Thursday, 27/02/2020

Thông tin về mẫu phiếu xuất kho chuẩn nhất 2020 bạn cần biết!

Tại các tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh hiện nay trong quá trình xuất hàng hóa ra bên ngoài hay để thực hiện bất kỳ một mục đích nào đó đều cần phải sử dụng đến mẫu phiếu xuất kho để có thể quản lý một chặt chẽ hệ thống hàng hóa trong kho. Vậy cách lập phiếu xuất kho được thực hiện như thế nào? Quy trình thực hiện xuất kho ra sao? Hãy cũng tìm hiểu với timviec365.com.vn nhé!

1. Tại sao cần phải có mẫu phiếu xuất kho tại các doanh nghiệp?

Mẫu phiếu xuất kho có thể hiểu đơn giản chính là phiếu ghi nhận lại toàn bộ những mặt hàng được xuất đi từ kho của doanh nghiệp, bao gồm như tên của sản phẩm, số lượng, đơn giá,... Các sản phẩm đó có thể là những dụng cụ, nguyên vật liệu, vật tư, hàng hóa,...

Như vậy, phiếu xuất kho được sử dụng để có thể theo dõi được về số lượng của hàng hóa, sản phẩm đã xuất kho. Đây chính là cơ sở quan trọng để có thể hạch toán toàn bộ những chi phí trong quá trình sản xuất hay để định giá thành của sản phẩm, của dịch vụ và có thể giám sát, kiểm soát được về thực trạng, nhu cầu sử dụng các sản phẩm của khách hàng. Từ đó tiến hành định mức tiêu hao của các vật tư.

Tại sao cần phải có mẫu phiếu xuất kho tại các doanh nghiệp
Tại sao cần phải có mẫu phiếu xuất kho tại các doanh nghiệp?

Với mỗi phiếu xuất kho thì sẽ được lập cho 1 hay cũng có thể nhiều sản phẩm, mặt hàng cùng một lúc nhằm mục đích chung nào đó hoặc chỉ dành cho một đối tượng để hạch toán các chi phí.

Tóm lại, phiếu xuất kho có vai trò vô cùng quan trọng và là yếu tố tuyệt đối không thể thiếu đối với mỗi tổ chức, doanh nghiệp trong quá trình xuất hàng hóa để bán, sản xuất, chuyển kho,...

Xem thêm: “Senior executive” là gì ? Tố chất và kỹ năng để trở thành một nhà điều hành

2. Mẫu phiếu xuất kho chuẩn nhất 2020

2.1. Nội dung cần có trong phiếu xuất kho

Một mẫu phiếu xuất kho theo quy định chung cần phải có đầy đủ những thông tin quan trọng sau đây:

- Phía góc trái trên cùng của mẫu phiếu xuất kho cần thể hiện được rõ tên của đơn vị, công ty cụ thể và có xác nhận đóng dấu của đơn vị đó kèm theo bộ phận đảm nhiệm công việc lập phiếu xuất kho.

- Phía góc phải trên cùng của mẫu phiếu xuất kho là thông tin tin số mẫu xuất kho được quy định, theo thông tư bao nhiêu,...

- Tiếp đó phía dưới sẽ là tên phiếu “phiếu xuất kho...” kèm theo ngày, tháng, năm cụ thể ở phía dưới.

- Phiếu xuất kho cần phải có đầy đủ họ tên của người sẽ nhận hàng cùng với địa chỉ nhận hàng.

- Phiếu xuất kho cần có lý do cụ thể cho việc xuất kho, có thể là xuất để bán, xuất để sản xuất hay để vận chuyển đến cơ sở khác của doanh nghiệp,...

- Tiếp đó cần ghi rõ hàng hóa được xuất đi từ khi nào, địa điểm tại đâu.

- Cột A của phiếu xuất kho thể hiện số thứ tự của các mặt hàng được xuất đi.

- Cột B sẽ là tên của mặt hàng, nhãn hiệu và quy cách cũng như phẩm chất của các sản phẩm, hàng hóa mà bạn xuất đi.

- Cột C chính là mã số tương ứng của từng loại sản phẩm, hàng hóa xuất đi.

Nội dung cần có trong phiếu xuất kho
Nội dung cần có trong phiếu xuất kho

- Cột D thể hiện đơn vị tính của từng loại sản phẩm, hàng hóa xuất đi.

- Cột 1 và 2 sẽ là yêu cầu về số lượng hàng hóa cũng như số lượng thực của hàng hóa được xuất đi như thế nào.

- Cột số 3 thể hiện đơn giá của từng sản phẩm, mặt hàng được xuất đi.

- Cột 4 chính là tổng thành tiền của từng loại hàng hóa, sản phẩm sau khi đã nhân đơn giá với số lượng cụ thể.

