Hướng dẫn viết mẫu thư mời nhận việc thu hút ứng viên tiềm năng

17/08/2021

Thư mời làm việc là một tài liệu chính thức mà nhà tuyển dụng gửi đến các ứng viên được lựa chọn thông qua quá trình phỏng vấn. Mẫu thư mời nhận việc có tính chất như là một văn bản chính thức từ phía nhà tuyển dụng, thông báo rằng ứng viên đã vượt qua vòng phỏng vấn và trở thành nhân viên của công ty. Thư mời nhận việc cũng cần được viết một cách khéo léo để ứng viên thấy được những cơ hội phát triển và mức đãi ngộ hấp dẫn của doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu cách viết mẫu thư mời nhận việc ngay nhé!

1. Hiểu đúng về thư mời nhận việc

Mọi doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ thì đều cần phải có nhân viên. Nhà tuyển dụng sẽ thông qua những cuộc phỏng vấn, lựa chọn ra những ứng viên tiềm năng và gửi mẫu thư mời nhận việc đến hộp thư của họ.

Thư mời nhận việc gửi cho ứng viên
Thư mời nhận việc gửi cho ứng viên

Nếu bạn là người chịu trách nhiệm biên soạn và gửi thư mời nhận việc cho ứng viên bạn sẽ làm thế nào? Thư mời nhận việc viết như thế nào để thuyết phục ứng viên đến nhận việc?

Tuy nhiên, trước khi tìm hiểu cách viết thư mời nhận việc, bạn cần hiểu đúng về bản chất của loại văn bản này.

1.1. Thư mời nhận việc là gì?

Thư mời nhận việc (Employment Offer Letter) là một văn bản chính thức và có giá trị pháp lý được công ty hoặc doanh nghiệp gửi đến cho những ứng viên đủ điều kiện vượt qua vòng phỏng vấn. Thư mời nhận việc còn được gọi là thư thông báo trúng tuyển, trong đó mục đích chủ yếu là thông báo rằng ứng viên đã vượt qua vòng phỏng vấn và mời họ đến làm việc, trở thành nhân viên chính quy thuộc biên chế của công ty.

Trên thực tế thì không phải thư mời nhận việc nào cũng đạt được mục đích và hiệu quả của nó. Thư mời nhận việc không phải là một bản hợp đồng. Ứng viên vẫn có thể từ chối thư mời nhận việc nếu như đã nhận được một lời đề nghị hấp dẫn hơn từ một công ty khác, hoặc vì một lý do cá nhân nào đó. Bởi vậy những nội dung trong thư mời nhận việc cũng là một thử thách đối với nhà tuyển dụng nếu như không muốn ứng viên tiềm năng của mình bị một công ty khác “nẫng tay trên”.

Thư mời nhận việc là văn bản chính thức từ phía doanh nghiệp
Thư mời nhận việc là văn bản chính thức từ phía doanh nghiệp

1.2. Vai trò của thư mời nhận việc

Thư mời nhận việc là sự tiếp xúc đầu tiên của nhà tuyển dụng và ứng viên sau khi quá trình phỏng vấn kết thúc. Bởi vậy ấn tượng trong thư mời nhận việc là rất quan trọng.

1.2.1. Đối với nhà tuyển dụng

Đối với nhà tuyển dụng, thư mời nhận việc giúp họ tranh thủ gây ấn tượng với ứng viên về thái độ làm việc cũng như những điều kiện hấp dẫn từ phía doanh nghiệp. Không có điều gì đảm bảo sau khi vượt qua vòng phỏng vấn chắc chắn ứng viên sẽ “đầu quân” cho doanh nghiệp. Các ứng viên thường sẽ tham gia phỏng vấn ở nhiều hơn một công ty và nếu có tài năng họ sẽ có thể nhận được nhiều hơn một chiếc thư mời nhận việc.

Bằng một thư mời nhận việc chuyên nghiệp, bày tỏ được mong muốn mời ứng viên về làm việc tại doanh nghiệp và đưa ra những điều kiện hấp dẫn về mức thu nhập, đãi ngộ, môi trường làm việc, cơ hội thăng tiến… nhà tuyển dụng có thể “giữ chân” những ứng viên những ứng viên tiềm năng trước khi những doanh nghiệp khác vào cuộc. Quyền lựa chọn là ở các ứng viên nhưng nhà tuyển dụng hoàn toàn có thể tác động đến quyết định của họ bằng thư mời nhận việc.

