Bỏ túi 6 kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công, ấn tượng

25/01/2021

Tổ chức sự kiện ấn tượng đối với những người trong nghề là chuyện không khó, nhưng đối với những người chưa có nhiều kinh nghiệm thì việc tổ chức một sự kiện ấn tượng không hề đơn giản. Để giúp bạn ghi điểm ở những lần tổ chức sự kiện cho công ty những dịp đặc biệt thì bài viết sau đây sẽ giúp bạn có được kinh nghiệm tổ chức sự kiện. Hãy cùng tìm hiểu nội dung bài viết sau.

1. Tổng hợp 6 kinh nghiệm tổ chức sự kiện

Nếu bạn đang tìm kiếm những thông tin và kinh nghiệm để chuẩn bị cho những sự kiện của công ty, thì nội dung sau đây bạn không nên bỏ qua. Với 5 kinh nghiệm tổ chức sự kiện sau đây sẽ giúp bạn tổ chức sự kiện thành công, ấn tượng và ghi điểm với sếp.

1.1. Lựa chọn mục tiêu sự kiện, làm rõ một số thông tin

Mỗi sự kiện đều có một mục tiêu và mục đích khác nhau vậy nên để sự kiện thành công thì việc đầu tiên bạn cần phải làm đó chính là làm rõ mục đích của sự kiện, mục tiêu đối tượng khách hàng. Khi đã làm rõ được thông tin này thì bạn mới có được những kế hoạch tiếp theo.

Lựa chọn mục tiêu sự kiện, làm rõ một số thông tin
Lựa chọn mục tiêu sự kiện, làm rõ một số thông tin

Với mục này bạn cần phải xác định được khách mới tham gia là ai. Khách mời tham gia sự kiện có thể là những đối tác của công ty, những vị khách mới hay là một sự kiện của công ty mà người tham gia là nhân viên công. Chình vì vậy mà ngay từ đầu người lên kế hoạch sự kiện cần phải làm rõ khách mời là ai, họ thuộc tầng lớp nào và mục tiêu sự kiện là gì?

Bạn cần phải tìm hiểu thật kỹ những thông tin trên và trả lời rõ những câu hỏi đó. Sau khi đã trả lời được những câu hỏi đó thì việc làm tiếp theo của bạn đó chính là tìm kiếm địa chỉ tổ chức sự kiện.

Đây là một việc làm cực kỳ quan trọng, địa chỉ phù hợp là yếu tố để sự kiện của bạn thành công. Rất nhiều công ty, doanh nghiệp đã coi thường việc tìm địa chỉ tổ chức sự kiện dẫn đến nhiều sự kiện không thành công do địa điểm tổ chức sự kiện không phù hợp. Vậy nên tìm kiếm một địa chỉ tổ chức sự kiện và định ngày đặt chỗ là việc làm tiếp theo bạn cần làm.

Đọc thêm: Bản kế hoạch tổ chức sự kiện giúp thanh công trong tầm tay

1.2. Lên kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể và lập kế hoạch dự trù

Sau khi đã hoàn tất những công việc trên thì người tổ chức cần phải lên một kế hoạch cụ thể. Sự kiện thường có rất nhiều việc nên nên người tổ chức sự kiện cần phải vạch ra những việc cụ thể, đưa ra kế hoạch giải quyết. Bên cạnh những việc cụ thể thì người lên kế hoạch phải lên cả kế hoạch dự trù. Vì tổ chức sự kiện này thường có rất nhiều tình huống mà ban tổ chức sẽ không lường trước được. Để có được những phương án xử lý nhanh chóng thì việc có thêm vài kế hoạch dự trù sẽ giúp bạn dễ kiểm soát hơn và xử lý mọi việc một cách nhanh chóng hơn.

