạt động tốt nhất. Rất cảm ơn về sự đánh giá cao của quý công ty. 

Thanks A”

2.3. Ví dụ: Từ chối hợp tác do không cùng lĩnh vực hoạt động

“Dear B, 

Công ty chúng tôi đã nhận được lời mời hợp tác từ công ty Y các bạn. Nhận thấy công ty các bạn đang trong lĩnh vực nhà hàng. Thật may mắn khi chúng tôi nhận được lời mời hợp tác từ các bạn. 

Chúng tôi có nhiều năm kinh nghiệm hoạt động trong cung cấp dịch vụ thiết kế kiến trúc. Tuy nhiên, về các dự án liên quan tới thiết kế nội thất nhà hàng lại chưa có nhiều. Chúng tôi cần thêm thời gian cân nhắc trước khi hợp tác để chúng ta có thể làm việc hiệu quả nhất. 

Bày tỏ sự tiếc nuối và mong muốn được hợp tác trong tương lai
Bày tỏ sự tiếc nuối và mong muốn được hợp tác trong tương lai

Chúng tôi mong rằng quý công ty có thể hiểu cho về lĩnh vực hoạt động của công ty chúng tôi trong thời điểm hiện tại. Cảm ơn quý công ty đã liên hệ với chúng tôi, hy vọng chúng ta sẽ cùng hợp tác trong thời gian tới.

Thanks B”

2.4. Ví dụ: Từ chối ứng viên

“Dear C, 

Cảm ơn bạn đã tham gia buổi phỏng vấn của công ty chúng tôi vào ngày hôm qua 22/05/2021. Phần thể hiện của bạn được chúng tôi đánh giá là khá xuất sắc.

Tuy nhiên, tôi rất tiếc khi phải thông báo với bạn rằng bạn không phải là ứng viên mà chúng tôi lựa chọn. Ở vị trí công việc này, chúng tôi cần một người có nhiều kinh nghiệm liên quan đến kỹ thuật phần mềm hơn ứng viên phần cứng. 

Mặc dù vậy, chúng tôi rất đánh giá cao những kinh nghiệm và thành tích của bạn. Thế nên, tôi có một đề xuất cho bạn vào một vị trí khác trong công ty. Không viết rằng bạn có tò mò về lời đề nghị này hay không? 

Thanks C” 

Trên đây là những ví dụ điển hình về thư từ chối hợp tác cho các bạn tham khảo. Các bạn cũng có thể dựa theo nội dung hướng dẫn chung để có thể viết thư theo quan điểm hoặc từng tình huống cá nhân của mình. Chúc các bạn có những thư từ chối hợp tác ưng ý, giúp thể hiện được sự chuyên nghiệp, uy tín của doanh nghiệp cũng như sự tôn trọng của các đối tác trong tương lai.

Nghệ thuật tinh tế viết thư cảm ơn khi bị từ chối công việc

Bị từ chối công việc là điều mà bất cứ ứng viên nào cũng không hề mong muốn dù lý do có là gì. Hãy tìm hiểu ngay bài viết dưới đây về cách viết thư cảm ơn khi bị từ chối công việc các bạn nhé. 

Thư cảm ơn khi bị từ chối công việc

Tham gia bình luận ngay!

captcha
Chưa có bình luận nào