Monday, 16/12/2019

Cách lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự hoàn hảo cho tổ chức/ công ty

Khi một vị trí công việc trong công ty đang thiếu gây ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh thì bộ phận nhân sự phải nhanh chóng làm nhiệm vụ khỏa lấp khoảng trống này. Họ luôn muốn tìm ra nhanh chóng một nhân tài trong số các ứng viên ứng tuyển để lựa chọn vào làm việc giúp công ty phát triển. Và để đạt mục tiêu đề ra điều đầu tiên các chuyên gia tuyển dụng thực hiện là xây dựng kế hoạch tuyển dụng rồi đi theo kế hoạch đó để tiết kiệm thời gian, chi phí mà lại đạt được hiệu quả tối đa.

1. Tại sao cần xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự?

tại sao cần bản kế hoạch tuyển dụng

Trong bối cảnh đất nước đang ngày càng phát triển, con người trở nên bận rộn hơn với công việc, họ rất quý trọng thời gian và họ nghĩ “chậm 1 phút cũng có thể khiến họ thất bại”. Vậy nên người ta chỉ làm những việc cần và mang lại lợi ích cho bản thân để tránh mất thời gian vào những hoạt động vô bổ. Trong kinh doanh cũng vậy, thời gian với doanh nghiệp là vàng, họ phải luôn gấp rút làm việc cho kịp “deadline”, kịp chạy theo tiến độ phát triển của thời đại. Do đó trong bất kỳ công việc nào doanh nghiệp cũng phải chuẩn bị trước một bản kế hoạch trước thời gian thực hiện và khi tuyển dụng cũng vậy. 

Doanh nghiệp tuyển dụng khi một hay một số vị trí công việc trong các phòng ban đang trống hoặc doanh nghiệp cần bổ sung thêm nhân sự đáp ứng nhu cầu công việc của hiện tại và tương lai. Tuy nhiên một thực tế hiện nay cho thấy nhiều doanh nghiệp tiến hành tuyển dụng nhân sự theo quy trình tự nghĩ mà không có một quy chuẩn chung nào trước đó. Đăng tuyển nhân sự khi cảm thấy cần tuyển ở hiện tại và không nghĩ quá nhiều tới tương lai, thông tin tuyển dụng chưa được chuẩn bị kỹ tiêu chuẩn lựa chọn ứng viên về kinh nghiệm, trình độ học vấn, kỹ năng làm việc,… bởi vậy khi lựa chọn ứng viên không đủ để đáp ứng công việc dẫn tới quá trình tuyển dụng lại một lần nữa được lặp lại gây mất thời gian, chi phí của doanh nghiệp. 

Trên thế giới tại những quốc gia phát triển họ có quy trình tuyển dụng rất chuyên nghiệp, nhân sự khi được tuyển phải trải qua rất nhiều khâu sàng lọc vậy nên chất lượng nhân sự cuối cùng trúng tuyển đảm bảo đáp ứng được yêu cầu công việc. Thành quả đó là do họ đã chuẩn bị một bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự rõ ràng từng con số mà còn còn ăn khớp với mục tiêu hoạt động phát triển của doanh nghiệp. Đây là điều mà các doanh nghiệp Việt Nam cần lĩnh hội để chọn ra cho doanh nghiệp mình những nhân tài trong công việc. Hãy lên nội dung kế hoạch tuyển dụng chi tiết trước khi tuyển dụng và doanh nghiệp sẽ không để lọt những tài năng tương lai trong thời gian tới.  Đây sẽ là một bản kế hoạch tuyển dụng ngắn hạn cho công ty của bạn để phục vụ cho thời gian cần bổ sung nhân lực tới đây. Nhưng trước hết hãy suy xét thời điểm tuyển dụng để lên bảng kế hoạch tuyển dụng đào tạo phù hợp với từng ngữ cảnh nhé!