Lên kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể và lập kế hoạch dự trù
Lên kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể và lập kế hoạch dự trù

Lưu ý: Ở bước này bạn cần phải dựa vào mục đích của sự kiện, đưa ra các công việc chính, những phương án giải quyết. Hãy lập kế hoạch một cách chi tiết nhất, nó sẽ giúp bạn chuẩn bị và hoạt thành tốt sự kiện.

Xem thêm: Những công ty doanh nghiệp nào đang có nhu cầu tuyển dụng việc làm tổ chức sự kiện hiện nay? Click để tìm kiếm ngay cơ hội việc làm thích hợp nhất.

1.3. Xác định rõ ngân sách giới hạn cho sự kiện

Một kinh nghiệm tổ chức sự kiện xương máu dành cho bạn đó là việc bạn cần phải xác định rõ ngân sách cho phép của sự kiện. Bạn cần phải chuẩn bị và lên kế hoạch ở một ngân sách quy định nếu bạn làm vượt quá ngân sách sẽ phải tự bỏ tiền túi vậy nên việc giới hạn ngân sách cho một sự kiện là việc làm quan trọng. Kinh nghiệm dành cho bạn là bạn nên khảo giá ở nhiều nơi, đừng ngần ngại việc khảo giá, việc làm này sẽ giúp bạn có thêm nhiều thông tin về giá cả, cân đối các hạng mục và lựa chọn được địa điểm tổ chức sự kiện vừa rẻ, đẹp lại chất lượng.

Xác định rõ ngân sách giới hạn cho sự kiện
Xác định rõ ngân sách giới hạn cho sự kiện

Bạn có thể tham khảo giá thuê địa điểm, giá đồ ăn, nước uống, giá hoa … một số sản phẩm cần thiết cho sự kiện, hãy khảo giá và lựa chọn nhà cung cấp có giá chất lượng nhất.

Một lưu ý dành cho bạn là hãy tính toán một cách chi tiết các hạng mục, số lượng, giá cả để sao cho phù hợp với ngân sách bạn được cấp.

1.4. Chú ý vào từng chi tiết nhỏ

Một sự việc quan trọng thì không thể bỏ qua việc gửi thư mời, để sự kiện thành công, khách hàng và đối tượng của sự kiện có mặt đầy đủ thì nhiệm vụ của bạn đó chính là chuẩn bị thiệp mời. Cận thiết kế những tấm thiệp mời sao cho chuyên nghiệp, thể hiện được đầy đủ thông tin cần thiết như tên sự kiện, địa điểm, thời gian sự kiện… Hãy thiết kế và đặt in trước sự kiện một khoảng thời gian vừa đủ để khi thiệt đến tay khách mời họ có thời gian chuẩn bị.

Chú ý vào từng chi tiết nhỏ
Chú ý vào từng chi tiết nhỏ

Người tổ chức sự kiện nên nhớ hãy lên danh sách khách mời một cách chi tiết nhất để chắc chắn không bỏ quan những nhân vật quan trọng.

Một điểm cộng cho một sự kiện chuyên nghiệp và cũng là kinh nghiệm tổ chức sự kiện chia sẻ đó chính là người tổ chức sự kiện nên chuẩn quà cảm ơn khách hàng hoặc những thư cảm ơn. Đây cũng là yếu tố để người tham dự sự kiện đánh giá sự kiện thành công.

Tham khảo: Các kỹ năng tổ chức sự kiện không thế thiếu nếu bạn muốn thành công.

1.5. Nghĩ phương án dự phòng trong trường hợp thời tiết xấu

Sự kiện của bạn có thể tổ chức bên trong khách sạn, nhà hàng hoặc cũng có thể tổ chức ngoài trời. Nếu tổ chức bên trong nhà hàng thì bạn không phải quá lo lắng về vấn đề thời tiết. Nhưng nếu bạn tổ chức ngoài trời thì yếu tổ thời tiết cực kỳ quan trọng.

