Cẩm nang toàn tập về file mềm hồ sơ xin việc - Những lưu ý cần biết

01/07/2021

File mềm hồ sơ xin việc của các ứng viên được các nhà tuyển dụng sử dụng trong công tác lọc hồ sơ nhằm lựa chọn ra những ứng viên thực sự phù hợp với công việc để mời phỏng vấn. Nếu nhà ứng tuyển yêu cầu bạn gửi file mềm hồ sơ xin việc qua email và bạn vẫn còn băn khoăn về điều này thì hãy tìm hiểu bài viết sau đây để tìm được những thông tin mình cần nhé.

1. File mềm hồ sơ xin việc là gì và có điểm khác biệt nào sao với file cứng

1.1. Khái quát về file mềm hồ sơ xin việc

Ngày nay, khi tham gia ứng tuyển một vị trí công việc, nhiều công ty chỉ yêu cầu các ứng viên gửi trước CV và sẽ tìm hiểu về năng lực cũng như những thông tin khác của ứng viên thông qua phỏng vấn trực tiếp. Quy trình này được áp dụng đối với những đợt tuyển nhân viên thông thường dành cho những vị trí công việc không yêu cầu quá nhiều.

Hồ sơ xin việc của ứng viên
Hồ sơ xin việc của ứng viên

Tuy nhiên đối với những công ty lớn và những vị trí công việc yêu cầu tính chuyên môn hay sự chuyên nghiệp cao hơn thì có rất nhiều công yêu cầu các ứng viên gửi hồ sơ xin việc qua email trước để thẩm định, lựa chọn và cuối cũng chỉ đưa ra phỏng vấn đối với những ứng viên đạt đủ yêu cầu họ đã đề ra. Khi đó người phỏng vấn thường sẽ là phó hoặc trưởng bộ phận chuyên trách và công tác phân loại ứng viên sẽ giúp họ không phải mất thời gian vào những cuộc phỏng vấn không mang lại kết quả gì, cũng những lọc bớt những ứng viên phổ thông không đủ yêu cầu và tìm được những ứng viên thực sự chất lượng.

Đồng thời, đối với các ứng viên, việc gửi hồ sơ xin việc qua email cũng là điều bạn phải nắm rõ nếu muốn PR bản thân và tranh thủ gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng trước vòng phỏng vấn trực tiếp.

1.2. File mềm hồ sơ xin việc có điểm khác biệt nào so với file cứng

Xét về thành phần những giấy tờ, tài liệu trong file mềm và file cứng hồ sơ xin việc là không có gì khác nhau. Hay nói một cách khác thì file cứng chính là file mềm được in ra trên giấy.

Hồ sơ xin việc online
Hồ sơ xin việc online

Vậy hồ sơ xin việc file cứng và file mềm khác nhau ở điểm nào và tại sao ngày nay các công ty có xu hướng yêu cầu các ứng viên gửi hồ sơ xin việc qua email thay vì nhận file cứng?

- Điểm khác biết đầu tiên đến từ chất liệu

Đối với file cứng hồ sơ, các thông tin và giấy tờ cần thiết sẽ được in trên giấy, đôi khi bạn sẽ phải cẩn thận với chất liệu giấy in và mực in sao cho giấy không bị nhòe, không bị nhàu nát, hay mực in chất lượng tốt, bản in rõ ràng…

Tuy nhiên những lo lắng này là không cần thiết nếu bạn sử dụng file mềm hồ sơ xin việc. Trong file mềm,tất cả giấy tờ tài liệu sẽ được lưu trữ dưới dạng các tệp tin, các ứng viên có thể dễ dàng lưu trữ, chỉnh sửa thêm bớt và gửi đi một cách nhanh chóng chỉ bằng một vài thao tác đơn giản.

Và một điều nữa là khi sàng lọc hồ sơ, đối với hồ sơ xin việc file mềm được gửi qua email các nhà tuyển dụng tuyển dụng sẽ chỉ cần sử dụng một chiếc laptop, điều này tốt hơn nhiều so với việc bạn ngồi cạnh một “núi” hồ sơ xin việc và sàng lọc, phân loại chúng, sau đó sẽ phải xử lý những hồ sơ bị loại.

- File mềm hồ sơ xin việc tiện lợi hơn

Gửi hồ sơ xin việc qua email nhanh chóng tiện lợi
Gửi hồ sơ xin việc qua email nhanh chóng tiện lợi

Đúng vậy, rõ ràng việc gửi hồ sơ xin việc qua email sẽ tiện lợi hơn rất nhiều so với việc gửi file cứng thông qua các dịch vụ chuyển phát. Đối với file mềm, các ứng viên chỉ cần một vài thao tác gửi email đơn giản là nhà tuyển dụng tuyển dụng có thể nhận được hồ sơ xin việc của họ ngay sau đó, điều này ngược lại đối với file cứng khi các ứng viên phải tốn thời gian đi in ra giấy, sau đó gửi chuyển phát và lại mất thêm một khoảng thời gian nữa để hồ sơ đến được tay nhà tuyển dụng, chưa kể những rủi ro hy hữu có thể xảy ra trên đường hồ sơ được vận chuyển.

