Nhân viên văn phòng là gì? Kỹ năng cần có của nhân viên văn phòng

04/09/2019

Nhắc tới nhân viên văn phòng, chắc hẳn nhiều người vẫn luôn nghĩ rằng đây là một công việc an nhàn chỉ với giấy tờ, sổ sách, in ấn hay các công việc như thư ký, kế toán, nhân sự,... Nhưng thực tế, công việc của một nhân viên văn phòng không hề đơn giản. Tùy từng mô hình công ty kinh doanh cụ thể mà các doanh nghiệp sẽ có những yêu cầu về công việc khác nhau cho vị trí nhân viên văn phòng.

1. Nhân viên văn phòng là gì?

Nhân viên văn phòng là gì

Nhân viên văn phòng giờ đây đã không còn là cụm từ xa lạ mà trở nên vô cùng phổ biến hiện nay, được sử dụng trong rất nhiều lĩnh vực hành chính văn phòng. Nhân viên văn phòng là bộ phận không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào, được ví như “bảo mẫu” của mỗi công ty, đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính như: công tác lễ tân, sắp xếp lịch làm việc của nhân viên công ty, lịch họp hay chịu trách nhiệm về việc trang bị cơ sở vật chất cho công ty khi cần thiết.

Đây là một trong những bộ phận cốt lõi, là cái nôi nuôi dưỡng và phục vụ cho tất cả các hoạt động của công ty.

Xem thêm: Việc làm nhân viên văn phòng tiếng anh

2. Những kỹ năng cần thiết của nhân viên văn phòng

Hiện nay, đa số các nhân viên văn phòng chỉ biết làm một số công việc đơn giản như: đánh máy, in ấn tài liệu có sẵn hay mua sắm văn phòng phẩm,... mà thiếu đi những kỹ năng vô cùng quan trọng cần có của một nhân viên văn phòng. Vậy đó là những kỹ năng gì?

2.1. Kỹ năng giao tiếp

Thực tế cho thấy, kỹ năng giao tiếp luôn luôn là điều vô cùng quan trọng trong cuộc sống của mỗi người, đặc biệt là trong công việc và đối với nhân viên văn phòng cũng không ngoại lệ. Khả năng giao tiếp tốt là yếu tố tất yếu mang lại hiệu quả cao trong công việc, nó liên quan đến việc biết lắng nghe người khác, xây dựng niềm tin và trọng ý kiến, quan điểm của người khác. Nhân viên văn phòng không nhất thiết phải diến thuyết quá hay nhưng cần phải linh động trong từng sự kiện và giải quyết các vấn đề.

2.2. Kỹ năng nghiệp vụ

Một nhân viên văn phòng chắc chắn cần nắm vững những kỹ năng chuyên môn trong công việc của mình, đặc biệt cần biết và thành thạo những kỹ năng sử dụng vi tính, word, excel,... khả năng tự tìm tòi, học hỏi và sử dụng các công cụ, ứng dụng khác nhau phục vụ cho công việc. Do đó, một nhân viên văn phòng luôn luôn phải trau dồi, rèn luyện kỹ năng về nghiệp vụ để hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất.

2.3. Kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng cần có của một nhân viên văn phòng

Trong bất kỳ công việc nào thì kỹ năng làm việc nhóm đều vô cùng cần thiết và quan trọng, nhân viên văn phòng cũng vậy. Đây là khả năng làm việc hiệu quả trong đội ngũ, kết hợp nhiều ý tưởng, cùng nhau tạo ra kết quả tốt nhất trong công việc, luôn sẵn sàng phối hợp, làm theo.

2.4. Kỹ năng giải quyết vấn đề - tính linh hoạt

Trong công việc sẽ luôn có những khó khăn, vướng mắc đòi hỏi tính linh hoạt và khả năng giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng. Những người có khả năng xác định vấn đề, nghiên cứu và đưa ra những giải pháp, quyết định hiệu quả trong công việc luôn được đánh giá cao. Do đó, một nhân viên văn phòng cũng luôn cần rèn luyện tư duy, sự linh hoạt và khả năng giải quyết mọi vấn đề trong công ty.