Nghĩ phương án dự phòng trong trường hợp thời tiết xấu
Nghĩ phương án dự phòng trong trường hợp thời tiết xấu

Lúc này bạn cần lưu ý đến phương án dự phòng nếu thời tiết xấu. Nếu trời nắng và mưa nhỏ bạn có thể dùng phương án là ô hoặc dựng mái che cho khách không bị nắng hoặc mưa. Nếu thời tiết xấu không ủng hộ bạn cần phải có phương án dự phòng thay đổi nhanh chóng và không gây ảnh hưởng đến nội dung của sự kiện.

1.6. Lựa chọn công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là yếu tố quan trọng làm nên thành công của sự kiện. Có rất nhiều ý kiến chia sẻ kinh nghiệm tổ chức sự kiện đó chính là việc bạn lựa chọn công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Vậy lựa chọn công ty tổ chức sự kiện như thế nào.

Lựa chọn công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Lựa chọn công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Hiện nay có rất nhiều công ty, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện việc lựa chọn một công ty tổ chức sự kiện để giúp công ty bạn hoàn thành sự kiện là việc dễ dàng những lựa chọn công ty sự kiện như thế nào để mang về thành công thì không phải ai cũng biết dưới đây là một vài gợi ý dành cho bạn.

- Lựa chọn công ty tổ chức sự kiện uy tín, sự uy tín sẽ giúp công ty bạn hoàn thành sự kiện thành công.

- Hãy tham khảo một vài công ty tổ chức sự kiện để có được sự lựa chọn phù hợp.

- Giá cả của các công ty tổ chức sự kiện cũng là yếu tố bạn cần quan tâm. Bạn nên khảo giá giữa các công ty để được giá ưu đãi.

- Để thành công thì bạn nên trao đổi kỹ mục đích và mong muốn của bạn với công ty tổ chức sự kiện để có được sự kết hợp hoàn hảo.

Trên đây là những kinh nghiệm tổ chức sự kiện được các chuyên gia tổ chức sự kiện chia sẻ. Nếu bạn đang có một sự kiện cần phải tổ chức thì hãy làm theo những hướng dẫn trên, chắc chắn những chia sẻ trên sẽ giúp bạn có được kết quả tốt. Tuy nhiên với những người mới chưa có nhiều kinh nghiệm tổ chức sự kiện thì bạn nên lưu ý một số điểm sau đây.

2. Một số lưu ý khi tổ chức sự kiện giúp sự kiện thành công

Để có được những sự kiện thành công thì bạn cần phải kết hợp rất nhiều bước và nhiều yếu tố. Nội dung trên cũng đã đưa ra một số thông tin về kinh nghiệm tổ chức sự kiện. Tuy nhiên bạn cũng nên lưu ý một số điểm sau đây.

 Một số lưu ý khi tổ chức sự kiện giúp sự kiện thành công
 Một số lưu ý khi tổ chức sự kiện giúp sự kiện thành công

- Để tổ chức sự kiện thành công thì việc đầu tiên bạn cần làm đó chính là học hỏi các kinh nghiệm tổ chức sự kiện, khi có kinh nghiệm bạn sẽ có được những lựa chọn phù hợp.

- Thời gian trong sự kiện là một yếu tố quan trọng mà bạn cần chú ý, bạn cần lên kế hoạch trước để mọi việc diễn ra thuận lợi.

Hy vọng với những thông tin trên sẽ giúp bạn có thêm nhiều kinh nghiệm tổ chức sự kiện để mọi sự kiện đều thành công tốt đẹp.

Phần mềm quản lý nhà hàng – Top 5 được ưa chuộng nhất hiện nay

Phần mềm quản lý nhà hàng là một trong những phần mềm quan trọng, giúp người bán hàng quản lý được hàng hóa của mình, giúp cho việc bán hàng trở nên đơn giản hơn. Hãy cùng tìm hiểu nội dung bài viết sau. 

Phần mềm quản lý nhà hàng 

Tham gia bình luận ngay!

captcha
Chưa có bình luận nào