[CẬP NHẬT] Quy trình kiểm kê hàng tồn kho dành cho doanh nghiệp

24/03/2021

Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm cả hàng chờ bán và hàng chưa có đơn đặt hàng. Không chỉ là tài sản lớn mà chúng còn là hình ảnh cũng như bộ mặt của doanh nghiệp đối với khách hàng của mình. Vậy nên cần thiết phải tiến hành bảo quản và kiểm kê thường xuyên để đảm bảo cả về mặt số lượng lẫn chất lượng. Nếu chưa biết quy trình kiểm kê hàng tồn kho được diễn ra như thế nào vậy thì hãy theo dõi bài viết được chia sẻ sau đây.

1. Khám phá quy trình kiểm kê hàng tồn kho đúng chuẩn tại doanh nghiệp

Một quy trình kiểm kê hàng tồn kho đúng mẫu sẽ được diễn ra theo 7 bước, theo đó người được giao nhiệm vụ sẽ phải tiến hành thực hiện lần lượt từng bước để đạt được hiệu quả tối đa. Trình tự ấy được sắp xếp như thế nào hãy cùng tôi tìm hiểu ở thông tin bên dưới này nhé:

1.1. Lập bảng kê hàng tồn kho theo danh sách

Ngày nay, việc quản lý hàng hóa trên phần mềm hỗ trợ tại các doanh nghiệp là rất phổ biến. Nó giúp họ tính toán số lượng một cách chính xác và rõ ràng hơn so với phương pháp quản lý thủ công trước đây.

Dựa vào thông tin được hiển thị trong phần mềm quản lý hàng tồn kho mà bộ phận chuyên trách sẽ nắm bắt được lượng hàng đang có trong kho với tình trạng là thiếu, đủ hay dư thừa.

Lập bảng kê hàng tồn kho theo danh sách
Lập bảng kê hàng tồn kho theo danh sách

Không cần phải có vấn đề phát sinh thì doanh nghiệp mới kiểm kê hàng tồn kho mà hoạt động này cần phải diễn ra một cách thường xuyên, có thể là hàng tuần, có thể là hàng tháng mà cũng có thể là hàng quý tuỳ thuộc vào chính sách quản lý của mỗi doanh nghiệp.

Khi bắt đầu quá trình kiểm kê hàng tồn kho thì người được giao nhiệm vụ sẽ phải tiến hành lập bảng kê hàng tồn kho theo danh sách là tất cả các mã sản phẩm hiện được lưu trữ tại kho.

Xem thêm: Phần mềm quản lý kho

1.2. Tiến hành kiểm kê theo số lượng thực tế

Trong quá trình học bạn có nhận thấy rằng những kiến thức lý thuyết thường xa rời với thực hành, tất nhiên trong lĩnh vực sản xuất này cũng vậy. Những gì được ghi chép trên giấy tờ, sổ sách chỉ mang tính tương đối còn thực tế mới cho chúng ta kết quả chính xác.

Khi kiểm kê hàng tồn kho, bạn sẽ phải lấy con số thực tế làm mục tiêu. Có nghĩa là không kiểm kê theo con số thống kê trên giấy tờ, chỉ xác nhận số lượng hàng thực tế hiện đang có trong kho bất kể là đã bán hay chưa.

1.3. So sánh các biên bản kiểm kê với nhau

Việc kiểm kê hàng tồn kho sẽ không phân cho cá nhân mà sẽ là tập thể, một nhóm khoảng vài người sẽ cùng nhau tiến hành kiểm kê hàng tồn kho để kết quả mang tính khách quan nhất.

So sánh các biên bản kiểm kê với nhau
So sánh các biên bản kiểm kê với nhau

Sau khi công tác kiểm kê hàng tồn kho đã xong, tất cả sẽ cùng nhau so sánh và đối chiếu phần kết quả minh với những người khác. Trong trường hợp con số trùng khớp thì hoàn toàn có thể kết thúc khâu này và chuyển sang công đoạn tiếp theo. Tuy nhiên nếu là trường hợp ngược lại thì cần phải tiến hành kiểm kê lại một hoặc vài lần nữa cho đến khi kết quả của họ là trùng khớp.

1.4. Đối chiếu kết quả cuối cùng với báo cáo

Khi có được những con số cuối cùng, tất cả cùng giống nhau vậy thì cần đối chiếu chúng với những con số được thống kê trong báo cáo.

Ngoài những sản phẩm trùng khớp với thực tế thì vẫn còn nhiều mã sản phẩm khác còn chưa ăn khớp giữa báo cáo và thực tế. Vậy lúc này bạn cần phải làm gì?

1.5. Điều chỉnh lại số liệu chênh lệch theo thực tế

Điều chỉnh lại số liệu chính là thao tác mà bạn cần thực hiện, những con số không thực tế sẽ không được chấp nhận và sẽ được thay bằng những con số chính xác.

Điều chỉnh lại số liệu chênh lệch theo thực tế
Điều chỉnh lại số liệu chênh lệch theo thực tế

Hãy điều chỉnh lại số liệu chênh lệch theo thực tế và sửa lại trong báo cáo để mọi người có một số liệu chuẩn xác, tiếp tục thực hiện công việc với chúng.

1.6. Lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho chính thức

Sắp kết thúc quy trình kiểm kê hàng tồn kho rồi, đã đến lúc bạn phải lập biên bản kiểm kê chính thức và chuẩn xác rồi. 

Hãy chú trọng với nó bởi vì không chỉ mình bạn mà còn rất nhiều người khác sẽ thông qua biên bản kiểm kê hàng tồn kho này vừa là xác nhận vừa là sử dụng nó cho những nhiệm vụ tiếp theo.