2.5. Kỹ năng lắng nghe

Một trong những điều tạo nên sự thành công của mỗi người chính là biết lắng nghe người khác. Con người sinh ra không ai là hoàn hảo, luôn luôn lắng nghe, tiếp thu kinh nghiệm, kiến thức bổ ích từ người khác sẽ giúp hoàn thiện bản thân hơn. Và đối với nhân viên văn phòng thì điều đó là vô cùng cần thiết.

2.6. Năng động, ham học hỏi trong công việc

Ngoài những kỹ năng trên để trở thành một nhân viên văn phòng thì sự rèn luyện, cố gắng hoàn thiện bản thân là điều rất cần thiết. Luôn phải cố gắng phấn đấu, học hỏi, tiếp thu những cái hay cái mới, loại bỏ những điều chưa tốt. Bên cạnh đó thì sự tự tin, năng động, nhạy bén, sáng tạo cũng luôn cần phát huy, tạo hiệu quả cao trong công việc.

3. Công việc các nhóm nhân viên văn phòng

3.1. Lễ tân văn phòng

Lễ tân văn phòng là những người chịu trách nhiệm chính trong việc đón tiếp khách hàng thay ban giám đốc, trả lời các cuộc điện thoại từ khách hàng, xử lý các thông tin ban đầu và hướng dẫn khách hàng đến các bộ phận chức năng.

Bên cạnh đó, lễ tân văn phòng còn hỗ trợ thực hiện các cuộc họp của công ty, tổ chức hội thảo, hội họp hay các buổi huấn luyện, các lớp học của công ty.

3.2. Công tác văn thư

Công việc của nhân viên văn phòng

Đây là bộ phận tiếp nhận những công văn, văn bản gửi đến công ty, làm nhiệm vụ phân loại và gửi đến các bộ phận chức năng, xử lý công văn, giấy tờ ra bên ngoài, tiếp nhận và bảo quản, lưu trữ các công văn, hợp đồng, tài liệu liên quan trên hệ thống công ty.

Nhân viên văn phòng làm công công tác văn thư sẽ là những người trực tiếp làm nhiệm vụ chấm công cho nhân viên trong công ty, giải quyết các vấn đề về đi muộn, về sớm hay xin nghỉ của nhân viên.

Bên cạnh đó, nhân viên văn phòng sẽ là người sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên, thu xếp in ấn, photo các giấy tờ khi cần thiết.

3.3. Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị

Nhân viên văn phòng bộ phận này sẽ theo dõi và quản lý toàn bộ những trang thiết bị, tài sản của công ty và đặt mua khi có nhu cầu. Mua sắm văn phòng phẩm và đồ dùng cho nhân viên, quản lý văn phòng phẩm như sách, baosm tạp chí theo yêu cầu của công ty.

3.4. Nhân viên hỗ trợ dự án

Đây bộ phận này làm công tác tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ pháp lý, hỗ trợ quản lý chương trình, kế hoạch công tác cho ban lãnh đạo, hỗ trợ làm hồ sơ cho các dự án của công ty.

Xem thêm: Quản trị văn phòng là gì

4. Những khó khăn khi làm nhân viên văn phòng

4.1. Lương của nhân viên văn phòng thường không cao

Nhiều người vẫn tưởng rằng lương nhân viên văn phòng khá cao, nhưng thật ra họ chỉ nhận được mức lương cứng cố định. Nếu nhân viên ở các bộ phận khác được hưởng thêm các khoản trợ cấp, hoa hồng, thưởng doanh số hay đạt chỉ tiêu, thì lương của nhân viên văn phòng vẫn vậy. Nên cho dù lương cứng của nhân viên văn phòng cao hơn các ngành nghề, bộ phận khác thì tổng thu nhập hàng tháng vẫn thường thấp hơn rất nhiều.

Lương của nhân viên văn phòng chỉ cao khi bạn thật sự giỏi và có năng lực và còn phụ thuộc vào khối lượng công việc được giao.

4.2. Chịu áp lực lớn trong công việc

Nhân viên văn phòng luôn gặp phải những khó khăn và chịu áp lực vô cùng lớn trong công việc. Họ có thời gian làm việc cố định, thường xuyên phải gặp, làm việc, trao đổi với sếp và ban lãnh đạo công ty, đối diện với những sự khó tính, nghiêm khắc từ họ, luôn phải dè chừng khi làm việc cá nhân, gò bó theo khuôn khổ và giữ hình tượng.

