Máy chấm công thẻ giấy và thông tin về cách sử dụng hiệu quả nhất

19/04/2021

Máy chấm công thẻ giấy là dòng máy xuất hiện khá lâu trên thị trường nhưng cho tới nay nó vẫn được ưu tiên sử dụng với nhiều doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Vì sao nó lại được các nhà kinh doanh tin dùng đến vậy? Hãy dành chút thời gian để đi sâu hơn tìm hiểu về vấn đề này bằng cách tham khảo những chia sẻ bên dưới nhé!

1. Những vấn đề xoay quanh máy chấm công thẻ giấy

Không biết là doanh nghiệp bạn hiện tại đang sử dụng máy chấm công gì, loại nào và nó có tiện lợi hay không, tuy nhiên timviec365.com.vn vẫn muốn chia sẻ cho bạn một số thông tin cơ bản về máy chấm công thẻ giấy. Có thể sẽ có lúc bạn cần sử dụng đến nó, vậy nên những kiến thức này cũng khá là hữu ích, hãy ghi nhớ nó nhé.

1.1. Máy chấm công thẻ giấy là gì?

Máy chấm công thẻ giấy không giống như những dòng máy chấm công khác, đây là dòng máy chấm công cơ học, thẻ giấy chính là vật liệu chính để lưu các dữ liệu của người chấm công.

Theo đó, nhân viên nhân sự có nhiệm vụ theo dõi công của mọi người thì sẽ tiến hành đưa thẻ giấy vào máy sau đó in giờ ra, giờ vào để người lao động điền thông tin vào đó. Mỗi thẻ chấm công sẽ được chia sẵn thành các cột tương ứng với 3 ca làm việc như là sáng, chiều và làm ngoài giờ.

Máy chấm công thẻ giấy là gì?
Máy chấm công thẻ giấy là gì?

Dựa vào những thông tin hướng dẫn cụ thể trên thẻ giấy được in sẵn này, người lao động có thể chấm công cho cả tháng mà chỉ cần duy nhất 1 thẻ. 

Bên cạnh những doanh nghiệp lớn đang sử dụng những máy chấm công hiện đại hơn như máy chấm công bằng vân tay, máy chấm công nhận diện khuôn mặt,... thì vẫn còn nhiều doanh nghiệp có số lượng công nhân viên nhỏ vẫn ưu tiên sử dụng hình thức chấm công này.

Vậy bạn có biết máy chấm công thẻ giấy có mấy loại? Hãy tiếp tục theo dõi những thông tin dưới đây để hiểu rõ hơn về vấn đề này nhé.

Xem thêm: Việc làm hành chính

1.2. Những loại máy chấm công thẻ giấy phổ biến hiện nay

Hiện tại trên thị trường, dòng máy chấm công thẻ giấy được chia thành 2 loại đó là máy chấm công thẻ giấy in kim, loại thứ hai là máy chấm công thẻ giấy in búa. Trong đó:

Những loại máy chấm công thẻ giấy phổ biến hiện nay
Những loại máy chấm công thẻ giấy phổ biến hiện nay

- Loại máy chấm công thẻ giấy in kim: Đây là loại thẻ chấm công được áp dụng phương pháp in kim, nó thường được dùng với những thẻ mỏng và có lỗ khuyết.

- Loại máy chấm công thẻ giấy in búa: Không giống như máy chấm công thẻ giấy in kim, loại máy chấm công thẻ giấy in búa thường sử dụng những thẻ giấy dày và không có lỗ khuyết.

2. Doanh nghiệp có nên sử dụng máy chấm công thẻ giấy?

Số lượng doanh nghiệp sử dụng dòng máy chấm công là khá lớn, vậy những lý do nào khiến họ lại tin tưởng và sử dụng hình thức này đến vậy, chúng ta hãy cùng nhau đi tìm hiểu một số lý do hấp dẫn với nội dung bên dưới nhé.

2.1. Lý do khiến doanh nghiệp yêu thích hình thức chấm công bằng thẻ giấy

Một sự tiện lợi khi áp dụng hình thức chấm công bằng thẻ giấy là doanh nghiệp sẽ không phải thực hiện nhiều thao tác rườm rà mất thời gian như đăng ký dấu vân tay, kết nối với phần mềm chấm công,... Thay vào đó việc lắp đặt, cài đặt cũng như bảo trì loại máy chấm công thẻ giấy khá là đơn giản, ai cũng có thể thao tác được.

Có thể bạn chưa biết, tốc độ chấm công bằng máy chấm công thẻ giấy khá nhanh lại còn đơn giản. Các thông tin được in trên phiếu rõ ràng, đầy đủ đáp ứng được mọi vấn đề về giờ làm đối với người lao động khi thực hiện chấm công. Sử dụng hình thức chấm công này, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian, nhân lực đối với công đoạn này, đồng thời còn nâng cao hiệu quả làm việc.

So với các dòng máy chấm công hiện đại khác thì có lẽ máy chấm công thẻ giấy ưu thế hơn về khoản di chuyển. Với thiết kế nhỏ gọn, không cần lắp đặt mà vẫn có thể sử dụng cho nên bạn có thể di chuyển nó tới bất cứ đâu mà mình mong muốn và cảm thấy thuận tiện nhất. 

