Saturday, 28/12/2019

Quy trình tuyển dụng nhân sự: Vai trò và các bước tiến hành

Quy tình tuyển dụng nhân sự là một quá trình quan trọng trong việc chọn lựa và quản lý nguồn nhân lực. Vậy làm sao để đảm bảo quy trình tuyển dụng nhân sự đem về chất lượng tốt nhất? Cùng timviec365.com.vn tìm hiểu nhé!

1. Quy trình tuyển dụng nhân sự là gì?

Tuyển dụng là một quá trình quan trọng trong việc chọn lựa và quản lý nguồn nhân lực. Tuyển dụng rất đa dạng bao gồm tuyển dụng trực tuyến và tuyển dụng trực tiếp. Đặc biệt trong đó, tuyển dụng trực tuyến là hình thức tuyển dụng được rất nhiều doanh nghiệp chọn lựa để phỏng vấn nhân sự cho minh. Hình thức này được đánh giá cao vì nó được cho là quá trình tìm kiếm và tuyển dụng ứng viên tốt nhất, chất lượng nhất để đồng thời nó cũng rất nhanh chóng, kịp thời và tiết kiệm chi phí. Tuyển dụng nhân sự cũng được định nghĩa là quá trình tìm kiếm nhân viên tương lai và kích thích, khuyến khích họ nộp đơn làm việc trong các tổ chức, doanh nghiệp. Trong quá trình tuyển dụng, quy trình tuyển dụng nhân sự tác động không nhỏ đến sự thành công của toàn bộ quá trình này.

Quy trình tuyển dụng nhân sự là gì?
Quy trình tuyển dụng nhân sự là gì?

1.1. Định nghĩa cho quy trình tuyển dụng nguồn nhân lực

Quy trình tuyển dụng nhân sự được xem như một vòng đời đầy đủ, bắt đầu bằng việc xác định các nhu cầu của công ty liên quan đến công việc, việc giới thiệu nhân viên cho tổ chức và kết thúc bằng việc ứng viên đi làm.

Khi nói về quy trình tuyển dụng, chúng tôi nghĩ ngay đến các hoạt động như phân tích các yêu cầu của một công việc cụ thể, thu hút các ứng viên nộp đơn vào công việc đó, sàng lọc các ứng viên và lựa chọn trong số họ, tuyển dụng các ứng viên được chọn để trở thành nhân viên mới của tổ chức, và tích hợp chúng vào cấu trúc.

Đánh giá quy trình tuyển dụng nhân sự có vai trò gì?
Đánh giá quy trình tuyển dụng nhân sự có vai trò gì?

Rõ ràng, lý do chính tại sao quy trình tuyển dụng được thực hiện là để tìm ra những người có trình độ tốt nhất cho các vị trí trong công ty và ai sẽ giúp họ đạt được mục tiêu của tổ chức. Nhưng có những lý do khác tại sao một quy trình tuyển dụng là quan trọng.

1.2. Đánh giá quy trình tuyển dụng nhân sự có vai trò gì?

Một quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn có vai trò vô cùng quan trọng trong toàn bộ quá trình tuyển dụng. Timviec365.com.vn có thể liệt kê một số vai trò cụ thể của quy trình tuyển dụng nhân sự như sau:

- Đảm bảo sự liên kết thích hợp giữa các mục tiêu phát triển của doanh nghiệp và năng lực ứng viên: Thông qua quá trình tuyển dụng nguồn nhân lực, các tổ chức đảm bảo rằng bộ kỹ năng của nhân viên hoặc nhân lực của công ty vẫn phù hợp với các sáng kiến ​​và mục tiêu của nó.

Trong trường hợp họ nhận thấy một số vị trí không thực sự đóng góp cho sự tiến bộ của tổ chức theo mục tiêu của mình, thì họ có thể thực hiện hành động đúng đắn để sửa lỗi này, có thể thông qua thiết kế lại công việc, tái cấu trúc lực lượng lao động hoặc thực hiện các chương trình làm giàu công việc.

- Quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả giúp đảm bảo chất lượng và số lượng tuyển dụng: Tuyển dụng hiệu quả có nghĩa là người được tuyển dụng cho công việc là ứng viên tốt nhất có thể cho nó, với tất cả các kỹ năng, tài năng và trình độ cần thiết của công việc. Tuyển dụng hiệu quả, mặt khác, có nghĩa là quá trình đã được thực hiện mà không phải chịu nhiều chi phí từ phía tổ chức. Bằng cách tuân theo quy trình, có nhiều khả năng bộ phận nhân sự có thể có được người tốt nhất có thể cho công việc.

Các tổ chức có thể thực hiện quá trình tuyển dụng nguồn nhân lực theo cách riêng của họ, vì lẽ không có hệ thống hoặc đặt ra các hướng dẫn để thực hiện, chính vì vậy nếu không xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự rất có thể doanh nghiệp sẽ phải chịu nhiều chi phí hơn mức cần thiết. Công ty cũng sẽ lãng phí tài nguyên của mình nếu người sai hoặc không đủ tiêu chuẩn thực sự được thuê. Điều này không chỉ tạo ra vấn đề cho công ty về lâu dài, đặc biệt là trong việc đạt được các mục tiêu của nó, mà điều đó có nghĩa là tổ chức cũng sẽ lãng phí nguồn lực của mình trong việc đào tạo một nhân viên không phù hợp với công việc

Đánh giá quy trình tuyển dụng nhân sự có vai trò gì?
Đánh giá quy trình tuyển dụng nhân sự có vai trò gì?

- Hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự là đảm bảo và tôn trọng những chính sách pháp luật. Ý nghĩa của quy trình tuyển dụng nhân sự không chỉ tối ưu hóa những điều kiện thuận lợi nhất cho doanh nghiệp cũng như đảm bảo lợi ích công ty mà nó còn là cách để đảm bảo những tuân thủ theo quy định của pháp luật hiện hành.

Có nhiều quy tắc, luật và quy định khác nhau mà các tổ chức phải tuân thủ khi nói đến quản lý nguồn nhân lực của mình. Việc làm là cơ hội bình đẳng cho mọi người và không phân biệt đối xử trong quy trình tuyển dụng và quản lý nhân sự. Bằng cách tuân theo quy trình tuyển dụng, khả năng tổ chức vi phạm các chính sách này sẽ thấp.

Xem thêm: “Tháo gỡ” thắc mắc điều tra là gì? Vấn đề liên quan đáng quan tâm

2. Làm sao để quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả?

Hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự chính là cách nhanh nhất để đảm bảo cho quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả. Để đảm và hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân lực bạn phải dựa vào đặc điểm doanh nghiệp mình để giải pháp quy trình tuyển dụng nhân sự của bản thân hay của của phòng hành chính nhân sự hoàn hảo nhất có thể.

Nhìn chung, để đảm bảo quy trình tuyển dụng của bạn đạt hiệu quả bạn cần đảm bảo những nhân tố tác động sau:

2.1. Nắm rõ quy mô của tổ chức để đánh giá số lượng nhân lực cần thiết

Một tổ chức lớn chắc chắn sẽ có nhu cầu cao hơn đối với nhân viên mới. Chắc chắn sẽ tìm kiếm nhiều người hơn, vì cấu trúc sẽ đòi hỏi nhiều nhân lực hơn. Ở phía bên kia, một doanh nghiệp nhỏ, như một công ty mới chỉ bắt đầu hoạt động, sẽ chỉ cần số lượng nhân viên ý hơn.

So sánh hai mẫu doanh nghiệp lớn và doanh nghiệp vừa và nhỏ ta thấy rõ ràng là doanh nghiệp nhỏ hơn sẽ có quy trình tuyển dụng đơn giản hơn, và ngắn hơn, đôi khi quy trình tuyển dung này chỉ được thực hiện bởi một hoặc hai người. Tuy nhiên, tổ chức lớn hơn sẽ có một quy trình tuyển dụng dài hơn và phức tạp hơn, một trong đó một số thành viên của tổ chức sẽ tham gia.

Nắm rõ quy mô của tổ chức để đánh giá số lượng nhân lực cần thiết
Nắm rõ quy mô của tổ chức để đánh giá số lượng nhân lực cần thiết

Ngoài ra, quy mô doanh nghiệp và vị trí tuyển dụng còn tác động không nhỏ đến số lượng ứng viên cần thiết trong quá trình tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp. Ví như những vị trí đặc biệt như giám đốc, quản lý sẽ tuyển với số lượng ít hơn.

