Thông tin bạn cần biết về hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

08/12/2021

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử được hiểu ra sao? Tất cả các thông tin có liên quan tới việc chuyển đổi này như thế nào? Để hỗ trợ bạn đọc có thể hiểu và nắm rõ hơn thông tin nhanh chóng nhất hãy cùng tìm hiểu và tham khảo thêm thông tin được timviec365.com.vn cung cấp sau đây. Thông tin này đặc biệt sẽ rất có ích đối với những ai đang có mong muốn ứng tuyển công việc lĩnh vực kế toán có thể tận dụng.

1. Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử được hiểu ra sao?

Hóa đơn điện tử được hiểu là một loại hóa đơn đem lại hiệu quả cao cho nhiều công ty trong việc quản lý cũng như kê khai chứng từ trong quy trình tiến hành những giao dịch thương mại. Bên cạnh đó, nhiều công ty phải dùng hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử căn cứ trên mục đích dùng của họ. Bạn muốn tìm hiểu rõ hơn nữa về loại hóa đơn này thì cần xem tiếp thông tin cung cấp sau đây.

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì
Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì

1.1. Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn

Người làm kinh doanh, buôn bán hàng hóa được ủy quyền chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy để có thể chứng minh nguồn gốc vật chất của hàng hóa đang lưu hàng cũng như chỉ được chuyển đổi một lần. Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn giấy để chứng minh rõ lai lịch nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa cần tuân thủ theo những quy định của pháp luật và cần được ký từ người thay mặt đại diện theo pháp luật từ người bán, bao gồm cả dấu của người bán. Người bán và người mua chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy để cho phép họ lưu giữ hồ sơ kế toán theo Luật kế toán. Việc làm này có mục đích để lưu trữ tài liệu kế toán cần tuân thủ nhiều quy định bắt buộc theo bán hành trong pháp luật.

Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn
Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn

Một nội dung quan trọng trong Nghị định 119/2018/ND-CP quy định điều chỉnh hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung cấp các dịch vụ đó. Vì thế, nhiều quy tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành loại chứng từ giấy cần. Hóa đơn điện tử cần hợp pháp mới được chuyển thành chứng từ giấy. Vấn đề chuyển đổi cần đảm bảo về tính thống nhất giữa nội dung hóa đơn điện tử giấy chỉ có giá trị lưu giữ cùng với mục đích ghi theo quy định trong pháp luật về ngành nghề kế toán và pháp luật theo những giao dịch điện tử, không có tác dụng hiệu lực của thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được thiết lập từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử cùng với cơ quan thế theo Nghị định 119 có hiệu lực vào ngày 1 tháng 1 năm 2018.

1.2. Người mua tiến hành chuyển đổi từ hóa đơn điện tử như thế nào?

Để cho người mua có thể tự chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy thì bạn có thể tìm hiểu thêm các thông tin hướng dẫn cung cấp sau đây: Theo như luật của Bộ Tài Chính - Thông tư 32, người mua có thể đơn giản thuận tiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Hợp đồng sau khi chuyển đổi cần có giá trị pháp lý và được phép pháp luật bảo vệ. bài viết này hướng dẫn chi tiết bạn về cách chuyển đổi tuy nhiên cũng khuyến khích bạn dùng hóa đơn điện tử theo đúng phong trào trong nghị quyết 118.

Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có quy trình như sau:

1.2.1. Lưu trữ hóa đơn trên thiết bị máy tính của bạn

Thường thì hóa đơn điện tử sẽ gồm có 2 phần đính kèm:

- Tệp được lưu dưới dạng zip - tên điện tử gốc, bên trong nó có chứa hóa đơn điện tử được ký từ chữ số hợp lệ của công ty. Đây chính là tệp mà bạn cần lưu giữ lại để có thể tiện đối chiếu trong thời gian về sau. 

- Loại tệp được lưu dưới dạng PDF thì lúc này bạn sẽ cho phép người mua thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy. Bạn chỉ cần tải thành công về máy và lưu trữ lại trong mục.