Lý do khiến doanh nghiệp yêu thích hình thức chấm công bằng thẻ giấy
Lý do khiến doanh nghiệp yêu thích hình thức chấm công bằng thẻ giấy

Máy chấm công thẻ giấy thường được đi kèm với nhiều tiện ích như là chuông thông báo giờ bắt đầu làm việc, giờ nghỉ. Có thể tự động cập nhật thời gian chính xác và hiển thị thời gian rõ ràng trên màn hình chấm công. Bên cạnh đó, người dùng sẽ không phải lo bị khoản gián đoạn bởi vì máy chấm công thẻ giấy được trang bị sạc pin dự phòng. Nhiều màu mực được sử dụng do đó bạn có thể dễ dàng phân biệt những chú ý trong thẻ chấm công của mình.

Một ưu điểm được đánh giá cao nhất ở máy chấm công thẻ giấy đó là giá thành thấp hơn rất nhiều so với những loại máy chấm công hiện đại khác, do vậy nó phù hợp với nhiều đối tượng sử dụng, nhất là đối với những doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Xem thêm: Máy chấm công x628

2.2. Hạn chế còn tồn tại ở máy chấm công thẻ giấy

Quá nhiều tính năng hoàn hảo ở máy chấm công thẻ giấy, vậy tại sao vẫn có rất nhiều doanh nghiệp không lựa chọn hình thức này? Hẳn là phải có nguyên do, hãy cùng tôi đi tìm hiểu sâu hơn về vấn đề này nhé.

Thứ nhất, sẽ bất tiện với người lao động bởi vì mỗi ngày họ sẽ phải ghi nhớ và đem theo thẻ chấm công bên người. Hơn nữa còn phải giữ gìn và bảo quản nó thật tốt để không bị hư hỏng hoặc rách nát nếu không việc chấm công sẽ không thể thực hiện.

Thứ hai, đối với doanh nghiệp, họ sẽ không kiểm soát chặt chẽ được giờ ra vào của người lao động bởi vì sẽ xảy ra việc chấm công hộ. Mà muốn hạn chế tình trạng này thì doanh nghiệp lại phải thuê thêm một người giám sát quá trình chấm công, gây tốn kém về chi phí.

Hạn chế còn tồn tại ở máy chấm công thẻ giấy
Hạn chế còn tồn tại ở máy chấm công thẻ giấy

Thứ ba, việc chấm công bằng thẻ giấy buộc người quản lý sẽ phải tổng hợp bằng tay mà đã làm thủ công thì sẽ xảy ra lỗi. Kết quả chấm công có thể sẽ để lại sai sót và tốn nhiều thời gian.

Dựa vào những ưu và nhược điểm vừa rồi, rõ ràng máy chấm công thẻ giấy sẽ phù hợp hơn với những doanh nghiệp, xí nghiệp, các đơn vị sản xuất, các công trường hay siêu thị,... có nhiều ca làm việc khác nhau, số lượng nhân viên thì không quá đông. Những doanh nghiệp mang quy mô lớn, thường làm việc chuyên ca hoặc làm việc trong thời gian hành chính thì chấm công bằng thẻ giấy không phải là giải pháp hữu hiệu.

mẫu thư xin việc

3. Cần lưu ý khi sử dụng máy chấm công thẻ giấy

Tuy không quá phức tạp và được đánh giá ở mức độ đơn giản tối đa thế nhưng khi sử dụng dòng máy chấm công thẻ giấy này thì người dùng vẫn cần phải nắm rõ kiến thức về cách vận hành. Đồng thời trong quá trình sử dụng sẽ gặp phải nhiều vấn đề phát sinh không mong muốn. Vậy những lưu ý sau đây có thể sẽ hữu ích đến bạn, hãy ghi nhớ chúng để lấy ra sử dụng mỗi khi cần nhé:

Cần lưu ý khi sử dụng máy chấm công thẻ giấy
Cần lưu ý khi sử dụng máy chấm công thẻ giấy

- Khi sử dụng đừng quên bất cứ thao tác nào trong hướng dẫn sử dụng của nhà sản xuất, nó có thể sẽ khiến bạn nhanh chóng gặp lỗi và ảnh hưởng tới tiến độ làm việc.

- Hạn chế để máy chấm công thẻ giấy tiếp xúc trực tiếp với ánh nắng mặt trời, nguồn nhiệt cao, khói bụi,... điều đó sẽ là nguyên nhân khiến cho máy móc hư hỏng và hoạt động không ổn định.

- Nguyên liệu là thẻ giấy cần phải bảo quản tốt, không để nhàu, không làm ướt hoặc làm rách để gây ảnh hưởng tới quá trình in thẻ chấm công.

- Ruy băng mực có thể bị hết bất cứ lúc nào, chính vì vậy hãy chú ý và thay mới khi phát hiện để không làm ảnh hưởng tới đầu in.

Cần lưu ý khi sử dụng máy chấm công thẻ giấy
Cần lưu ý khi sử dụng máy chấm công thẻ giấy

Việc sử dụng máy chấm công thẻ giấy hay các dòng máy chấm công khác là do sự lựa chọn của doanh nghiệp, là nhân viên nhân sự, bạn sẽ có trách nhiệm tìm hiểu những thông tin và cập nhật kiến thức về loại máy chấm công mà doanh nghiệp áp dụng. Hy vọng rằng với những thông tin này, bạn đọc sẽ hiểu rõ hơn về dòng máy chấm công này, đặc biệt biết những lưu ý cần thiết để sử dụng nó một cách hiệu quả hơn.

Cách lấy dấu vân tay trên máy chấm công

Bạn sẽ lấy dấu vân tay trên máy chấm công như thế nào khi doanh nghiệp của bạn đang sử dụng dòng máy chấm công bằng vân tay? Khám phá những chia sẻ của timviec365.com.vn sau đây để biết thêm chi tiết nhé.

Cách lấy dấu vân tay trên máy chấm công

Tham gia bình luận ngay!

captcha
Chưa có bình luận nào