- Phía dưới của bảng là cộng tổng toàn bộ số tiền của tất cả các mặt hàng được xuất đi đã liệt kê ở trên. Số tiền đó sẽ phải ghi bằng cả số và chữ cùng với chứng từ gốc kèm theo.

- Cuối cùng là chữ ký của những người có liên quan đó là người lập phiếu, người nhận hàng, thủ kho, kế toán trưởng và giám đốc của doanh nghiệp.

Bạn có thể tham khảo và download một số mẫu phiếu xuất kho theo các thông tư bằng file word và excel dưới đây:

mẫu phiếu xuất kho thông tư 200.docx

mau-phieu-xuat-kho-kiem-van-chuyen-noi-bo.doc

Phiếu xuất kho 02-VT.docx

mẫu phiếu xuất kho excel thông tư 200.xlsx

Phiếu-xuất-kho-mẫu-02-VT-trên-excel-Thông-tư-133.xlsx

2.2. Một số lưu ý khi lập mẫu phiếu xuất kho

Một số lưu ý khi lập mẫu phiếu xuất kho
Một số lưu ý khi lập mẫu phiếu xuất kho

Khi lập phiếu xuất kho bạn cần phải lưu ý một số vấn đề sau đây để đảm bảo chính xác và có thể quản lý được hệ thống kho hàng hóa một cách tốt nhất nhé!

- Phiếu xuất kho cần phải được lập thành 3 liên theo quy định và thông tin giữa các liên phải trùng khớp nhau. Liên số 1 sẽ do bộ phận lập phiếu giữ, liên số 2 sẽ do những người có trách nhiệm như thủ kho giữ để họ có thể ghi chép lại cũng như đưa cho nhân viên kế toán để họ tiến hành hạch toán chi phí. Và liên thứ 3 sẽ do người nhận hàng giữ.

- Người lập phiếu xuất kho sau khi đã hoàn thành công việc thì sẽ chuyển lại mẫu phiếu đó đến cho kế toán trưởng ký rồi đến giám đốc doanh nghiệp ký vào tất cả các liên. Sau đó thì sẽ chuyển mẫu phiếu xuất kho xuống bộ phận thủ kho để họ nhận hàng hóa.

- Khi toàn bộ số lượng hàng hóa và các sản phẩm được chuyển đi thì người thủ kho sẽ phải tiến hành ghi lại vào cột số 2 về số lượng hàng hóa thực được xuất đi, thông tin về ngày giờ hay có sự điều chỉnh về giá cả,...

Xem thêm: “All rights reserved” là gì? Thuật ngữ này có thực sự lỗi thời?

3. Quy trình xuất kho hàng tại các doanh nghiệp hiện nay

3.1. Quy trình xuất kho hàng nhằm mục đích buôn bán

Quy trình thực hiện xuất kho hàng hóa với mục đích buôn bán được thực hiện theo các bước sau đây:

- Bộ phận kinh doanh hay các đơn vị phụ trách sẽ gửi yêu cầu, đơn đặt hàng những sản phẩm cần xuất đi đến bộ phận kế toán kèm theo đơn hàng đã có.

- Sau khi nhận được đơn hàng thì kế toán sẽ tiến hành kiểm tra về lượng hàng tồn kho và nếu như đủ thì sẽ thực hiện làm phiếu xuất kho, còn nếu trường hợp không đủ thì sẽ cần phải báo lại cho bộ phận phụ trách đơn hàng.

Quy trình xuất kho hàng nhằm mục đích buôn bán
Quy trình xuất kho hàng nhằm mục đích buôn bán

- Nhân viên kế toán sẽ thực hiện lấy những thông tin có trên đơn hàng để làm cơ sở lập ra phiếu xuất kho chuẩn xác nhất sau đó sẽ chuyển xuống cho thủ kho để họ làm công việc xuất hàng đi.

- Người thủ kho sau khi đã tiếp nhận đầy đủ thông tin có ở phiếu xuất kho thì sẽ tiến hành chuẩn bị cũng như chuyển hàng hóa xuất đi cho đơn vị vận chuyển hàng hóa đến người nhận.

- Cuối cùng, người thủ kho và người kế toán sẽ cần phải phối hợp với nhau để cập nhật đầy đủ thông tin chính xác nhất trên phiếu xuất kho và lưu giữ lại những thông tin đó vào hệ thống quản lý.

3.2. Quy trình xuất kho hàng nhằm mục đích sản xuất

Đối với nhiều doanh nghiệp thì cần phải xuất hàng hóa đi để phục vụ cho hoạt động sản xuất, do đó, quy trình sẽ được thực hiện theo các bước sau đây:

- Những bộ phận có nhu cầu về nguồn nguyên vật liệu để phục vụ cho hoạt động sản xuất thì sẽ phải gửi yêu cầu đến cho ban giám đốc hay bộ phận kế hoạch để yêu cầu cung cấp thêm nguyên vật liệu.

