Họp báo là gì? Đặc điểm và cách chuẩn bị cho một cuộc họp báo

23/02/2021

Họp báo là gì? Chúng ta đã được nghe nhắc đến rất nhiều về thuật ngữ họp báo trong cuộc sống nhưng hầu hết chỉ có cách hiểu nôm na về nó cho đến khi được hỏi cụ thể cách hiểu, rất nhiều người tỏ ra lúng túng trong câu trả lời. Vậy để hiểu rõ thế nào là họp báo, bạn hãy đọc bài viết sau đây.

1. Họp báo là gì?

Họp báo là một buổi họp tập trung nhiều nhà báo nhằm đưa ra được một thông tin để công chúng biết rõ hơn về những gì sự kiện được nói đến trong buổi họp.

Trong tiếng Anh họp báo được viết là Press Conference, trong đó, các từ cấu thành cũng được giới chuyên môn về ngôn ngữ học giải thích rất rõ ràng với Press là báo chí, được dùng phổ biến trong ngôn ngữ Anh. Qua tìm hiểu nhiều luồng thông tin thì cuộc họp báo xuất phát từ đất nước Anh ở vào thế kỉ XVII. Giới phê bình thế giới sống vào những năm đầu tiên mà thuật ngữ họp báo ra đời đã công nhận rằng, họp báo chính là việc các cuộc họp báo chí được diễn ra trong những căn phòng kín, dành cho các tổ chức lớn.

Họp báo là gì?
Họp báo là gì?

Về sau, họp báo đã dần trở nên gần gũi trong công chúng hơn và có nhiều tầng lớp có thể tham gia họp báo thay vì trước đây chỉ dành cho tổ chức lớn. Cho đến thời điểm này, thuật ngữ họp báo đã trở nên phổ biến và mọi tầng lớp đều có thể tổ chức họp báo. Mọi người có thể hiểu một cách đơn giản hơn về khái niệm này như sau: họp báo là buổi họp có sự tham gia của nhiều nhà báo mà đối tượng tổ chức nhằm mục đích công khai một thông tin cụ thể để cho toàn công chúng biết rõ hơn về sự kiện được nhắc tới.

Thông thường, mỗi một cuộc họp báo được tổ chức sẽ có các bên tham gia gồm: nhà báo, doanh nghiệp, các nghiệp đoàn. Họ sẽ ngồi lại với nhau để công bố và phát tán một thông tin nào đó một cách chính thức, đồng thời phía nhà tổ chức sẽ trả lời mọi câu hỏi được gửi đến từ giới truyền thông.

Nội dung trên đây đã đem đến hiểu biết cơ bản họp báo là gì. Ẩn đằng sau thuật ngữ ấy còn rất nhiều điều thú vị không thể bỏ qua. Đọc tiếp nội dung bên dưới để hiểu về họp báo nhiều hơn nhé.

2. Làm sáng tỏ một vài thông tin quan trọng về họp báo

2.1. Những nội dung thông tin có thể đưa ra trong cuộc họp báo

Cuộc họp báo có thể tổ chức vì nhiều mục đích khác nhau, nội dung thông tin được đưa ra do đó mà rất đa dạng. Chẳng hạn như họp báo để thông tin về những chính sách, cơ chế của công ty, thông báo về một sự kiện nào đó sắp diễn ra của công ty. Về cơ bản, toàn bộ nội dung thông tin được đưa ra chủ yếu là để công bố rộng rãi về sản phẩm mới, tính năng mới, sự phát triển sản phẩm của đơn vị doanh nghiệp.

2.2. Tác dụng lớn của họp báo là gì?

Họp báo không chỉ được "thuật lại" bởi văn bản báo chí sau đó mà còn được ghi lại một cách trực tiếp trên truyền hình. Chính hình thức này sẽ giúp cho nội dung thông tin trong cuộc họp báo được quảng bá nhanh chóng một cách rộng rãi. Nhờ đó mà họp báo có thể giúp cho doanh nghiệp có thể tạo ra các hiệu ứng truyền thông vô cùng tích cực, tạo được rất nhiều lợi thế cho những hạng mục phát triển sau khi cuộc họp báo kết thúc.

Tác dụng của buổi họp báo
Tác dụng của buổi họp báo

Ngoài ra, những cuộc họp báo cũng là nơi công bố vấn đề và trả lời mọi thắc mắc mà công chúng đang tò mò liên quan đến sự kiện nào đó của công ty. Thông qua lợi thế khi tiếp xúc với truyền thông, các doanh nghiệp họp báo sẽ dàng nhận diện rõ thương hiệu của mình, khẳng định tốt hơn uy tín trong thị trường. Có thể nói, họp báo chính là một trong những phương thức quảng cáo hiệu quả mà nguồn chi phí bỏ ra lại rẻ hơn so với các hình thức quảng cáo khác.