Không chỉ là nội dung mà hình thức cũng phải được chăm chút bởi nếu không mọi người sẽ không hiểu biên bản của bạn đang thể hiện cái gì, như vậy nội dung cũng sẽ bị loãng đi.

1.7. Đưa ra các phương án giải quyết khi phát hiện sai lệch

Trong tất cả các vấn đề phát sinh, sự hoàn hảo dường như chỉ chiếm 1%, 99% còn lại là được thể hiện một cách tương đối. Vậy nên trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho này bạn sẽ gặp phải một số vấn đề, với mỗi vấn đề ấy bạn cần phải tìm phương án giải quyết để mọi việc trở nên ổn thoả hơn.

Khi phát hiện sự chênh lệch thừa - trường hợp số lượng thực tế nhiều hơn trong báo cáo: Nguyên nhân có thể là do người thực hiện báo cáo quên chưa điền hoặc là nhầm lẫn ở khâu nào đó, có thể nhắc nhở để họ điều chỉnh lại và thực hiện tốt hơn cho lần sau.

Đưa ra các phương án giải quyết khi phát hiện sai lệch
Đưa ra các phương án giải quyết khi phát hiện sai lệch

Trường hợp phát hiện chênh lệch thiếu - số lượng thực tế ít hơn trong báo cáo: Đây là vấn đề nghiêm trọng cần phải tìm hiểu và làm rõ để có biện pháp khắc phục. Nguyên nhân chủ yếu là do kế toán quét sai mã vạch, xuất hàng nhầm do nhiều mã sản phẩm giống nhau hoặc do hao hụt khi di chuyển. Một số mặt hàng bị hao mòn mặc dù không sử dụng như xăng, dầu,... cũng không thể loại trừ một số nguyên nhân như trộm, cắp hoặc là gian lận.

Xem thêm:  Việc làm thủ kho

2. Vì sao doanh nghiệp cần phải coi trọng việc kiểm kê hàng tồn kho?

Nếu như bạn chưa biết mục đích mà doanh nghiệp cần kiểm kê hàng tồn kho là gì vậy thì đừng bỏ qua những thông tin được bật mí dưới đây nhé:

2.1. Kiểm kê hàng tồn kho giúp doanh nghiệp dự trù được nguồn vốn lưu động

Kiểm kê hàng tồn kho giúp doanh nghiệp dự trù được nguồn vốn lưu động
Kiểm kê hàng tồn kho giúp doanh nghiệp dự trù được nguồn vốn lưu động

Khi không kiểm soát được lượng hàng tồn kho, doanh nghiệp sẽ không xác định được mình cần nhập loại hàng nào. Việc nhập kho quá nhiều khiến nguồn vốn lưu động của doanh nghiệp bị ứ đọng và điều này có thể sẽ gây ảnh hưởng xấu tới những hoạt động sản xuất kinh doanh sắp tới chẳng hạn như thiếu vốn đầu tư, thiếu vốn mua nguyên vật liệu để sản xuất,...

2.2. Doanh nghiệp hạn chế tổn thất khi thực hiện kiểm kê hàng tồn kho giúp thường xuyên

Bạn cũng biết hàng hoá chính là một loại tài sản mà doanh nghiệp có được, nguồn tài sản này có giá trị rất lớn nên cần phải được chú trọng. Khi doanh nghiệp không có hoạt động kiểm kê hoặc có nhưng không hiệu quả thì việc thất thoát tài sản là điều khó tránh.

Quản lý không rõ ràng và chặt chẽ sẽ là kẽ hở cho những “lỏng lẻo” ngày một nhiều hơn.

Từ việc kiểm kê hàng tồn kho, doanh nghiệp sẽ biết mặt hàng nào được ưu tiên nhập hoặc xuất kho, đâu là mặt hàng sắp hết và cần phải nhập về thêm để phục vụ cho hoạt động sản xuất - kinh doanh,...

2.3. Tiết kiệm chi phí lưu kho cũng là mục đích quan trọng

Bạn có biết hàng tồn kho càng nhiều với thời gian quá lâu sẽ ngốn theo những chi phí khác liên quan? Bỏ qua chi phí nhà xưởng lưu trữ thì những laoij chi phí bắt buộc phải có như là tiền điện, tiền nước, các chi phí chi cho bảo quản cũng chính là nỗi lo đáng kể đối với mỗi doanh nghiệp.

Tiết kiệm chi phí lưu kho cũng là mục đích quan trọng
Tiết kiệm chi phí lưu kho cũng là mục đích quan trọng

Vậy nên việc kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu được những nguồn chi phí này một cách tối đa nhất.

Trên đây là quy trình kiểm kê hàng tồn kho thường được doanh nghiệp sử dụng. Hy vọng với những chia sẻ này thì bạn đọc sẽ sớm nắm rõ quy trình và thực hiện sao cho đúng nhé.

Trang vàng

Công việc của thủ kho được thực hiện như thế nào?

Để có quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả và diễn ra nhanh chóng thì nhân viên bộ phận kho sẽ phải phối hợp đều đặn với những người liên quan để có một chu trình làm việc khoa học. Là một thủ kho, bạn sẽ làm gì để địa điểm làm việc của mình trở nên gọn gàng và ngăn nắp hơn? Tham khảo bài viết mà timviec365.com.vn đưa ra sau đây để có những thông tin hữu ích nhất.

Công việc của thủ kho 

Tham gia bình luận ngay!

captcha
Chưa có bình luận nào