Tổng hợp trọn bộ thông tin mô tả công việc nhân viên nhân sự

25/12/2020

Bản mô tả công việc nhân viên nhân sự sẽ giúp bạn tăng tỷ lệ thu hút ứng viên trong JD công việc tuyển dụng của mình. Đọc bài viết dưới đây để cập nhật thông tin về nhân viên nhân sự từ A đến Z cho bạn nhé!

1. Mô tả công việc nhân viên nhân sự từ A đến Z bạn nên biết

Các nhân viên nhân viên nhân sự sẽ quản lý, điều phối và giám sát một nhóm cấp dưới cung cấp các chức năng hỗ trợ quản trị cho một tổ chức. Điều này đòi hỏi nhiều trách nhiệm, chẳng hạn như hỗ trợ trong quá trình chuẩn bị ngân sách, kiểm soát các khoản thu và chi ngân sách, đề xuất các yêu cầu về không gian và thiết bị. Ngoài việc cung cấp sự giám sát trực tiếp bao gồm tiến hành đánh giá hiệu suất, người đương nhiệm sẽ phải tư vấn về các vấn đề hành chính cho quản lý cấp cao, thực hiện các nhiệm vụ đặc biệt cho nhân viên cấp cao, xác định các lĩnh vực vấn đề, xác định giải pháp và thực hiện các thay đổi.

Mô tả công việc nhân viên nhân sự từ A đến Z bạn nên biết
Mô tả công việc nhân viên nhân sự từ A đến Z bạn nên biết

Ở cấp độ này cần phải có phán quyết độc lập, giải thích và áp dụng nhiều quy định, quy chế và chính sách.  Là một phần của vai trò giám sát và quản lý hành chính, kiến ​​thức và khả năng của nhân viên sẽ mở rộng để phát triển các phương pháp và thủ tục làm việc, đồng thời sửa đổi các thủ tục hiện có để phù hợp với môi trường luôn thay đổi.

Theo sự ủy quyền của giám đốc, nhân viên hành chính sẽ có toàn bộ trách nhiệm điều hành hàng ngày các công việc mà họ được giao. Các nhân viên hành chính chịu sự điều chỉnh của các chính sách của huyện và có trách nhiệm thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến chức trách được phân công.

1.1. Thực hiện nhiệm vụ tuyển dụng và các nhiệm vụ hành chính

- Lập kế hoạch cải tiến chương trình nhân viên nhân sự chịu trách nhiệm thực hiện các cải tiến đó.

- Tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp.

- Đánh giá chương trình đó thường xuyên.

- Đề xuất với giám đốc ngân sách, chương trình, nhân sự và những thay đổi khác sẽ nâng cao chương trình.

- Tư vấn cho tổng giám đốc về tác động của các chính sách được đề xuất hoặc các hành động hành chính khác đối với chương trình mà nhân viên nhân sự chịu trách nhiệm.

- Đánh giá kết quả hoạt động của những nhân viên báo cáo trực tiếp cho nhân viên nhân sự ấy.

- Hỗ trợ cấp dưới cải thiện hiệu suất của họ.

- Thúc đẩy mối quan hệ làm việc hiệu quả với học sinh, nhân viên và khách hàng quen của học khu. Giám đốc sẽ xác định trách nhiệm cụ thể của các nhân viên hành chính thông qua một bản mô tả công việc bằng văn bản.

Thực hiện nhiệm vụ tuyển dụng và các nhiệm vụ hành chính
Thực hiện nhiệm vụ tuyển dụng và các nhiệm vụ hành chính

- Làm việc hợp tác, như một phần của nhóm để cung cấp hỗ trợ hành chính và thư ký hiệu quả và hiệu quả cho các nhân viên thuộc các nhóm giám đốc chuyên môn có thể không làm việc tại một văn phòng.

 - Chủ động liên lạc với các đồng nghiệp để cung cấp các dịch vụ liên tục và nhất quán, hợp lý hóa các hoạt động, cung cấp dịch vụ chéo và giúp ngăn chặn khối lượng công việc cao nhất.

