Điều phối là gì? Để trở thành nhân viên điều phối giỏi bạn cần?

20/03/2020

Nếu như đối với một số người làm trong lĩnh vực quản lý nhân sự thì họ sẽ thường xuyên nghe đến khái niệm của điều phối. Vậy thực chất điều phối là gì? và những thông tin nào về điều phối mà bạn cần phải chú ý? Tất cả sẽ có câu trả lời trong bài viết dưới đây.

1. Bạn hiểu điều phối là gì?

Trong cuộc sống và cả trong công việc của chúng ta thì đều cần phải đến các hoạt động của điều phối công việc. Vì cơ bản khi có sự tham gia của điều phối thì công việc sẽ đơn giản hơn và dễ dàng hơn rất nhiều.

Bạn hiểu điều phối là gì?
Bạn hiểu điều phối là gì?

Hiểu một cách đơn giản thì điều phối chính là sắp xếp công việc, tổ chức công việc một cách khoa học và hợp lý nhất để công việc đó được diễn ra một cách thuận lợi nhất. Về cơ bản thì nhiệm vụ của nhân viên điều phối sẽ phải làm chính là lên lịch trình quản lý và sắp xếp các công việc theo một logic nhất định nào đó.

Đó chính là điều phối, đối với hoạt động điều phối này chúng ta thường xuyên sẽ nhắc đến công việc điều phối hàng hóa. Điều phối hàng hóa được hiểu một cách cơ bản nhất chính là công việc sắp xếp và thực hiện các hàng hóa được tiêu thụ một cách nhanh chóng nhất mà không bị chững lại, cũng không làm tốn quá nhiều thời gian về công việc này.

Công việc đối với một nhân viên điều phối khá quan trọng, để trở thành một nhân viên điều phối hàng hóa giỏi thì bạn cần phải có các kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp.

Đọc thêm: [Coordinator là gì?] Bật mí điều chưa biết về vị trí Coordinator

2. Những thông tin cơ bản về nhân viên điều phối

2.1. Nhiệm vụ của nhân viên điều phối

 Nhiệm vụ của nhân viên điều phối
 Nhiệm vụ của nhân viên điều phối

Như đã nói ở phần trên, để trở thành nhân viên điều phối thực sự bạn cần phải có rất nhiều kỹ năng và kinh nghiệm thì mới có thể thành công trong công việc được. Thế nhưng trước khi đi đến được thành công đó thì bạn cần phải hiểu cái trước mắt chính là nhiệm vụ của công việc này bao gồm những gì?

- Ở vị trí nhân viên điều phối, bạn cần phải tự thực hiện, thiết kế và xây dựng kế hoạch làm việc, sẽ tự nghiên cứu và phân tích nên sử dụng công cụ nào để đạt hiệu quả cao trong công việc.

- Bạn cần phải thực hiện hướng dẫn cụ thể, chi tiết quy trình làm việc nhóm để đảm bảo các thành viên trong nhóm đều hoạt động có hiệu quả, các thành viên trong nhóm làm việc ăn ý, hiểu nhau hơn, những đóng góp ý kiến của thành viên đều cần phải được ghi nhận lại và giải quyết.

Xem thêm: Tìm việc làm nhân viên điều phối vận tải

2.2. Các công việc của người điều phối viên là gì?

Nếu như bạn muốn trở thành một nhân viên điều phối giao hàng chuyên nghiệp thì bạn cần phải hiểu rõ công việc mà mình cần phải làm là gì? Công việc chính của nhân viên điều phối giao hàng bao gồm:

Các công việc của người điều phối viên là gì?
Các công việc của người điều phối viên là gì?

- Thực hiện lập các kế hoạch về nhận chuyển hàng hóa từ kho hàng tổng sang kho hàng trung tâm hoặc cửa hàng. Các kế hoạch này cần phải được tối ưu về giải pháp, phương tiện vận chuyển hàng hóa đó như thế nào và nhân lực thực hiện.

- Trong quá trình làm việc, bạn cần phải thực hiện đúng, tuân thủ và tôn trọng quy trình công việc của công ty đó.

- Trong quá trình làm việc thì bạn cũng cần phải tham gia các khóa học, các chương trình đào tạo nâng cao nhằm bổ sung, nạp thêm cho mình kiến thức và các kỹ năng thực hiện công việc tốt hơn.