- Khi đó, những bộ phận có thẩm quyền sẽ tiếp nhận các yêu cầu và quyết định phê duyệt.

Quy trình xuất kho hàng nhằm mục đích sản xuất
Quy trình xuất kho hàng nhằm mục đích sản xuất

- Bộ phận kế toán khi đã tiếp nhận yêu cầu thì cần phải tiến hành kiểm tra lại hàng hóa trong kho, nếu như còn đủ và có thể đáp ứng yêu cầu thì sẽ lập phiếu xuất kho, còn nếu như không đủ thì cũng cần phản hồi lại cho bộ phận yêu cầu.

- Trong trường hợp hàng hóa còn đủ thì kế toán sẽ lập phiếu và yêu cầu có đầy đủ các chữ ký của người có liên quan để xuất hàng hóa.

- Cuối cùng kế toán và thủ kho sẽ cần phải cùng làm việc với nhau để cập nhật và lưu giữ các thông tin về lượng hàng hóa đã xuất.

3.3. Quy trình xuất kho hàng nhằm mục đích lắp ráp

Đối với quy trình xuất kho hàng để thực hiện mục đích lắp ráp thì sẽ phức tạp hơn so với quy trình xuất hàng hóa thông thường, cụ thể như sau:

- Bộ phận phụ trách lắp ráp khi có nhu cầu sẽ gửi yêu cầu đến giám đốc hay những người có thẩm quyền để yêu cầu hỗ trợ, bổ sung thêm các vật liệu phục vụ cho việc lắp ráp các sản phẩm.

- Tiếp đó, ban giám đốc hay những người trực tiếp phụ trách các mặt hàng đó sẽ tiếp nhận cũng như phê duyệt yêu cầu.

Quy trình xuất kho hàng nhằm mục đích lắp ráp
Quy trình xuất kho hàng nhằm mục đích lắp ráp

- Sau đó, bộ phận kế toán sẽ nhận yêu cầu và kiểm tra về lượng hàng tồn kho rồi thực hiện lập phiếu xuất kho theo yêu cầu. Trường hợp không còn đủ theo yêu cầu thì cũng cần báo lại để họ nắm được.

- Bộ phận lắp ráp sẽ tiếp nhận hàng hóa được chuyển đến, kiểm tra thật kỹ về số lượng, chất lượng và tiến hành lắp ráp theo yêu cầu.

- Người kế toán và người thủ kho cũng sẽ làm việc với nhau để cập nhật thông tin về hệ thống quản lý.

- Bộ phận lắp ráp các sản phẩm sau khi đã hoàn thành thì sẽ phải chuyển về cho bộ phận kho theo đúng yêu cầu về quy trình xuất nhập hàng hóa về kho.

3.4. Quy trình xuất kho hàng nhằm mục đích chuyển kho

Nhiều doanh nghiệp muốn di chuyển kho hàng để phục vụ mục đích nhất định nào đó của họ thì khi đó cũng cần phải lập phiếu xuất kho và vận chuyển hàng hóa để tránh tính trạng hàng bị thất lạc hay hệ thống quản lý rối loạn. Cụ thể quy trình xuất hàng để chuyển kho như sau:

- Đơn vị, tổ chức có nhu cầu di chuyển kho hàng thì sẽ gửi yêu cầu đó đến cho ban giám đốc để họ xem xét, phê duyệt. Yêu cầu đó cũng sẽ phải bao gồm cả địa điểm đến được đề xuất cùng với lý do và mức độ cần thiết của việc di chuyển kho hàng.

- Tiếp đó, ban giám đốc cùng những người có thẩm quyền sẽ xem xét và phê duyệt nếu như phù hợp, còn nếu không đồng ý thì sẽ phản hồi lại để bộ phận kho biết.

Quy trình xuất kho hàng nhằm mục đích chuyển kho
Quy trình xuất kho hàng nhằm mục đích chuyển kho

- Sau khi đã phê duyệt thì bộ phận kế toán sẽ tiến hành đưa ra những chính sách mới về kho hàng đã được chuyển đến, số lượng hàng hóa cùng với thời gian cụ thể để lập phiếu xuất kho.

- Toàn bộ hàng hóa khi đã được kiểm tra một cách kỹ lưỡng về số lượng và chất lượng thì sẽ được chuyển đi. Phiếu xuất kho cần có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan.

- Kế toán sau đó sẽ cần cập nhật thông tin đầy đủ vào hệ thống quản lý, lưu trữ dữ liệu.

Hy vọng bài viết trên đây sẽ giúp các bạn hiểu rõ về mẫu phiếu xuất kho cùng những thông tin liên quan. Từ đó có thể áp dụng vào công việc của mình và mang lại hiệu quả tốt nhất nhé!

 

Tác giả: Hoàng Yến
captcha
Chưa có bình luận nào