Bên cạnh đó, việc phải tiếp xúc với công việc và máy tính hàng ngày, thêm vào đó, thời gian nghỉ ngơi tương đối ít cũng sẽ tạo ra những áp lực, mệt mỏi cho nhân viên văn phòng.

4.3. Ảnh hưởng đến sức khỏe

Theo nghiên cứu chỉ ra rằng, một người nếu ngồi hơn 8 tiếng một ngày rất dễ gây ra các bệnh nghiêm trọng như ung thư, ảnh hưởng đến xương khớp, béo phì, các bệnh về tim mạch, thoái hóa đốt sống cổ/ thắt lưng,... Việc ngồi nhiều, ngồi không đúng tư thế sẽ khiến bạn dễ bị đau vai, gáy, đau đầu, chóng mặt và đặc biệt là ảnh hưởng về mắt khi phải tiếp xúc với máy tính và các thiết bị điện tử quá nhiều.

Khó khăn khi làm nhân viên văn phòng

Nhân viên văn phòng làm việc trong một môi trường chật hẹp, bức bối và quá nhiều người cũng gây thiếu oxy và sẽ dẫn đến buồn ngủ, ảnh hưởng đến chất lượng công việc.

Chính vì vậy, trong quá trình làm việc, nhân viên văn phòng hãy tranh thủ thời gian để có thể vận động, tránh tình trạng ngồi suốt thời gian làm việc, ảnh hưởng đến sức khỏe của mình.

Trang vàng việt nam

5. Sự khác biệt giữa nhân viên văn phòng và người làm việc tự do

Có một thời mà người người nhà nhà nhất định phải học và xin vào làm một nhân viên văn phòng, làm giờ hành chính thì mới yên tâm. Bởi lẽ từ xưa, người ta vẫn quan niệm rằng phải làm nhân viên văn phòng mới có tiếng nói, mới là giỏi. Họ không cần biết làm công việc gì, chỉ cần biết bạn có đi làm, đến công ty và ngồi, cuối tháng có một khoản tiền lương cố định, chỉ cần như vậy là yên ổn, bố mẹ, gia đình cũng tự hào và yên tâm.

Nhưng gần đây, những người trẻ tuổi họ bắt đầu thích tìm tòi, khám phá những thứ mới mẻ, thích làm việc tự do, không áp lực, không phải gò bó về thời gian, không cần gặp mặt các sếp, không cần đi lại đến công ty, không thức khuya, dậy sớm,... Nhưng thay vào đó, thu nhập của họ cũng không ổn định, tiền nhiều hay ít lại phụ thuộc vào bạn, làm nhiều hưởng nhiều và làm ít hưởng ít.

Thật ra, làm nhân viên văn phòng hay làm việc tự do đều có những ưu điểm và hạn chế riêng. Hãy cùng xem sự khác biệt đó là gì và tại sao lại có hai quan điểm như vậy nhé.

5.1. Thời gian

Những nhân viên văn phòng phải bó buộc thời gian cố định, hàng ngày sáng phải dậy sớm đi làm, chưa kể có những ngày gặp trục trặc nọ, khó khăn kia, đi làm muộn sẽ bị trừ lương, cảnh cáo, thậm chí vi phạm nhiều lần sẽ có thể bị cho thôi việc. Công việc của nhân viên văn phòng phải đủ theo thời gian quy định, không được về sớm nhưng nhiều lúc lại phải tăng ca cho hoàn thành công việc.

Tuy nhiên, những người làm việc tự do lại hoàn toàn khác. Họ có thể thoải mái ngủ theo khung giờ phù hợp với họ. Nếu nhân viên văn phòng vội vã rời khỏi giường lúc 6-7h sáng để đi làm thì những người làm tự do có thể tranh thủ ngủ thêm và bắt đầu công việc tại nhà vào 8-9h tùy theo khối lượng công việc.

5.2. Trang phục

Một nhân viên văn phòng khi đến công ty luôn luôn phải chỉnh chu về trang phục, ngoại hình. Vẫn luôn luôn là mô tuýp sơ mi công sở kèm quần âu, zuýp ôm hay giày cao gót, đầu tóc phải gọn gàng, trang điểm tươi tắn trước khi đến công ty.