Quy trình chuyển đổi hóa đơn
Quy trình chuyển đổi hóa đơn

1.2.2. In tệp đã chuyển đổi ra văn bản và ký

Người mua sẽ tiến hành thao tác chuyển đổi bằng cách mở tệp chuyển đổi trong bước 1 qua trình duyệt, phần mềm để mở PDF tương ứng sau đó. Sau khi hoàn tất bạn cần thực hiện in chúng ra giấy tờ. Thực hiện ký rõ họ tên trên hóa đơn giấy. Theo quy định trong Thông tư 32, hóa đơn giấy được in ra chỉ được coi là hợp lý khi người mua ký và ghi rõ họ tên đầy đủ từ người vừa thực hiện chuyển đổi, ghi rõ thời gian chuyển đổi. Tiến hành đầy đủ theo các bước  trên là bạn đã hoàn thiện quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy rồi đó nhé.

In tệp đã chuyển đổi ra văn bản
In tệp đã chuyển đổi ra văn bản

Ngày nay hóa đơn điện tử đang dần được hoàn thiện và thay thế hoàn toàn vị trí của hóa đơn giấy, điều này đã có phần góp vào sự gia tăng tiện ích tối đa nhất cho người mua và người bán. Tuy nhiên hiện nay đã có không ít trường hợp cần sử dụng hóa đơn giấy theo quy định pháp luật nhất? Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn giấy nếu như người mua phải chứng minh nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa, để phục vụ cho việc di chuyển hàng hóa trên đường với cơ quan chức năng. Người mua chính là đơn vị chưa được đủ điều kiện nhận hóa đơn điện tử thông qua mạng internet hoặc là người mua chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy với mục đích chính là lưu trữ giấy tờ kế toán theo như quy định của bộ luật kế toán.

Chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy đúng pháp lý
Chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy đúng pháp lý

2.1. Hiệu lực pháp lý

Nếu như người mua và người bán có dùng hóa đơn điện tử cho công việc ghi sổ cũng như lập báo cáo tài chính cần lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời gian quy định của Luật Kế Toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được tạo từ hệ thống của một tổ chức trung gian cung cấp phương thức thanh toán điện tử, tổ chức trung gian đó cũng cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong một thời hạn nêu trên đó. Người mua, người bán là một đơn vị kế toán và trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, chịu trách nhiệm lưu dữ liệu hóa đơn điện tử ra các vật lưu trữ thông tin như USB hay ổ đĩa.

Theo như quy định tại Điều 6 và 3 của bên Thông tư Bộ Tài Chính số 32/2011/ TT - BTC ngày 14/3/2011, hóa đơn điện tử chính là một tập hợp các thông điệp của dữ liệu điện tử có nội dung được quy định trong Điều 6 của thông tư này. Hóa đơn điện tử là một định dạng PDF chỉ là một trong các hình thức để hiển thị hóa đơn điện tử.

2.2. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy tờ văn bản

Người bán hàng được ủy quyền chuyển đổi theo hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc của hình ảnh hàng hóa đang được lưu hành và chỉ có thể chuyển đổi 1 lần. Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn giấy để chứng minh xuất xứ và  nguồn gốc hàng hóa cần tuân theo nhiều quy định tại các khoản 2, 3, 4 của điều khoản này và phải được đăng ký do người đại diện theo pháp luật của người bán.

Hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử

Tại điểm a, Khoản 3 Điều 4 trong Thông tư Bộ Tài Chính số 39/2014/ TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014 quy định về hóa đơn bán hàng hóa cũng như dịch vụ chi tiết hư sau: Một số trường hợp hóa đơn không cần nhất thiết pháp chứa toàn bộ nội dung bắt buộc: Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa và dịch vụ có thể tạo, phát hành cũng như sử dụng hóa đơn không cần đến chữ ký của người mua, đóng dấu của người bán nếu trường hợp hóa đơn đó của ngân hàng.

Trên đây bạn đã được timviec365.com.vn giới thiệu về nội dung hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử. Nếu như bạn cảm thấy bài viết này hữu ích thì đừng quên bình luận và chia sẻ nhé, hẹn gặp lại mọi người trong bài viết gần nhất.

Xuất hóa đơn là gì? Những quy định trong xuất hóa đơn

Bạn có biết xuất hóa đơn là gì chưa? Bài viết sau đây chúng tôi sẽ giúp bạn tìm hiểu rõ hơn nhé!

Xuất hóa đơn là gì?

Tham gia bình luận ngay!

captcha
Chưa có bình luận nào