- Phát triển kiến ​​thức, kỹ năng và chuyên môn chi tiết trong ít nhất các lĩnh vực dịch vụ phức tạp, được chỉ định để cho phép ban giám đốc đáp ứng các yêu cầu luật định và đáp ứng các nhu cầu ưu tiên của địa phương

- Người giữ bài đăng này có trách nhiệm đảm bảo rằng tất cả các chính sách bảo vệ quyền lợi của người lao động trong doanh nghiệp.

1.2. Thực hiện các nhiệm vụ hỗ trợ văn phòng

Nhân viên nhân sự có trách nhiệm quan trọng trong việc hỗ trợ văn phòng, hoạt động hành chính, chuẩn bị thủ tục họp, … Cụ thể mô tả công việc hỗ trợ văn phòng của họ đó là:

- Thực hiện các nhiệm vụ hỗ trợ tinh thần bao gồm các yêu cầu mà có thể có tính chất cảm xúc, đau khổ và phức tạp; đánh giá tính chất và mức độ khẩn cấp của cuộc gọi và phản hồi hoặc giới thiệu đến các quản lý cấp cao ví dụ: người giao nhiệm vụ, người quản lý) nếu thích hợp.

Thực hiện các nhiệm vụ hỗ trợ văn phòng
Thực hiện các nhiệm vụ hỗ trợ văn phòng

- Xử lý và phản hồi kịp thời các thông tin liên lạc đến (bưu điện, điện thoại, fax, email, mặt đối mặt), lấy tin nhắn chính xác, sao chép và phân phối thông tin khi cần thiết.

- Tra cứu thông tin để trả lời các truy vấn phức tạp, bao gồm cả các yêu cầu thông tin thống kê từ khách hàng nội bộ và bên ngoài. Điều này có thể liên quan đến việc sử dụng internet/ mạng nội bộ cũng như các hệ thống nội bộ.

- Tạo ra nhiều loại tài liệu bao gồm thư/ email và bản trình bày theo tiêu chuẩn tốt trước thời hạn yêu cầu.

- Thu thập, xử lý và nhập dữ liệu vào hệ thống quản lý thông tin và cơ sở dữ liệu của Hội đồng Quận (ví dụ: Framework-I, One, Swift, SAP) đảm bảo tính chính xác và bảo mật của dữ liệu cũng như tuân thủ các yêu cầu luật định.

- Sử dụng các hệ thống nộp hồ sơ điện tử và thủ công liên quan đến an ninh và bí mật.

- Các công ty con, hệ thống đặt lịch hẹn, lập lịch trình và sắp xếp các cuộc họp bao gồm quản lý hệ thống chuyển tiếp hàng ngày.

- Tổ chức các cuộc họp và các sự kiện theo luật định (ví dụ như Hội thảo và Hội nghị tình huống), đảm bảo rằng các cuộc hẹn được lên kế hoạch thực tế liên quan đến thời gian và địa điểm; địa điểm, dịch vụ ăn uống và các nguồn lực được đặt trước một cách thích hợp; và chuẩn bị tài liệu để hỗ trợ sự kiện.

Tổ chức các cuộc họp và các sự kiện
Tổ chức các cuộc họp và các sự kiện

- Duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ để ghi lại và giám sát các quá trình dịch vụ và cung cấp báo cáo tóm tắt thường xuyên cho Nhân viên vận hành và Người quản lý để đảm bảo rằng các cập nhật và đánh giá liên quan diễn ra kịp thời.

- Phát triển và duy trì thông tin cập nhật về dịch vụ bao gồm trên mạng nội bộ, internet, văn phòng phẩm và các ấn phẩm nội bộ và bên ngoài.

- Thực hiện các công việc văn thư và hành chính chung để hỗ trợ dịch vụ theo yêu cầu (ví dụ: quy trình đăng bài, sao chụp, quét).

1.3. Thực hiện các nhiệm vụ hỗ trợ tài chính

Ngoài các nhiệm hành chính cần thực hiện, nhân viên nhân sự còn giải quyết một số vấn đề tài chính cơ bản, ví dụ như cấp kinh phí hóa đơn, ứng tiền, … nổi bật trong số đó là các nhiệm vụ sau:

- Xử lý các nhiệm vụ tài chính trong nhóm bao gồm mua sắm điện tử, nhận hàng hóa.