- Cần phải xây dựng hệ thống, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, đảm bảo phục vụ cho nhu cầu sử dụng của công ty về vận chuyển hàng hóa.

- Cần phải biết xây dựng và quản lý đơn hàng một cách hiệu quả, kịp thời.

- Nhân viên điều phối giao hàng cũng cần phải trung thực, khách quan trong việc đánh giá năng lực và thái độ của các nhan viên giao hàng. Thực hiện đào tạo và nâng cao tay nghề, kiến thức, kỹ năng cho nhân viên giao hàng, truyền tải tinh thần cung cấp các dịch vụ tốt nhất cho nhân viên giao hàng.

- Thực hiện và theo sát chặt chẽ việc giao nhận hàng, hoàn thành công việc hay quy trình làm việc của nhân viên.

- Ngoài những công việc này thì nhân viên điều phối hàng hóa còn phải thực hiện và giải quyết các yêu cầu của khách hàng, của cấp trên.

Đó chính là công việc của một nhân viên điều phối giao hàng mà bạn cần phải biết rõ để thực hiện tốt hơn.

Tham khảo thêm: Việc làm nhân viên điều phối giao hàng

3. Quy trình làm việc của nhân viên giao phối hàng hóa

Quy trình điều phối sẽ rất có ích trong việc trao đổi vậy nên để có một quy trình hoàn hảo nhất bạn nên cần chú ý đến những bước sau:

3.1. Thực hiện lập ra các kế hoạch cụ thể chi tiết

Thực hiện lập ra các kế hoạch cụ thể chi tiết
Thực hiện lập ra các kế hoạch cụ thể chi tiết

Một bước được cho là khá quan trọng với bất kỳ hình thức nào khi được áp dụng bởi bản thân của việc thiết lập sẽ đánh giá cho việc bán có là người cẩn thận và xác định mục tiêu rõ ràng hay không? Một điều phối giỏi chính là người có sự chọn lựa về việc tạo lập kế hoạch, đồng thời phát triển kế hoạch đó sao cho đem lại hiệu quả tốt nhất cho công việc.

Trong điều phối mỗi nhóm sự kiện sẽ có một cách thiết kế riêng, vậy nên để tạo lập ra một quy trình có thể áp dụng cho một nhóm lớn thì đòi hỏi rất nhiều bởi một chuyên viên điều phối. Bạn sẽ cần sự trải nghiệm cùng kinh nghiệm dày dặn cho việc rèn luyện lĩnh vực, đưa ra những nguyên tắc riêng để có thể hoàn thành nhanh nhất.

Nếu cuộc thảo luận được đưa ra đồng nghĩa với việc bạn là người đưa ra sự lựa chọn về quy trình này, đưa ra các câu hỏi để thúc đẩy quản lý cũng như xúc tiến các thành viên giao tiếp. Bạn đưa ra các chủ để cùng bàn luận và là mọi người có sự hào hứng hơn.

Có thể bạn quan tâm: Mẫu kế hoạch công việc bằng excel mới nhất

3.2. Chọn quy trình thực sự phù hợp

Chọn quy trình thực sự phù hợp
Chọn quy trình thực sự phù hợp

Để quản lý một quy trình thực sự tốt bạn nên có sự chia nhỏ các nhóm, thay vì quá tập trung cho việc quản lý một nhóm lớn thì việc chia nhỏ sẽ giúp bạn dễ quản lý hơn rất nhiều. Mọi nội dung của quy trình bạn nên đưa ra để mọi người có sự đóng góp và tất nhiên sẽ tạo sự hào hứng trong cuộc họp thay vì việc bạn tự đưa ra và tự thực hiện theo sự áp đặt chung.

Chọn quy trình cũng chính là việc mà bạn cần để có thể tạo ra luồng ý tưởng mới bởi sự góp mặt của các thành viên.

3.3. Hướng dẫn để cùng kiểm soát các sự kiện diễn ra

Hướng dẫn để cùng kiểm soát các sự kiện diễn ra
Hướng dẫn để cùng kiểm soát các sự kiện diễn ra

Khi bạn chuẩn bị bất cứ một chương trình hay một sự kiện gì bạn cần phải thật sự dành thời gian cho việc suy nghĩ về cách hướng dẫn và kiểm soát như thế nào? bạn cần phải suy nghĩ xem mình sẽ điều khiển và dẫn dắt cuộc họp, chương trình đó ra sao? Đối với một nhân viên điều phối trong cuộc họp thì bạn cần phải đảm bảo một điều chính là tất cả mọi người trong cuộc họp đều sẽ nhận được kết quả mà họ mong muốn. Sử dụng những giải pháp để thực hiện công việc tốt hơn và có hiệu quả hơn.