Xem thêm: “Tháo gỡ” thắc mắc điều tra là gì? Vấn đề liên quan đáng quan tâm

2. Thời điểm “vàng” để lập kế hoạch tuyển dụng

2.1. Phân tích nhu cầu việc làm 

nhu cầu cần  kế hoạch tuyển dụng

Theo khoa học, con người là trung tâm của vũ trụ. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, con người trực tiếp đóng góp cho sự phát triển và là nhân tố chính quyết định tới thành bại của doanh nghiệp vậy nên các hoạt động liên quan đến nhân sự luôn phải được quan tâm từ cấp lãnh đạo tới phòng ban quản lý nhân sự. 

Thị trường lao động Việt Nam hiện nay rất dồi dào nhân lực bao gồm cả lao động có chuyên môn, lao động phổ thông,… cung cấp cho các doanh nghiệp “nguồn nước” cực đã giải quyết “cơn khát” nhân lực trong hầu hết các doanh nghiệp. Người lao động luôn cần có một công việc để đáp ứng nhu cầu cuộc sống thế nhưng tỷ lệ thất nghiệp hiện nay đang là con số khiến cơ quan chức năng đau đầu rất các doanh nghiệp hỗ trợ. Trước tình hình đó, để doanh nghiệp tuyển dụng nhân sự không khó quan trọng là tìm được người tài, người có năng lực, người phù hợp cho vị trí công việc đang thiếu. Đó là một trong những nguyên nhân ra đời một bản kế hoạch tuyển dụng. 

2.2. Đánh giá tình hình nhân sự trong doanh nghiệp 

đanh giá cần kế hoạch tuyển dụng

Thời điểm lên kế hoạch tuyển dụng là lúc nhân sự tại một số vị trí công việc trong các phòng ban đang thiếu. Để xác định được nhu cầu này bộ phận nhân sự và ban lãnh đạo cần phải đánh giá được thực trạng nhân sự và hoạt động phát triển của doanh nghiệp một cách chi tiết khách quan, từ đó phát hiện kịp thời thời điểm thiếu cần bổ sung nhân sự. Đồng thời để kịp thời chuẩn bị kế hoạch tuyển dụng nhân lực trước thời điểm tuyển dụng đảm bảo khâu tuyển dụng theo đúng quy trình đã được lập hướng tới mục đích chung là để lựa chọn được nhân tài về làm việc, cống hiến cho sự phát triển lâu dài của công ty. 

Cùng với đó chế độ đãi ngộ, chính sách cũng như văn hóa công ty cũng cần được xem xét để đưa ra được những biến động về tình hình nhân sự. Đây cũng chính là một trong những yếu tố tham khảo để thiết lập nội dung tuyển dụng trong công tác lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự bởi lao động hiện nay khi đi xin việc quan tâm nhiều tới mức lương, chế độ đãi ngộ được nhận có xứng đáng với công sức mà họ bỏ ra cho công ty. Họ thường so sánh lợi ích mình nhận được ở cùng vị trí nhưng trong các doanh nghiệp khác nhau trước khi đưa ra quyết định ứng tuyển. Do đó trong kế hoạch tuyển dụng của công ty không thể thiếu nội dung về mức lương, thưởng và chế độ đãi ngộ được xem xét cho từng vị trí tuyển dụng.

Từ những đánh giá trên giúp việc lên kế hoạch tuyển dụng nhân viên rõ ràng, chi tiết và phù hợp với tâm lý người lao động hiện nay! Vậy lập kế hoạch tuyển dụng như thế nào? Cách xây dựng kế hoạch tuyển dụng là gì? Dưới đây sẽ là 5 bước xây dựng kế hoạch tuyển dụng chi tiết cho các doanh nghiệp tham khảo để có kế hoạch tuyển dụng 2020 chuẩn chỉnh và hoàn hảo nhất. 

Xem thêm: “Senior executive” là gì ? Tố chất và kỹ năng để trở thành một nhà điều hành

3. Cách lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự theo các bước

3.1. Bước 1 – Chuẩn bị bản mô tả công việc 

chuẩn bị mô tả công việc trong kế hoạch tuyển dụng

Một bản mô tả công việc thu hút ứng viên phải được lập rõ ràng về yêu cầu, nhiệm vụ công việc, điều kiện làm việc, lợi thế khi làm việc trong công ty và triển vọng thăng tiến của vị trí ứng tuyển,… Nếu chuẩn bị được kỹ càng bước này vừa giúp ứng viên hiểu chi tiết hơn về công việc, vừa giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian để kiểm tra, đánh giá năng lực và loại bỏ những ứng viên không phù hợp nhanh chóng. 