Thực hiện các nhiệm vụ hỗ trợ tài chính
Thực hiện các nhiệm vụ hỗ trợ tài chính

- Điều tra các biến thể và thực hiện nghiên cứu để cung cấp thông tin thống kê và ngân sách bằng cách sử dụng các hệ thống có sẵn.

- Trợ cấp, thanh toán và giao dịch của nhà quản lý (ví dụ: mẫu đơn yêu cầu của nhân viên, giấy bảo lãnh đi du lịch).

- Lãnh đạo và Làm việc theo nhóm: trở thành một thành viên trong nhóm hiệu quả bằng cách.

- Hỗ trợ việc tuyển dụng, giới thiệu, giám sát và học hỏi những người khác như cần thiết.

- Bao che cho đồng nghiệp trong thời gian nghỉ phép hàng năm và vắng mặt tại văn phòng.

- Áp dụng kiến ​​thức của bạn và phản hồi từ những người khác để góp phần cải thiện dịch vụ.

-Tham gia và tham gia các cuộc họp theo yêu cầu để hỗ trợ các nhu cầu của dịch vụ, bao gồm cả việc đảm nhận vai trò dẫn dắt các quy trình dịch vụ, hệ thống hoặc khu vực phát triển

- Thực hiện các nhiệm vụ khác có thể được yêu cầu một cách hợp lý đối với bạn tương ứng với cấp lớp của bạn và theo yêu cầu để hỗ trợ doanh nghiệp bao gồm duy trì tính liên tục của doanh nghiệp và trong các trường hợp khẩn cấp dân sự.

- Hoạt động với tư cách là nhà quản lý cấp cao cho các hệ thống quản lý thông tin và cơ sở dữ liệu của Hội đồng Quận (ví dụ: Framework-I, One, Swift, SAP) tức là cung cấp đào tạo và hỗ trợ, phát triển kiến ​​thức chuyên sâu không chỉ liên quan đến chức năng của đội riêng, hỗ trợ phát triển hệ thống và triển khai

- Tuân thủ các trách nhiệm cá nhân về sức khỏe và an toàn tại nơi làm việc bao gồm hành động để giảm thiểu rủi ro cho bản thân và những người khác và góp phần duy trì một môi trường làm việc lành mạnh và an toàn

- Hỗ trợ Quản trị viên Cấp cao và Quản lý trong việc đảm bảo sức khỏe, sự an toàn và phúc lợi của nhân viên và du khách.

Tuân thủ các trách nhiệm
Tuân thủ các trách nhiệm

- Đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ và dịch vụ được cung cấp theo các tiêu chuẩn, chính sách và thủ tục của chính phủ.

- Tìm hiểu hoạt động kinh doanh cốt lõi của văn phòng / giám đốc và đóng góp vào sự phát triển của văn phòng/ giám đốc

- Phát triển các kỹ năng và kiến ​​thức cần thiết để có thể linh hoạt hỗ trợ sự phát triển của Ban Giám đốc và tổ chức rộng lớn hơn.

Mẫu thư xin việc

1.4. Một số nhiệm vụ khác

Ngoài các nhiệm vụ trên, nhân viên nhân sự còn thực hiện một số nhiệm vụ khác trong quá trình làm việc của mình như:

- Sử dụng kiến ​​thức chuyên môn bao gồm kiến ​​thức về các cơ quan và đối tác bên ngoài để trả lời các thắc mắc và yêu cầu thông tin của khách hàng và đồng nghiệp bằng cách sử dụng kiến ​​thức chuyên môn về lĩnh vực dịch vụ của bạn

- Lập hồ sơ bằng văn bản về các cuộc họp phức tạp và xúc động đảm bảo các điểm chính được rút gọn chính xác theo tiêu chuẩn cao về độ chính xác và cách trình bày, đồng thời các giấy tờ đã được phê duyệt được phân phối đến thời hạn đã định.