2.2. Điều kiện việc làm hiện tại trong nền kinh tế

Hãy thử so sánh cơ hội việc làm ở một quốc gia có nền kinh tế phát triển với nền kinh tế kém phát triển. Một tổ chức hoạt động trong một nền kinh tế kém phát triển có thể gặp khó khăn trong việc tìm kiếm các ứng cử viên với tài năng và kỹ năng cần thiết.

Sự sẵn có của các tài năng tiềm năng là một vấn đề lớn đối với nền kinh tế mà doanh nghiệp thuộc về. Công ty sẽ phải thiết kế và thực hiện quy trình tuyển dụng của mình theo cách sẽ giải quyết vấn đề này.

2.3. Cơ cấu lương của tổ chức

Nói rằng một công ty được biết là cung cấp tiền lương và tiền công cao hơn cho nhân viên của mình. Một khi nó quảng cáo vị trí mở của nó, các ứng cử viên có khả năng xếp hàng gửi hồ sơ của họ. Tuy nhiên, một công ty được biết đến là khá keo kiệt với tiền lương của mình sẽ gặp khó khăn hơn trong việc tuyển dụng những tài năng hàng đầu.

Ngoài ra, nó thậm chí có thể có vấn đề trong việc giữ hoặc giữ nhân viên của mình, vì không nhân viên nào muốn ở lại lâu trong một công ty sẽ không trả đủ tiền cho dịch vụ của anh ta.

2.4. Điều kiện làm việc trong tổ chức

Duy trì sự hài lòng trong công việc của nhân viên là một cách để các tổ chức giữ chân nhân viên và thu hút những người mới.

Điều kiện làm việc trong tổ chức
Điều kiện làm việc trong tổ chức

Các ứng viên tiềm năng trước tiên sẽ tìm kiếm công việc trong các công ty hoặc tổ chức được biết là cung cấp các điều kiện làm việc tốt và xem xét sức khỏe và hạnh phúc của nhân viên của họ.

2.5. Tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp tuyển dụng

Có những tổ chức phát triển với tốc độ nhanh, có nghĩa là họ sẽ yêu cầu nhân viên mới theo thời gian. Tuy nhiên, cũng có những tổ chức không phát triển nhiều, hoặc thậm chí là không có. Lần duy nhất mà các tổ chức có tốc độ tăng trưởng thấp này có khả năng tuyển dụng nhân viên mới là khi những người cũ nghỉ hưu hoặc từ chức.

Trước khi chúng ta kết thúc quá trình tìm hiểu chung về quy trình tuyển dụng, chúng ta hãy giải quyết một câu hỏi trước: ai thực hiện quy trình tuyển dụng? Câu trả lời chủ yếu phụ thuộc vào quy mô của tổ chức, cũng như văn hóa và thực tiễn của nó. Các công ty lớn có bộ phận nhân sự của riêng họ, nơi họ có các nhà quản lý tuyển dụng nội bộ. Họ cũng có thể có được các dịch vụ của các chuyên gia nhân sự và các cơ quan tuyển dụng độc lập và bên thứ ba.

Xem thêm: “Senior executive” là gì ? Tố chất và kỹ năng để trở thành một nhà điều hành

3. Tóm tắt sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự

Mỗi doanh nghiệp, tổ chức khác nhau sẽ có những quy trình tuyển dụng nhân sự khác nhau, ngoài ra, một số tổ chức họ có thể xây dựng cho mình các quy trình tuyển dụng nhân sự tại doanh nghiệp đặc biệt nhất cho mình. Tuy nhiên dù cho khác biệt như thế nào đi chăng nữa thì các doanh nghiệp này vẫn tôn trọng một quy trình tuyển dụng nhân sự chung.