3.4. Các yếu tố khác liên quan

Các yếu tố khác liên quan
Các yếu tố khác liên quan

Trong việc điều phối và quản lý điều phối điều xảy ra các hạn chế nhất định là không thể tránh khỏi vậy nên việc mà làm sao để tối ưu quy trình mới là điều cần thiết. Thay vì tập trung các yếu tố chủ đạo bạn cũng nên quan tâm tới các yếu tố khác như:

+ Số lượng các thành viên tham gia cuộc họp

+ Bản chất các chủ đề đưa ra thảo luận có thực sự phù hợp

+ Việc các thành viên giao tiếp với nhau ra sao

+ Sự hiểu biết về vấn đề đưa ra của các thành viên

+ Thời gian của cuộc thảo luận đó

+ Các yếu tố về kỹ thuật cho quy trình cần thiết là gì

4. Làm sao để bạn giỏi hơn, chuyên nghiệp hơn trong công việc?

4.1. Làm việc logic

Làm việc logic
Làm việc logic

Công việc của bạn mang tính đặc thù là làm việc logic, hợp lý, để các công việc, hàng hóa được diễn ra thuận lợi nhất và đúng nhất mà không tiêu tốn quá nhiều thời gian cho phép. Chính vì thế mà bạn cần phải học cách làm việc hợp logic từ những công việc nhỏ nhất. Rèn luyện cho mình thói quen làm việc hợp lý để công việc của bạn cũng diễn ra một cách hợp lý và thuyết phục.

4.2. Biết cách quản lý thời gian

Nếu thời gian được tính bằng tiền thì bạn cần phải biết cách tiết kiệm tiền cho chính mình. Công việc của bạn sẽ đơn giản hơn nếu như bạn thật sự biết sắp xếp công việc và quỹ thời gian của mình. Để làm việc một cách hiệu quả và đúng nhất thì thời gian không được lãng phí. Để công việc tốt hơn, quản lý tốt nhân viên thì trước tiên bạn cần phải biết quản lý quỹ thời gian của mình. Đặc biệt là thời gian giao nhận hàng cho khách.

>> Các bước quản lý thời gian hiệu quả bạn có thể làm ngay

4.3. Chịu được áp lực công việc lớn

Chịu được áp lực công việc lớn
Chịu được áp lực công việc lớn

Bạn đừng nghĩ chỉ cần ngồi chỉ tay năm ngón là có thể thành công, bạn cũng đừng nghĩ như vậy là công việc nhẹ nhàng. Công việc của một nhân viên điều phối hàng hóa rất nhiều, bạn phải chịu áp lực từ nhiều phía như: khách hàng, cấp trên, đồng nghiệp, nhân viên,…và rất nhiều áp lực khác nữa. Chính vì thế mà cần phải có khả năng chịu áp lực công việc lớn thì mới có thể thành công, mới có thể theo đuổi công việc được.

4.4. Luôn học hỏi và trau dồi thêm kinh nghiệm

 Luôn học hỏi và trau dồi thêm kinh nghiệm
 Luôn học hỏi và trau dồi thêm kinh nghiệm

Bạn cần phải có ý thức rằng kiến thức là vô hạn, cần phải trau dồi và học hỏi thêm nhiều để công việc của mình được tốt hơn. Có tinh thần học hỏi từ những người khác để tích lũy thêm kinh nghiệm nhé.

Ai trong chúng ta cũng muốn thành công trong công việc và được mọi người thừa nhận sự thành công đó của mình. Đối với nhân viên điều phối giao hàng nếu như bạn muốn giỏi hơn thì ngoài việc bạn có kiến thức chuyên môn tốt thì bạn còn phải thường xuyên trau dồi thêm cho mình các kỹ năng và kinh nghiệm để hoàn thành công việc tốt hơn.

Như vậy, với những thông tin mà chúng tôi cung cấp cho bạn trên đây thì bạn cũng đã biết điều phối là gì và cách để bạn giỏi hơn trong công việc.

Tham gia bình luận ngay!

captcha
Chưa có bình luận nào