Một số nhiệm vụ khác
Một số nhiệm vụ khác

- Thực hiện các cuộc tìm kiếm của chuyên gia về quản lý thông tin và các hệ thống khác để cung cấp thông tin thống kê chi tiết và tạo tệp khách hàng điện tử (hoặc thủ công nếu thích hợp)

Bản chất của mô tả công việc này sẽ đòi hỏi sự linh hoạt để đáp ứng các nhu cầu công việc khẩn cấp khi chúng phát sinh.  Điều này có thể đòi hỏi một số công việc ngoài giờ hành chính bình thường. Do đó, bản mô tả công việc không nhằm mục đích đầy đủ. Người giữ bài sẽ có thái độ linh hoạt đối với các nhiệm vụ có thể phải thay đổi sau khi thảo luận, tùy theo nhu cầu của Dịch vụ và phù hợp với hồ sơ chung của bài đăng.

Xem thêm: Tìm gia sư lớp 8

2. Yêu cầu tuyển dụng nhân viên nhân sự cần đáp ứng

Để ứng tuyển nhân viên nhân sự trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ bạn sẽ cần đáp ứng các yêu cầu tuyển dụng sau:

- Hai năm kinh nghiệm hành chính đã được chứng minh tốt nhất là trong một lĩnh vực dịch vụ chuyên môn.

- Trải nghiệm dịch vụ tuyến trước (khách/ điện thoại) đã được chứng minh

- Đã được chứng minh khả năng làm việc hiệu quả theo đúng thời hạn

- Có kinh nghiệm và sử dụng thường xuyên các ứng dụng Microsoft Office và Internet bao gồm Word, Excel, Outlook và PowerPoint, ít nhất là trình độ Trung cấp

- Kinh nghiệm nhập và truy xuất dữ liệu từ hệ thống hồ sơ dựa trên CNTT-TT

- Nghiên cứu, truy xuất và đối chiếu thông tin bằng hệ thống dựa trên internet web.

- Khả năng giao tiếp các vấn đề phức tạp một cách hiệu quả qua điện thoại, bằng văn bản, e-mail và gặp trực tiếp

- Khả năng xử lý các tình huống thách thức và đôi khi là tình cảm và khách hàng 

- Cách tiếp cận công việc có phương pháp và có tổ chức, chú ý đến từng chi tiết

- Khả năng làm việc bình tĩnh dưới áp lực, ưu tiên các nhu cầu cạnh tranh một cách hiệu quả.

Bí quyết: Tìm việc làm nhân sự nhanh chóng và ưng ý nhất

Yêu cầu tuyển dụng nhân viên nhân sự cần đáp ứng
Yêu cầu tuyển dụng nhân viên nhân sự cần đáp ứng

- Sáng kiến, linh hoạt và khả năng xử lý thay đổi

- Khả năng đưa ra các bản tóm tắt chính xác về các cuộc họp, sự kiện và cuộc trò chuyện 

- Có khả năng đi làm thường xuyên và đúng giờ

- Sử dụng Microsoft Publisher và PowerPoint

- Kinh nghiệm xử lý các yêu cầu và giao dịch tài chính

- Kinh nghiệm giám sát

- Kinh nghiệm sử dụng các quy trình tư vấn để cải thiện các thủ tục và dịch vụ

- Kỹ năng giải quyết vấn đề tốt và khả năng sử dụng sáng kiến

- Kỹ năng gây ảnh hưởng và đàm phán tốt với khả năng thu hút người khác một cách tích cực và đảm bảo cam kết và thời gian

Trên đây là trọn bộ mô tả công việc nhân viên nhân sự từ A đến Z cho bạn. Hy vọng rằng, thông qua bài viết này bạn đã nắm trọn vẹn các thông tin hữu ích nhất cho mình.

Mô tả công việc trưởng phòng nhân sự - HR Manager làm gì?

Công việc của trưởng phòng nhân sự là gì? Mô tả công việc trưởng phòng nhân sự chi tiết ra sao? Cùng tìm hiểu về nhiệm vụ của trưởng phòng nhân sự qua bài viết dưới đây nhé!

Mô tả công việc trưởng phòng nhân sự

Tham gia bình luận ngay!

captcha
Chưa có bình luận nào