2.3. Khi nào cần tổ chức họp báo?

Dưới những tác dụng to lớn mà việc họp báo mang lại thì việc tổ chức họp báo sẽ trở thành giải pháp hàng đầu được các doanh nghiệp lựa chọn. Một vài mục đích sau có thể sẽ khả thi thông qua họp báo:

- Đơn vị doanh nghiệp muốn phản hồi về tin tức nào đó hoặc lợi nhuận, hoặc thậm chí cũng có thể là tranh cãi về vấn đê nổi cộm nào đó đang tồn tại trong công chúng suốt thời gian qua.

Tổ chức họp báo khi nào?
Tổ chức họp báo khi nào?

- Cần thông báo về việc bổ sung mới hoặc rời đi của ủy viên trong ban quan trị.

- Thông báo về sự thành lập thêm đơn vị, cơ sở mới của công ty.

- Thông báo về việc một sản phẩm mới sẽ được phát hành.

- …

3. Những đặc điểm nổi bật của cuộc họp báo

Một số nội dung dưới đây sẽ cung cấp cho bạn hiểu hơn về đặc điểm nổi bật của cuộc họp báo:

- Mỗi cuộc họp báo sẽ được tổ chức bởi cá nhân hoặc công ty, có sự tham gia tích cực, với số lượng đông đảo của giới truyền thông. Sự kiện này sẽ có diễn giả đứng ra diễn thuyết về một vấn đề nào đó trước toàn bộ người tham dự. Đội ngũ phóng viên là những người đặt câu hỏi để làm sáng tỏ vấn đề nhìn ở nhiều khía cạnh.

Những đặc điểm nổi bật của cuộc họp báo
Những đặc điểm nổi bật của cuộc họp báo

- Trước khi diễn ra cuộc họp báo thì công ty có có thể thông cáo báo chí.

- Vì họp báo là để quảng bá tin tức, phát tán thông tin nào đó tới rộng rãi công chúng thông qua phương tiện truyền thông và sự đưa tin vô cùng đắc lực, hiệu quả của phóng viên, nhà báo cho nên đây được cho là cách làm hiệu quả đối với những doanh nghiệp không mấy có tiếng trên thị trường muốn nâng cao hơn nữa tầm vóc của mình.

Kênh truyền thông

4. Cần làm gì trước khi diễn ra cuộc họp báo?

Để tổ chức một cuộc họp báo chúng ta sẽ cần phải lưu ý và chuẩn bị rất nhiều thứ. Một vài điều sau đây phía công ty cần phải hết sức chú ý để cuộc họp báo sắp tới sẽ diễn a thuận lợi:

Tổ chức họp báo
Tổ chức họp báo

- Thông cáo báo chí: đây là bước đầu tiên để chuẩn bị tốt nhất, nói vui thì đó là khâu "trải thảm đỏ" cho buổi họp báo diễn ra.

- Chuẩn bị thông tin họp báo phải thật tốt: yêu cầu súc tích, rõ ràng, quan trọng nhất là phải chính xác, giải quyết được vấn đề chính.

- Chuẩn bị địa điểm tổ chức họp báo: hãy trả lời một vài câu hỏi sau để xác định chuẩn một địa điểm tổ chức họp báo, chẳng hạn như địa điểm đó có thể đáp ứng được số lượng những người sẽ tham gia hay không? Địa điểm có liên quan gì tới nội dung thông tin sẽ được công bố? Chẳng hạn như nội dung chính của cuộc họp báo là công bố sản phẩm mới ra thì công ty có thể tổ chức cuộc họp báo ngay tại cơ sở sản xuất hoặc trong cửa hàng bán lẻ của mình.

Chuẩn bị Tổ chức họp báo
Chuẩn bị Tổ chức họp báo

- Chú ý đến yếu tố khách mời: cần chuẩn bị sẵn sàng danh sách các đơn vị truyền thông có thể giúp bạn quảng bá hiệu quả thông tin buổi họp báo. Nên khéo léo gửi lời mời để đảm bảo nhận được nhiều sự quan tâm từ khách mời.

Các cuộc họp báo thường được điều hành bởi lãnh đạo công ty hoặc do nhân viên phụ trách mảng truyền thông, marketing của công ty thực hiện.

Nhìn chung, với những chia sẻ trong bài viết này, bạn đã được cung cấp thông tin cụ thể về họp báo, qua đó không chỉ biết họp báo là gì mà còn hiểu một cách sâu rộng các vấn đề liên quan tới họp báo. Mong rằng, bài viết sẽ giúp ích được nhiều cho doanh nghiệp trên hành trình phát triển.

Agenda là gì?

Bạn có biết Agenda là gì? Đây là một thuật ngữ liên quan đến những cuộc họp kinh doanh. Vậy bản chất của nó có tác động như thế nào tới sự hiệu quả của hoạt động kinh doanh? Hãy đọc thật kỹ bài chia sẻ bên dưới nếu bạn đang nghiên cứu hoặc là một nhà phát triển kinh doanh.

Agenda là gì

Tham gia bình luận ngay!

captcha
Chưa có bình luận nào