Saturday, 23/05/2020

[Thuật ngữ Tiếng Anh trong ngành] Executive summary là gì?

Executive summary có nghĩa như thế nào bạn biết không? Đây là một thuật ngữ mà những ai tham gia ngành kinh doanh đều quan tâm đến nó. Executive summary là một công đoạn nhỏ trong quá trình kinh doanh nhưng những lợi ích mà nó mang lại vô cùng lớn tới những ai biết cách sử dụng những lợi ích từ nó mang lại. Một doanh ngheiejp muốn nhận được lợi ích đầu tư thì cần phải có một bản kế hoạch kinh doanh tốt và kèm theo một bản executive summary hoàn hảo. Vậy hãy cùng timviec.com.vn đọc bài viết dưới đây để hiểu executive summary là gì và nó có tác dụng như thế nào mà mọi người lại quan tâm và cần executive summary đến vậy nhé!

1. Bạn hiểu cụm từ “executive summary” như thế nào?

Lấy ví dụ một doanh nghiệp hoặc một công ty cần phải chuyển hướng, rẽ hướng sang một phương thức kinh doanh để có thể cạnh tranh hiệu quả hơn với các đối thủ kinh doanh khác, lúc đó người đứng đầu và các nhân sự cần phải ra cuộc họp và có một bản phác thảo kế hoạch kinh doanh đầy đủ cụ thể để tiến hành mọi thứ chuyên nghiệp và đảm bảo chắc chắn tỷ lệ thành công. Và trước khi có bản kế hoạch kinh doanh chi tiết đầy đủ các bước ấy thì công ty cần một bản tóm tắt sơ lược, đó là khi “executive summary” được có mặt ra đời.

1.1. Định nghĩa cụm từ “executive summary”

Executive summary là một bản tóm tắt chung của một dự án, kế hoạch kinh doanh. Đây là một khâu quan trọng của kế hoạch kinh doanh. Bạn biết nó quan trọng tới mức nào không? Khi mà bạn gửi kế hoạch cho nhà đầu tư, tỷ lệ 50% nhà đầu tư có đồng ý hợp tác với bạn hay không sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào bản executive summary có nội dung như thế nào đó. Vậy là đủ biết tuy “nhỏ” nhưng bản tóm tắt chung có vị trí vô cùng cần thiết và nắm giữ quyền lực như thế nào cho một dự án kinh doanh rồi phải không. Bản executive summary nói chung sẽ thể hiện được trình độ cũng như làm cho các nhà đầu tư hứng thú vào dự án, kế hoạch kinh doanh của bạn, nó giống như thể hiện đẳng cấp, trình độ, là bước nhìn nhận ấn tượng ban đầu vậy. “Ấn tượng đầu” trong kinh doanh rất quan trọng, ảnh hưởng tới quá trình làm việc sau này nữa. Vì vậy bạn cần chuẩn bị bản tóm lược kinh doanh này chỉn chu, cẩn thận, tỉ mỉ, chuyên nghiệp bạn nhé!

 Định nghĩa cụm từ “executive summary”

Về độ dài của một bản tóm tắt kinh doanh thì thông thường nó có nội dung dài không quá 2 trang giấy A4, bạn cũng có thể viết với độ dài nhiều hơn nhưng phải đảm bảo về nội dung của bản tóm tắt. Về nội dung, bản tóm tắt kinh doanh không được trình bày lan man không đi vào trọng tâm mục đích và cũng không được quá chi tiết, cụ thể. Nội dung của bản tóm tắt phải thật sự chắt lọc, nói những kế hoạch thật cụ thể, súc tích, ngắn gọn, không được phép rườm rà tham lam về nội dung, người đọc khi cầm lên đọc phải cảm thấy dễ hiểu và tạo được cảm xúc, cảm hứng. Khi đó là bạn đã tạo ra một executive summary hiệu quả rồi đấy!

1.2. Tất cả những kế hoạch kinh doanh đều cần executive summary?

Biết rằng mức độ quan trọng của bản tóm tắt này có thể bạn sẽ nghĩ rằng mọi kế hoạch kinh doanh đều bắt buộc cần có một bản tóm lược, tóm tắt đúng không? Như vậy thì kế hoạch kinh doanh của bạn theo đó mới thành công, suôn sẻ, vận hành tốt. Nhưng trên thực tế thì không phải kế hoạch nào cũng cần có bản tóm lược. Điều này là không cần thiết. Ở khía cạnh khác thì không phải lúc nào executive summary đều phù hợp cho kế hoạch kinh doanh.