Bản mô tả công việc cần chứa những thông tin chính sau đây: 

- Tên công việc tuyển dụng: Đây là phần không thể thiếu trong bản mô tả công việc. Ứng viên cần biết công ty đang tuyển dụng vị trí nào để xem xét bản thân rồi quyết định ứng tuyển. Về phía công ty khi cung cấp thông tin tránh dùng ngôn ngữ riêng chỉ được lưu hành và công nhận trong nội bộ công ty. Hãy sử dụng danh từ phổ thông mà ai trong ngành cũng biết để đảm bảo tính chuyên nghiệp. 

- Thông tin công ty: Phần này chỉ tập chung giới thiệu công việc nên thông tin chung về công ty bạn chỉ nên giới thiệu một cách ngắn gọn về lĩnh vực đang hoạt động, thu hút ứng viên bằng sứ mệnh, giá trị cốt lõi, thành tích mà công ty đạt được trong thời gian hoạt động vừa qua,… 

- Mô tả chi tiết công việc: Tóm tắt những nhiệm vụ quan trọng nhất mà ứng viên phải thực hiện khi tiếp nhận công việc đó cách cho họ biết họ có thể đóng góp những gì cho công ty. Hãy nhấn mạnh vào nhiệm vụ chính, những công việc đòi hỏi trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm làm việc để giúp ứng viên chuẩn bị thông tin trong bản CV đầy đủ từ đó nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên dễ dàng hơn. 

- Yêu cầu ứng tuyển: Bộ phận tuyển dụng đảm nhận trách nhiệm chuẩn bị bản mô tả, vậy nên khi tuyển dụng nhân sự cho các bộ phận khác họ cần tham khảo ý kiến, yêu cầu về ứng viên từ trưởng bộ phận để lập bản mô tả chính xác nhất. Chẳng hạn phần yêu cầu có thể tùy từng công việc, từng môi trường làm việc mà thiết lập như: Không yêu cầu kinh nghiệm, bằng cấp hoặc yêu cầu kinh nghiệm 1 năm, 2 năm,… tại vị trí tương đương, có trình độ đại học chuyên ngành…

- Cách thức ứng tuyển: Là cách để ứng viên nộp hồ về doanh nghiệp. Đừng quên yêu cầu ứng viên chuẩn bị những giấy tờ cần thiết như CV, đơn ứng tuyển, giấy khám sức khỏe,… rồi yêu cầu ứng viên nộp hồ sơ trực tiếp, gửi thư, email tùy theo từng đơn vị. 

- Thời gian tuyển dụng: Để đảm bảo tiến độ công việc, hãy quy định hạn nộp hồ sơ để ứng viên gấp rút nộp hồ sơ, doanh nghiệp nhanh chóng tuyển được nhân viên. 

3.2. Bước 2 – Lựa chọn công cụ tuyển dụng 

lựa chọn công cụ tuyển dụng trong kế hoạch tuyển dụng

Sau khi đã chuẩn bị xong bài mô tả công việc, phần tiếp theo trong mẫu kế hoạch tuyển dụng là bạn cần nơi để đăng thông tin tiếp cận ứng viên. Để thực hiện hoạt động này bạn cần căn cứ vào hai yếu tố là ngân sách công ty và loại ứng viên mà bạn đang tìm kiếm. Nếu có điều kiện việc sử dụng đa dạng kênh tuyển dụng sẽ gia tăng mức độ tiếp cận và nhân được nhiều hồ sơ tuyển dụng hơn. Một số công cụ đăng tin tuyển dụng doanh nghiệp có thể xem xét bao gồm:

- Các website tuyển dụng: Đây là phương pháp tuyển dụng nhanh chóng và hiệu quả nhất để tiếp cận các ứng viên. Tuy nhiên doanh nghiệp lại phải trả cho doanh nghiệp mức phí nhất định để thông tin tuyển dụng của mình tiếp cận với những ứng viên trên website. Tại Việt Nam có rất nhiều website tuyển dụng việc làm trực tuyến uy tín, chất lượng trong đó Timviec365.com.vn là một trong những lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp. 