- Tuy nhiên file cứng lại lịch sự và chuyên nghiệp hơn

Đối với những nhà tuyển dụng yêu cầu cao về sự chuyên nghiệp, chỉ file mềm hồ sơ xin việc là chưa đủ. Giả sử bạn vượt qua vòng sàng lọc hồ sơ và được mời phỏng vấn trực tiếp, vậy thì file cứng hồ sơ xin việc là những gì bạn được yêu cầu và bạn phải mang theo tới vòng phỏng vấn.

Lý do ở đây là mỗi lần tuyển dụng nhà tuyển dụng sẽ phải làm việc với rất nhiều hồ sơ và họ không thể nhớ hết những thông tin của bạn. Hơn nữa thông qua việc các ứng viên chuẩn bị hồ sơ xin việc nhà tuyển dụng có thể đánh giá thái độ, sự cẩn thận và tính chuyên nghiệp của các ứng viên.

2. File mềm hồ sơ xin việc bao gồm những gì

Một bộ hồ sơ xin việc dưới dạng file mềm sẽ bao gồm CV, thư xin việc, các sản phẩm mang đậm dấu ấn cá nhân, hình ảnh của ứng viên và một số tài liệu đính kèm khác tùy vào yêu cầu từ phía nhà tuyển dụng.

Tiếp theo chúng ta hãy tìm hiểu chi tiết hơn về các thành phần trong một bộ hồ sơ xin việc file mềm nhé.

2.1. CV xin việc - công cụ trực tiếp để ứng viên PR bản thân

Tạo CV xin việc online
Tạo CV xin việc online

Một bộ hồ sơ xin việc không thể thiếu CV. Như đã đề cập đến trong phần tiêu đề, CV chính là công cụ trực tiếp và hiệu quả nhất mà ứng viên có thể tận dụng để marketing bản thân và gây ấn tượng với nhà tuyển dụng.

Trong một chiếc CV sẽ bao gồm rất nhiều các thông tin về ứng viên như các thông tin liên lạc cơ bản, giới thiệu đôi nét về bản thân, mục tiêu nghề nghiệp, thông tin về trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc của bản thân, những kỹ năng, bằng cấp, chứng chỉ hay giải thưởng đạt được…

Hãy dành thời gian và đầu tư thật nhiều cho chiếc CV của mình, đảm bảo đầy đủ nội dung và format trình bày phải đẹp. Có một lưu ý nhỏ và bạn nên lưu CV của mình dưới dạng tệp PDF vì một số font chữ và định dạng có thể bị lỗi khi CV bạn gửi đi được mở bằng một máy tính khác.

2.2. Thư xin việc - công cụ tạo thiện cảm và PR bản thân

Yếu tố thứ hai không thể thiếu trong hồ sơ xin việc là một lá thư xin việc. Khi bạn gửi file mềm hồ sơ xin việc cho nhà tuyển dụng thì thư xin việc sẽ được đồng nhất với nội dung của email nên bạn không cần đính kèm thêm nữa. Một số nhà tuyển dụng có thể có hoặc không yêu cầu gửi kèm một lá thư xin việc trong email. Và rất nhiều ứng viên thậm chí còn bỏ qua luôn cả thư xin việc khi gửi hồ sơ ứng tuyển. Tựu chung lại thì việc có kèm một lá thư xin việc trong hồ sơ xin việc là điều luôn được khuyến khích.

Thư xin việc là yếu tố không thể thiếu
Thư xin việc là yếu tố không thể thiếu

Lưu ý là nội dung của một lá thư xin việc không được dài quá một tờ A4 tiêu chuẩn, vì vậy hãy đầu tư trong quá trình viết thư xin việc, đảm bảo hiểu rõ bạn cần viết gì và bạn nên viết những gì.

2.3. Portfolio - dấu ấn cá nhân của mỗi ứng viên

Đối với một số vị trí công việc portfolio có thể xem như là không cần thiết. Tuy nhiên đối với những công việc thuộc về nhóm công việc cần có sự sáng tạo như nghề design, marketing, truyền thông, quảng cáo… thì portfolio là không thể thiếu.

Bạn có thể đính kèm những sản phẩm tự mình thiết kế hoặc những sản phẩm thuộc các dự án mà bạn đã thực hiện trước đây.

Lưu ý là các file thiết kế, hình ảnh, bài viết… phải được lưu với định dạng phù hợp như PNG, JPEG, PDF… và cũng đừng đính kèm các file có dung lượng quá lớn để tránh các lỗi phát sinh.