1.2.2. Đối với ứng viên

Chắc hẳn bạn sẽ không đi phỏng vấn ở duy nhất một công ty, bởi nhiều công ty hơn thì xác suất tìm được một công việc ưng ý sẽ càng cao hơn và bạn có quyền lựa chọn “bến đỗ” phù hợp hơn với bản thân.

Thư mời nhận việc cung cấp những thông tin ứng viên cần biết
Thư mời nhận việc cung cấp những thông tin ứng viên cần biết

Thông qua thư mời nhận việc bạn sẽ tham khảo được những thông tin chính xác về nội dung và yêu cầu của công việc, môi trường làm việc, chế độ đãi ngộ, thưởng phạt và mức thu nhập ban đầu. Đây đều là những điều ứng viên cần phải quan tâm đến trước khi quyết định “đầu quân” cho một doanh nghiệp nào đó.

Bạn cũng có thể đánh giá được phần nào về cách thức làm việc và môi trường làm việc của một doanh nghiệp thông qua hình thức thư mời nhận việc.

1.3. Bố cục của thư mời nhận việc

Thư mời nhận việc thể hiện thái độ và cách làm việc của doanh nghiệp, vì vậy những nội dung trong thư phải được cung cấp đầy đủ và sắp xếp hợp lý.

Thông thường một bức thư mời nhận việc tiêu chuẩn được gửi qua email sẽ bao gồm những nội dung sau đây:

- Tiêu đề của email

Người biên soạn và gửi thư mời nhận việc nên thể hiện sự chuyên nghiệp ngay từ cách đặt tiêu đề email. Tiêu đề email thường ngắn gọn và chỉ chứa những thông tin cần thiết theo cú pháp gợi ý như sau:

[Tên doanh nghiệp] – [Thư mời nhận việc]

Ví dụ:

“Công ty Cổ phần truyền thông và đào tạo nguồn nhân lực ABC – Thư mời nhận việc”

- Thông tin liên hệ của ứng viên

Người biên soạn cần cung cấp thông tin liên hệ của ứng viên nhằm thể hiện sự tôn trọng đối với họ, đồng thời cũng giúp xác nhận rằng thư mời nhận việc đã được gửi đến đúng địa chỉ.

Bố cục của thư mời nhận việc
Bố cục của thư mời nhận việc

- Lời chúc mừng và lời mời nhận việc

Đưa ra một lời chúc mừng kèm với một lời mời nhận việc sẽ khiến cho bầu không khí giữa hai bên trở nên thân thiện hơn.

Ví dụ:

“Đầu tiên, chúng tôi xin cảm ơn bạn đã dành thời gian quan tâm và ứng tuyển vào vị trí Sales Admin của Công ty Cổ phần truyền thông và đào tạo nguồn nhân lực ABC.

Qua thời gian gặp gỡ và trao đổi, chúng tôi rất ấn tượng với chuyên môn, kinh nghiệm làm việc và những gì bạn đã thể hiện. Chính vì vậy, bằng email này chúng tôi trân trọng mời bạn vào làm việc tại công ty với vị trí Sales Admin.”

- Thông tin cụ thể và chính xác về thời gian bắt đầu làm việc, mức lương, nội dung công việc, chế độ đãi ngộ…

- Yêu cầu ứng viên xác nhận lại email và bày tỏ thái độ sẵn sàng giải đáp các thắc mắc của ứng viên nếu có

- Lời cảm ơn ứng viên và thiện chí hợp tác

- Họ tên và chữ ký của người phụ trách công tác tuyển dụng

Như vậy là bố cục cơ bản của một bức thư mời nhận việc đã được hoàn thành. Nội dung của thư mời nhận việc có thể được điều chỉnh linh hoạt tùy vào ngành nghề và cách thức làm việc của mỗi doanh nghiệp.

2. Những lưu ý khi viết thư mời nhận việc

Một bức thư mời nhận việc chuyên nghiệp phải đảm bảo bảo có đầy đủ những nội dung cần thiết và được phân chia bố cục hợp lý.

Thư mời nhận việc là văn bản có tính chất đặc biệt quan trọng và được sử dụng cho sự giao tiếp chính thức đầu tiên giữa doanh nghiệp và ứng viên đi phỏng vấn.