Tất cả những kế hoạch kinh doanh đều cần executive summary?
Tất cả những kế hoạch kinh doanh đều cần executive summary?

Thông thường ở những dự án lớn, đầu tư lớn có các nhà đầu tư, doanh nghiệp cùng những thương vụ, giao dịch, các cuộc họp lớn thì kế hoạch kinh doanh mới cần tới bản tóm tắt kinh doanh. Những kế hoạch kinh doanh nhỏ lẻ không có tầm ảnh hưởng nhiều thì chúng ta không cần viết tóm tắt sơ lược kinh doanh.

Xem thêm: “Tháo gỡ” thắc mắc điều tra là gì? Vấn đề liên quan đáng quan tâm

2. Những điều bạn nên lưu ý khi làm executive summary

Trong lúc tạo một executive summary cũng có những quy chuẩn nhất định mà bạn nên lưu ý để có thể có được một bản tóm tắt kinh doanh hoàn chỉnh và thu hút người đọc, vậy đó là những tiêu chuẩn gì hãy cùng tìm hiểu các mục dưới đây bạn nhé.

2.1. Sử dụng ngôn từ phù hợp

Khi bạn viết một bản tóm tắt sơ lược bạn nên để ý, chú ý kỹ xem viết cho ai đọc bản tóm tắt này, là nhà đầu tư tài chính, cố vấn đầu tư hay là giám đốc của bạn. Việc chú ý tới ngôn từ vừa thể hiện độ chuyên nghiệp lại vừa thể hiện sự tôn trọng người đọc. Trong kinh doanh, vấn đề ngôn từ rất được coi trọng. Bạn nên cẩn thận khi soạn thảo ra các văn bản trong môi trường làm việc.

2.2. Thu hút sự chú ý người đọc

Dù người đọc bản tóm tắt của bạn là ai (giám đốc điều hành, cố vấn đầu tư, nhà đầu tư,…) thì bạn cũng cần đảm bảo sự chú ý tập trung của người đọc. Một executive summary có nội dung súc tích hàm chứa nhiều thông tin cần phải có là đủ, nhưng nó cần phải hấp dẫn và cuốn hút, lôi kéo và duy trì sự tập trung của người đọc nó.

Thu hút sự chú ý người đọc
Thu hút sự chú ý người đọc

Bạn cần tập luyện viết loại summary này và tham khảo thêm các tips trên internet để có thể viết được bản tóm tắt phù hợp và thu hút nhé!

2.3. Viết executive sau cùng

Có thể bạn sẽ nghĩ cần bản tóm tắt sơ lược sẽ được tạo ra đầu tiên. Nhưng thực ra khi xong hết tất cả các kế hoạch kinh doanh, bạn sẽ có tầm nhìn bao quát hơn để quyết định xem đưa gì vào bản tóm tắt sơ lược kia để dễ dàng đưa ra các thông báo cũng như là quyết định chiến lược kinh doanh. Mặc dù mục executive summary luôn đặt ở đầu kế hoạch kinh doanh nhưng bạn nhớ là viết sau cùng nhé!

2.4. Ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu

Bản executive summary của bạn cần phải ngắn gọn hết mức có thể và chỉ nên dài không quá 2 trang A4. Trong trường hợp bạn cảm thấy quá dài dòng bạn hãy sơ lược và rút ngắn gọn lại nhiều lần cho tới khi độ dài của nó chỉ còn khoảng 2 trang A4. Độ dài ấy vừa phải, giúp các nhà đầu tư tiếp nhận thông tin dễ dàng và cảm thấy bản tóm tắt này chuyên nghiệp hơn. Những thông tin cần phải chính xác, ý nghĩa và khiến cho người đọc cảm thấy thoải mái khi xem một bản tóm tắt thức sự. Hãy khiến cho executive summary thật cô đọng, đầy đủ thông tin mà vẫn dễ hiểu cho người đọc bạn nhé.

Xem thêm: “Senior executive” là gì ? Tố chất và kỹ năng để trở thành một nhà điều hành

3. Cấu trúc của một bài executive summary như thế nào?

Một bài tóm tắt kinh doanh sẽ có 4 đoạn tương đương 4 phần trình bày nhỏ, bạn nên căn chỉnh và ước lượng sao cho mỗi đoạn phù hợp và độ dài tổng thể của cả bài là 2 trang A4.

Cấu trúc của một bài executive summary như thế nào?
Cấu trúc của một bài executive summary như thế nào?