Tóm tắt sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự
Tóm tắt sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự

Nhìn chung, quy trình tuyển dụng nhân sự công ty được thực hiện qua các bước tuyển dụng

3.1. Bước 1: Phân tích công việc và đề ra yêu cầu công việc trong thông báo tuyển dụng nhân sự

Đây sẽ là bước đầu tiên trong quá trình tuyển dụng nhân sự. Về cơ bản, bước này sẽ cho phép người quản lý nhân sự, người quản lý tuyển dụng và các thành viên quản lý khác về những gì nhân viên mới sẽ được yêu cầu làm ở vị trí hiện đang mở để lấp đầy. Điều này phải được thực hiện một cách có hệ thống, đó là những gì phân tích công việc dành cho. Theo các nhà quản lý nhân sự, vị trí hoặc mô tả công việc là cốt lõi của một quy trình tuyển dụng thành công. Rốt cuộc, nó là công cụ chính được sử dụng trong việc phát triển các bài kiểm tra đánh giá và câu hỏi phỏng vấn cho các ứng viên.

Trước bất cứ điều gì khác, trước tiên tổ chức phải biết chính xác những gì nó cần. Hoặc nó cần ai. Nó có thể là tổ chức được coi là cần một công việc không được bao gồm trong danh sách công việc hiện tại. Do đó, cần phải tạo một cái mới.

Phân tích công việc liên quan đến việc xác định các hoạt động của công việc và các thuộc tính cần thiết cho nó. Đây là những phần chính sẽ tạo nên mô tả công việc. Phần này phải được thực hiện đúng, vì bản mô tả công việc cũng sẽ được sử dụng trong quảng cáo việc làm khi đến lúc tìm ra tài năng.

3.2. Bước 2: Tìm kiếm nhân tài cho doanh nghiệp

Đây là giai đoạn mà tổ chức sẽ cho mọi người biết rằng có một vị trí mở và họ đang tìm kiếm ai đó để lấp đầy nó. Tuy nhiên, trước khi quảng cáo, tổ chức trước tiên phải biết nơi để tìm kiếm các ứng viên tiềm năng. Họ nên tìm kiếm các nguồn mà những người có khả năng lấp đầy công việc sẽ có sẵn để tuyển dụng. Bằng cách đó, họ sẽ biết nơi để chỉ đạo những nỗ lực quảng cáo của họ.

Các phương pháp khác nhau được sử dụng bởi các tổ chức để quảng cáo vị trí mở.

- Nhà môi giới: Tìm kiếm nhà môi giới là hình thức quảng cáo tốt nhất và khi nó ở dạng mạng, nó sẽ trở nên hiệu quả hơn. Trong tuyển dụng, điều này thường được thực hiện thông qua các đại diện của công ty tham dự các hội chợ đại học và nghề nghiệp, cho họ biết về sự mở cửa trong tổ chức của họ.

Bước 2: Tìm kiếm nhân tài cho doanh nghiệp
Bước 2: Tìm kiếm nhân tài cho doanh nghiệp

- Đăng bài: Tuyển dụng thường liên quan đến việc áp dụng các ứng viên cả trong và ngoài công ty. Vì vậy, để thu hút những tài năng tốt nhất có thể, nên đăng tải các vị trí mở được thực hiện trong nội bộ và bên ngoài. Đăng nội bộ thường ở dạng thông báo tuyển dụng được hiển thị trong bảng thông báo và các khu vực khác trong cơ sở kinh doanh nơi nhân viên và khách đến công ty có thể nhìn thấy nó. Đăng bài bên ngoài có thể ở dạng tờ rơi được phân phát, hoặc thông báo tuyển dụng được hiển thị ở các khu vực khác bên ngoài cơ sở kinh doanh. Ví dụ đăng tin tuyển dụng trên Timviec365.com.vn.

- In ấn và quảng cáo truyền thông. Một ví dụ kinh điển về điều này sẽ là phần Rao vặt của tờ báo hàng ngày hoặc hàng tuần tại địa phương. Các công ty đang tìm kiếm người để điền vào các vị trí mở đưa ra thông báo trên các tờ báo, cung cấp các bằng cấp và chi tiết liên lạc nơi các ứng viên tương lai có thể nộp các tài liệu ứng dụng của họ.

- Sử dụng danh tiếng của công ty. Có lẽ công khai tốt nhất mà công ty có thể sử dụng để thu hút các ứng cử viên là danh tiếng của chính họ trên thị trường. Nếu công ty được biết đến là một nhà tuyển dụng tốt - một người hỗ trợ cho sự phát triển và phát triển cá nhân và chuyên nghiệp của nhân viên - thì đó là một điểm tốt để công ty tận dụng quảng cáo cho các vị trí mở của mình.