Những lưu ý khi viết thư mời nhận việc
Những lưu ý khi viết thư mời nhận việc

Chưa bàn đến vấn đề mỗi doanh nghiệp nên tạo đặc trưng khác biệt so với các doanh nghiệp khác, trước tiên mẫu thư mời nhận việc của doanh nghiệp phải đáp ứng được những tiêu chuẩn chung cơ bản nhất. Việc tuân thủ những tiêu chuẩn chung sẽ giúp nâng cao tính chuyên nghiệp cho quy trình tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp cũng như tăng lên mức độ tin cậy nhằm thuyết phục ứng viên lựa chọn doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nên lưu ý những tiêu chí sau đây để biên soạn mẫu thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp và có sức thuyết phục nhất đối với ứng viên.

2.1. Cung cấp đầy đủ thông tin

Đây là yêu cầu cơ bản nhất của một bức thư mời nhận việc. Thư mời nhận việc phải chứa đựng trong đó những thông tin cơ bản nhất mà người ứng viên quan tâm như: vị trí công việc, chế độ đãi ngộ, chế độ lương thưởng, thời gian làm việc.

Ngoài ra trong thư mời nhận việc cũng cần đề cập đến những nội dung nâng cao hơn như quy định về việc tăng lương cơ bản, lộ trình phát triển cho nhân viên xuất sắc… Một số nhà tuyển dụng còn cẩn thận đính kèm theo bản demo hợp đồng để ứng viên có cơ sở cân nhắc và so sánh với những doanh nghiệp khác nếu còn đang phân vân.

2.2. Thông tin và thông điệp rõ ràng

Một điều cũng quan trọng không kém đó là những thông tin trong thư mời tuyển dụng phải được diễn đạt rõ ràng và dễ hiểu, tránh thiếu sót thông tin hay sử dụng những cách diễn đạt “mập mờ”, nhiều nghĩa. Việc đưa ra những thông tin không rõ ràng sẽ làm mất thêm thời gian trao đổi qua lại giữa hai bên. Đồng thời ấn tượng về nhà tuyển dụng trong mắt ứng viên cũng sẽ không được tốt. Chẳng có ứng viên nào muốn làm việc cho một doanh nghiệp thiếu đi sự minh bạch và chuyên nghiệp cả.

2.3. Hình thức chuyên nghiệp

Trước tiên, thư mời nhận việc nên được gửi đến ứng viên qua email. Sau đó, doanh nghiệp nên gọi điện thoại cho ứng viên và thông báo về việc đã gửi thư mời nhận việc.

Hình thức thư mời nhận việc chuyên nghiệp
Hình thức thư mời nhận việc chuyên nghiệp

Thư mời nhận việc nên được trình bày áp dụng những quy chuẩn của một văn bản thư tín thương mại. Người biên soạn nên chia nội dung thư thành nhiều đoạn với bố cục hợp lý và có sự phân chia rõ ràng giữa các phần nội dung. Đồng thời các yếu tố về font chữ, cỡ chữ… cũng cần được quan tâm.

2.4. Văn phong, ngôn từ chuẩn mực

Thư mời nhận việc cần được viết theo văn phong chuyên nghiệp và lịch sự. Bên cạnh đó từng câu chữ được sử dụng trong thư cũng phải được lựa chọn kỹ càng và đảm bảo đúng chuẩn mực. Thư mời nhận việc đại diện cho bộ mặt của doanh nghiệp vì vậy hãy chăm chút thật kỹ từng chi tiết nhỏ trong thư.

Trên đây là những chia sẻ về vai trò và tầm quan trọng của mẫu thư mời nhận việc, cũng như những nội dung cơ bản cần có trong một bức thư mời nhận việc. Bạn hãy tham khảo kỹ những chú ý khi viết thư để có thể nắm rõ cách biên soạn một “tấm vé” chiêu mộ những nhân viên mới tài năng cho doanh nghiệp nhé.

Thư từ chối công việc bằng tiếng Anh

Bạn tham gia phỏng vấn cho vị trí công việc nào đó trong một công ty nước ngoài. Nhà tuyển dụng rất ấn tượng với chuyên môn và kinh nghiệm của bạn, vì vậy đã mời bạn phỏng vấn. Tuy nhiên vì một vài lý do nào đó mà bạn không muốn nhận việc tại công ty. Khi đó, để giữ phép lịch sự bạn nên gửi cho nhà tuyển dụng thư từ chối công việc bằng tiếng Anh. Cùng tìm hiểu cách viết loại văn bản này trong bài viết sau đây nhé!

Thư từ chối công việc bằng tiếng Anh

Tham gia bình luận ngay!

captcha
Chưa có bình luận nào