Đoạn 1: Giới thiệu tổng quát sơ qua về công ty, doanh nghiệp, tổ chức của bạn

Đây là đoạn đầu tiên, cũng là bước tiền đề đặt nền móng cho bản executive summary của bạn ghi điểm trong mắt người đọc. Hãy mở đầu thật rõ ràng và dễ hiểu để có thể dần dắt người đọc. Ở phần này bạn nên giới thiệu, cung cấp cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp của bạn, để cho người đọc có thể hình dung nhiều hơn về tổ chức ấy.

Đoạn 2: Nói về những mục tiêu, định hướng, chiến lược bán hàng

Phần này bạn hãy nói lên những đường lối, chính sách mà bạn tập trung cho doanh nghiệp của bạn. Những phương châm, kế hoạch kinh doanh bạn hãy nói tóm tắt một cách đầy đủ các ý để nhà đầu tư có thể hiểu cách thức mà công ty vận hành.

Đoạn 3: Liệt kê, kể tên những hoạt động nổi bật, đặc sắc của công ty, doanh nghiệp bạn

Cấu trúc của một bài executive summary như thế nào?
Cấu trúc của một bài executive summary như thế nào?

Ở trong phần 3 này bạn hãy tập trung vào vào hoạt động của công ty, mức độ doanh thu, tỷ lệ tăng trưởng, những thành tích xuất sắc, hãy kể ra bất kỳ cột mốc nào thể hiện sự thành công của công ty. Tất cả những điểm mấu chốt này sẽ giúp nhà đầu tư có cái nhìn và sự công nhận doanh nghiệp của bạn và có quyết định tích cực hơn.

Đoạn 4: Nói về nhu cầu đầu tư, những kế hoạch mà bạn muốn từ nhà đầu tư, dự tính những kết quả sắp tới

Ở phần cuối này, bạn sẽ tập trung vào viết những dự đoán, dự tính của bạn vào kết quả của hoạt động kinh doanh của bạn trong vòng 12 tháng hoặc 24 tháng tới. Bạn sẽ phải liệt kê ra những vấn đề khó khăn trắc trở có thể gặp phải, vị trí mà doanh nghiệp của bạn đang đứng trên thị trường là ở đâu, và có dự tính, kế hoạch, hoạt động gì để duy trì phát triển kinh doanh công ty, và doanh nghiệp của bạn sẽ đạt tới mức nào trong vòng 3 đến 5 năm tới? Tất cả những vấn đề này sẽ được đề cập và xử lý trong đoạn 4 này – phần cuối của bạn executive summary.

Cấu trúc của một bài executive summary như thế nào?
Cấu trúc của một bài executive summary như thế nào?

Nếu trong hoàn cảnh doanh nghiệp của bạn muốn kêu gọi tài chính từ nhà đầu tư  thì bạn nên kể ra nhu cầu đầu tư của doanh nghiệp bạn tới với các nhà đầu tư, bao gồm số tiền cụ thể bạn muốn nhận từ các nhà đầu tư. Tất cả nên chi tiết cụ thể rõ ràng để bản tóm lược được hiệu quả nhất.

Khi kết thúc một văn bản tóm tắt điều hành kinh doanh, người đọc nên có ý thức tốt về hinh thức tổ chức kinh doanh được miêu tả ở trong bản tóm lược và sự phát triển thành công của nó cho tới hiện tại, và loại tiền nào cần thiết cho sự phát triển tăng tốc nhanh của công ty.

Xem thêm: “All rights reserved” là gì? Thuật ngữ này có thực sự lỗi thời?

4. Những doanh nghiệp sử dụng executive summary khi nào?

Doanh nghiệp sẽ cần đến bản tóm tắt chiến lược trong các trường hợp nhất định đó là:

+ Tạo lập thiết kế một kế hoạch kinh doanh

+ Tóm tắt những vấn đề pháp lý có liên quan

+ Dùng khi sắp có dự tính ra mắt sản phẩm

+ Báo cáo phân tích, nghiên cứu thị trường

+ Nghiên cứu, tìm hiểu, phân tích môi trường

+ Đề xuất các dự án và giải pháp

+ Đánh giá về những dự án một cách ngắn gọn

...

Hy vọng với những thông tin từ web timviec365.com.vn bạn đã hiểu được cụm từ executive summary là gì rồi, để tìm hiểu thêm về các thuật ngữ khác trong các lĩnh vực nghề nghiệp bạn hãy truy cập và theo dõi web nhé!

 

Tác giả: Hoàng Cẩm Ly
captcha
Chưa có bình luận nào