Nhưng ngược lại, sẽ chẳng có gì kỳ lạ khi nhân viên tự do có thể thoải mái diện bộ quần áo ngủ ở nhà, đầu tóc rối xù hay thậm chí cuốn đầy những mớ lô trên đầu để làm việc mà chẳng sợ có ai phải nhòm ngó hay trách móc.

5.3. Đường đi làm

Đường đi làm của nhân viên văn phòng luôn luôn là những cơn ác mộng lớn với những khói bụi trắng xóa, đặc biệt là cạnh kẹt xe, tắc đường khắp nơi và nỗi sợ mang tên “muộn giờ làm”.

Trong khi đó, người làm việc tự do lại có thể thỏa sức ung dung, không cần lo sợ vì tuyến đường đi làm của họ chỉ vỏn vẹn vài bước chân trong một ngôi nhà.

Sự khác biệt giữa nhân viên văn phòng và người làm việc tự do

5.4. Không gian làm việc

Nếu không gian làm việc của nhân viên văn phòng luôn luôn phải ngăn nắp, sạch sẽ và nghiêm túc bao nhiêu thì không gian làm việc xủa người tự do lại thoải mái bấy nhiêu. Họ có thể thoải mái để đủ thứ trên bàn làm việc, đồ ăn thức uống tràn lan, họ có thể ăn khi đói, uống khi khát mà không phải dè chừng, sợ ai soi mói, bắt phạt.

Nhân viên văn phòng luôn làm việc trong môi trường rất nhiều người, không gian đôi khi rất chật hẹp, gò bó, không được tự do đi lại nhiều hay thi thoảng làm chút việc cá nhân. Nhưng những người làm việc tự do lại khác, họ có cả một căn phòng, căn nhà của riêng mình, họ có thể thoải mái đi lại khắp nơi mà không sợ ai nhắc nhở, họ làm bất cứ việc gì họ thích mà không ai trách phạt.

5.5. Bữa trưa

Bữa trưa của nhân viên văn phòng có lẽ là khoảng thời gian tuyệt vời nhất để họ có thể nghỉ ngơi, xả stress, tán gẫu bên đồng nghiệp sau những giờ làm việc căng thẳng.

Tuy nhiên, với những người làm việc tự do thì bữa trưa tại nhà lại vô cùng đơn giản, nhanh chóng, qua loa, thậm chí là không có bởi chủ nhân của chúng vẫn đang hăng say làm việc. Những người làm việc tại nhà thì ăn không cần đúng giờ giấc, họ có thể ăn bất cứ lúc nào họ thích. Thế nhưng, việc ăn uống không đúng giờ như vậy sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến sức khỏe của họ.

Xem thêm: Đơn xin việc nhân viên văn phòng

5.6. Thời tiết

Nắng to hay mưa lớn đều là nỗi ác mộng của mỗi người mỗi khi ra đường, đặc biệt là nhân viên văn phòng. Thời tiết dù nắng, mưa, giông bão thì vẫn phải đi làm và đến đúng giờ.

Còn những người làm việc tự do thì khác. Nắng to hay mưa lớn cũng không tới đầu, họ chỉ cần ung dung ở nhà và chẳng cần quan tâm điều gì.

5.7. Khi muốn thay đổi công việc

Các nhân viên văn phòng thường phải đắn đo khá lâu mới đưa ra được quyết định có nên nghỉ hay làm tiếp. Thậm chí khi xin nghỉ, họ cũng phải tiếp tục chờ và làm việc thêm 1-2 tháng mới được phép nghỉ theo yêu cầu hợp đồng của công ty.

Những người làm việc tự do thì lại dễ dàng hơn, hoàn thành công việc là họ có thể dừng lại hoặc thậm chí học có thể một lúc làm 2-3 công việc mà không ảnh hưởng gì.

Tóm lại, mỗi công việc đều có đặc thù riêng và nhân viên văn phòng cũng vậy. Để lựa chọn có nên làm nghề này hay không bạn cần phải nắm hết những thông tin cần thiết về nhân viên văn phòng để có thể đưa ra được quyết định đúng đắn nhất cho bản thân và định hướng cho tương lai.

Tạo cv ngay

Tham gia bình luận ngay!

captcha
Chưa có bình luận nào
x