- Mạng xã hội: Đây cũng là một trong những công cụ tuyển dụng hiệu quả nhờ số người dùng mạng xã hội hiện nay chiếm đông đảo. Qua Facebook, Zalo,…doanh nghiệp đăng tin tuyển dụng tiếp cận được với nhiều ứng viên mà lại không mất phí. 

- Qua trung gian: Với những vị trí cần tuyển dụng là thuộc quản lý cấp cao như giám đốc điều hành, nhân viên tuyển dụng trong công ty không đủ khả năng để tuyển chọn công ty lúc này sẽ tìm tới các Công ty Headhunter. Chi phí bỏ ra sẽ đắt đỏ nhưng đổi lại bạn sẽ tiết kiệm thời gian và tìm kiếm được những ứng viên thực sự có năng lực. 

3.3. Bước 3 – Sàng lọc hồ sơ ứng viên 

Bước này được tiến hành sau khi Công ty đóng thời gian ứng tuyển. Từ những hồ sơ nhân được bộ phận tuyển dụng trong doanh nghiệp dựa trên yêu cầu đã được  xây dựng trong nội dung bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự thực hiện sàng lọc ứng viên. 

3.4. Bước 4 – Phỏng vấn trực tiếp 

quy trình phỏng vấn trong kế hoạch tuyển dụng

Buổi phỏng vấn trực tiếp là bước doanh nghiệp được diện kiến năng lực thực tế của ứng viên. Trong bước này, doanh nghiệp không chỉ đánh giá ứng viên qua những câu hỏi về chuyên môn, những trường hợp phát sinh có thể xảy ra để biết được khả năng giải quyết vấn đề của ứng viên,… mà còn là để ứng viên thực hiện một bài test cơ bản giúp bạn tìm ra ứng viên có năng lực thực sự phù hợp nhất với yêu cầu của doanh nghiệp. 

3.5. Bước 5 – Thông báo nhận việc & tiếp nhận nhân sự mới 

Và bước cuối cùng để hoàn thành bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự chi tiết là thông báo kết quả tới ứng viên sau khi đã lựa chọn được những ứng viên tài năng và phù hợp với công việc. Hình thức thông báo có thể gọi điện trực tiếp hoặc gửi thông báo qua email. Hãy cho ứng viên thời gian để đánh giá lại bản thân có thực sự phù hợp với công việc để họ quyết định nhận việc hay không. 

Xem thêm: “Bỏ túi” kỹ năng trả lời phỏng vấn khiến nhà tuyển dụng “gục ngã”

4. Một số mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp

Có rất nhiều biểu mẫu kế hoạch tuyển dụng, doanh nghiệp dựa trên quy mô, đặc thù kinh doanh để chuẩn bị cho mình riêng một biểu mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự hoặc có thể tham khảo một số kế hoạch tuyển dụng mẫu thông dụng phù hợp với mô hình kinh doanh của nhiều doanh nghiệp mà Timviec365.com.vn cung cấp cho các bạn tham khảo bên dưới đây: 

mẫu kế hoạch tuyển dụng 1

Tải ngay mẫu Kế hoạch yêu cầu và kế hoạch tuyển dụng ngay dưới đây:

Kế hoạch tuyển dụng nhân sự.doc

mẫu kế hoạch tuyển dụng 2

Tải ngay kế hoạch tuyển dụng nhân sự ngay dưới đây: 

Kế hoạch tuyển dụng nhân sự_-1doc.docx

Hy vọng rằng với quy trình lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự mà Timviec365.com.vn mà chia sẻ trên đây sẽ là nguồn thông tin giúp doanh nghiệp lập kế hoạch tuyển dụng chi tiết để trong những năm tới đây đặc biệt trong năm 2020 này doanh nghiệp sẽ không để “lọt lưới” nhân tài gia nhập vào đội ngũ nhân viên tài năng trong Công ty.

Tác giả: Hoàng Cẩm Ly
captcha
Chưa có bình luận nào