2.4. Hình ảnh cá nhân

Một số công ty yêu cầu ứng viên gửi kèm hình ảnh cá nhân trong hồ sơ ứng tuyển một số vị trí công việc, hầu hết là các công việc cần có ngoại hình ưa nhìn.

Lựa chọn hình ảnh cá nhân cẩn thận
Lựa chọn hình ảnh cá nhân cẩn thận

Khi được yêu cầu gửi kèm một vài hình ảnh cá nhân, các ứng viên nên chọn những hình ảnh đúng chuẩn mực, tránh gửi những hình ảnh chụp tự sướng, ảnh đời thường hoặc những ảnh có yếu tố nhạy cảm. Hãy chọn những tấm ảnh nghiêm túc, rõ mặt, không có sự xuất hiện của người thứ hai, cũng phải lưu ý đến phông nền bức ảnh và chất lượng ảnh phải tốt.

2.5. Một số tài liệu đính kèm khác

Một số nhà tuyển dụng có thể yêu cầu ứng viên gửi kèm thêm bản scan bằng tốt nghiệp, các chứng chỉ hoặc bảng điểm. Hãy ưu tiên chọn những tài liệu có liên quan đến công việc bạn ứng tuyển để gửi kèm theo trong hồ sơ.

3. Gửi hồ sơ xin việc qua email cần lưu ý những gì

3.1. Hãy lưu tâm đến địa chỉ email

Ở đây bạn cần lưu tâm đến cả địa chỉ email của người nhận và người gửi.

Có nhiều trường hợp ứng viên ghi sai địa chỉ email người nhận những không kiểm tra lại tình trạng email, dẫn đến điều đáng tiếc là địa chỉ email không được xác định và hồ sơ không được gửi đi hoặc hy hữu là gửi nhầm sang một địa chỉ email khác.

Điều cần lưu ý thứ hai đó là địa chỉ email của người gửi. Hãy sử dụng địa chỉ email dùng cho công việc và đừng đặt những cái tên rất “trẻ trâu” đại loại như thocontinhnghich1223@hotmai… Điều này sẽ chỉ khiến bạn thiếu chuyên nghiệp hơn trong mắt nhà tuyển dụng.

3.2. Lưu ý về tiêu đề email

Viết email xin việc
Viết email xin việc

Nếu không có format yêu cầu sẵn từ phía nhà tuyển dụng, thông thường các bạn nên đặt tiêu đề email theo cú pháp: “[Vị trí ứng tuyển]_[Họ tên]” hoặc có thể đảo họ tên lên trước vị trí ứng tuyển. Điều này sẽ giúp các nhà tuyển dụng dễ dàng phân loại email hơn. Có một số ứng viên thậm chí còn không đặt tiêu đề cho email. Điều này được đánh giá là thiếu chuyên nghiệp và sẽ là một điểm trừ lớn.

3.3. Viết nội dung email thật cẩn thận

Thường thì nội dung các email gửi file mềm hồ sơ xin việc sẽ được đồng nhất với nội dung thư xin việc, nếu không thì bạn có thể đính kèm thư xin việc và ghi một số thông tin cơ bản về bản thân trong phần nội dung email. Nhớ lời chào và lời cảm ơn luôn được viết ở phần cuối email nhé.

Một điều cấm kỵ đó là tuyệt đối không được để trống phần nội dung email.

4. Tạo file mềm hồ sơ xin việc ở đâu

Hiện nay có rất nhiều công cụ để bạn tạo file mềm hồ sơ xin việc. Với một chiếc máy tính bạn có thể dễ dàng tự tạo file mềm hồ sơ xin việc và lưu trữ lại. Bên cạnh đó còn có nhiều trang web hỗ trợ tạo hồ sơ xin việc online. Những website như timviec365.com.vn, timviec365.com.vn… hiện đang hỗ trợ các ứng viên đầy đủ các tính năng soạn CV online hoặc thư xin việc online hay và ấn tượng nhất.

Như vậy bạn đã hiểu được file mềm hồ sơ xin việc bao gồm những gì và có sự khác biệt như thế nào so với file cứng. Bạn cũng nắm rõ được những điểm cần lưu ý khi gửi hồ sơ xin việc qua email. Chúc bạn sẽ thành công trong cuộc phỏng vấn của mình.

CV file mềm là gì

CV là yếu tố quan trọng nhất khi các bạn ứng tuyển một vị trí công việc nào đó. Vậy bạn đã biết cách tạo CV xin việc file mềm chưa? Hãy theo dõi bài viết chia sẻ về mẫu CV file mềm trên timviec365.com.vn ngay để có thể dễ dàng tạo cho mình một CV online ngay nhé.

CV file mềm là gì

Tham gia bình luận ngay!

captcha
Chưa có bình luận nào