3.3. Bước 3: Sàng lọc ứng viên

Đây có lẽ là một phần của quy trình tuyển dụng đòi hỏi nhiều công việc nhất. Đây là nơi các kỹ năng và tính cách của ứng viên sẽ được kiểm tra và đánh giá, để xác định xem họ có phù hợp với công việc và mô tả của nó không.

- Sàng lọc sơ bộ:  Nó thường là trường hợp, đặc biệt là trong các tổ chức lớn, nơi một vị trí mở sẽ nhận được hàng trăm đến hàng ngàn ứng dụng từ các ứng cử viên.

- Phỏng vấn ban đầu: Các ứng viên đã có thể vượt qua sàng lọc sơ bộ bây giờ sẽ trải qua cuộc phỏng vấn ban đầu. Trong hầu hết các trường hợp, cuộc phỏng vấn ban đầu được thực hiện thông qua điện thoại hay chat trực tiếp với ứng viên

- Tiến hành các bài kiểm tra khác nhau để tuyển dụng: Các nhà quản lý tuyển dụng có thể tiến hành các bài kiểm tra về các kỹ năng của ứng viên và cách họ sử dụng các kỹ năng và tài năng này.

- Phỏng vấn cuối cùng: Thông thường tùy thuộc vào số lượng ứng viên cho công việc, và yêu cầu của nhà tuyển dụng và quản lý cấp cao, một loạt các cuộc phỏng vấn có thể được thực hiện, dần dần thu hẹp danh sách ứng viên.

- Lựa chọn: Trong giai đoạn này, các nhà quản lý tuyển dụng, đại diện nhân sự và các thành viên khác của tổ chức tham gia vào quá trình gặp gỡ nhau để cuối cùng đưa ra lựa chọn trong số các ứng cử viên trải qua cuộc phỏng vấn cuối cùng.

3.4. Bước 4: Hoàn thiện hóa lời mời làm việc

Bước này nhà tuyển dụng sẽ đưa ra các lời đề kết hợp làm việc cùng với đó là những lợi ích chính đáng mà ứng viên sẽ được hưởng khi trở thành nhân viên của doanh nghiệp.

Phía ứng viên cũng sẽ thể hiện phản hồi chấp nhận hay từ chối việc làm đó. Hãy lưu ý rằng, nếu ứng viên được chọn không chấp nhận lời mời làm việc và từ chối nó, quy trình tuyển dụng sẽ phải bắt đầu lại từ đầu.

3.5. Bước 5: Giới thiệu nhân viên mới

Thời điểm mà người nộp đơn chấp nhận lời mời làm việc, anh ta đã chính thức đi từ một ứng viên thành một nhân viên của tổ chức. Bây giờ bạn cần thực hiện quá trình tạo cảm hứng và động lực làm việc cho nhân viên mới.

Thông thường, sự khởi đầu của quá trình cảm ứng được đánh dấu bằng việc ký hợp đồng lao động, cùng với chào mừng giới thiệu được trao cho nhân viên mới.

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân lực
Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân lực

Như vậy bạn đã thực hiện xong quy trình tuyển dụng nhân sự cho mình. Bạn có thể đánh giá quá trình tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp bằng cách trực tiếp đánh giá chất lượng nhân viên mới trong quá trình làm việc cũng như đánh giá số lượng ứng viên đi làm để từ đó hoàn hảo hơn quy trình tuyển dụng của mình.

Xem thêm: “Bỏ túi” kỹ năng trả lời phỏng vấn khiến nhà tuyển dụng “gục ngã”

4. Tổng hợp mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự

Dưới đây là trọng bộ biểu mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự bạn có thể tải về và tham khảo chi tiết hơn.

Mẫu quy trình tuyển dụng nhân lực:

Quy_Trinh_Tuyen_Dung.pdf

Mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự đơn giản:

quy-trinh-truyen-dung-dong-gian.pdf

Mẫu quy trình tuyển dụng đầy đủ:

quy-trinh-tuyen-dung-day-du.pdf

Hy vọng rằng thông qua bài viết này bạn đã nắm rõ được quy trình tuyển dụng nhân sự đầy đủ và chuẩn xác nhất cho mình. 

Tác giả: Lê Tuệ Nhi
captcha
Chưa có bình luận nào