Dấu giáp lai là gì? Cập nhật quy định khi sử dụng dấu giáp lai

21/03/2020

Dấu giáp lai là gì? Dấu giáp lai được sử dụng trong những trường hợp nào? Dấu giáp lai là một trong những yếu tố quan trọng và được nhiều người tìm hiểu. Nội dung bài viết dưới đây sẽ mang đến cho các bạn cái nhìn bao quát nhất về những thông tin về dấu giáp lai cũng như cách sử dụng dấu giáp lai.

 Việc làm online

Dấu giáp lai là gì? Tìm hiểu, ý nghĩa, những quy định về dấu giáp lai
Dấu giáp lai là gì? Tìm hiểu, ý nghĩa, những quy định về dấu giáp lai 

1. Khái niệm dấu giáp lai là gì?

Dấu giáp lai được hiểu theo ý nghĩa tiếng Việt và ý nghĩa được dịch ra tiếng Anh, dấu giáp lai trong tiếng Việt chính là dấu được sử dụng để đóng hình ảnh được khắc trên con dấu một cách chính xác, được đóng trên các phần quan trọng của văn bản hành chính, giấy tờ quan trọng để đảm bảo tính chính xác của tài liệu, văn bản và các quy định được ban hành. 

Dấu giáp lai được sử dụng để đảm bảo tính pháp lý của văn bản được đóng dấu, xác thực các thông tin trên văn bản là chính xác và được cơ quan đóng dấu chấp nhận các yếu tố được đề cập trong văn bản, giấy tờ. 

Dấu giáp lai được sử dụng phải tuân thủ các quy định của Thủ tướng. Các hợp đồng làm việc trong các doanh nghiệp, các văn bản hành chính, các quyết định,... ngoài chữ ký của những người có thẩm quyền, các con dấu của những bên có liên quan thì còn cần phải đóng dấu giáp lai để xác định hiệu lực và tính pháp lý của loại văn bản, giấy tờ đó. 

Đóng dấu giáp lai nghĩa là người đóng dấu sẽ dung con dấu để đặt lên bên lề trái hoặc là đặt vào bên lề phải của văn bản, giấy tờ cần phải đóng dấu giáp lai. Loại văn bản này cần có từ 2 tờ trở lên. Khi đóng dấu giáp lai thì người đóng dấu cần phải tìm hiểu những quy định về việc đóng dấu. 

Tham khảo: Việc làm Hành chính văn phòng

Khái quát dấu giáp lai là gì?
Khái quát dấu giáp lai là gì?

2. Tìm hiểu về những ý nghĩa của dấu giáp lai trong doanh nghiệp và đời sống con người

Dấu giáp lai là con dấu được sử dụng nhiều trong đời sống và việc xác nhận tính pháp lý của một văn bản, giấy tờ hay hợp đồng. Các cơ quan thực hiện việc đóng dấu giáp lai cần tuân thủ đúng các quy định đã được đặt ra để dấu giáp lai thực hiện đúng chức năng của nó. 

Trong đời sống hàng ngày, với các hoạt động giao dịch, nộp giấy tờ… thì các cơ quan, đơn vị thường yêu cầu các cá nhân xin dấu giáp lai sau đó mới nộp cho cơ quan đó để xác thực các loại giấy tờ, nếu không có dấu giáp lai thì giấy tờ đó đôi khi không được công nhận. Do đó dấu giáp lai có vai trò quan trọng trong đời sống của mỗi chúng ta. 

3. Tính pháp lý của dấu giáp lai

Trong các công tác văn thư của mỗi doanh nghiệp tư nhân hay Nhà nước thì dấu giáp lai được sử dụng thường xuyên. Do đó, những ai làm công tác văn thư, nhân sự hoặc bất cứ ai trong tổ chức của doanh nghiệp đều cần phải hiểu rõ tính pháp lý của dấu giáp lai để sử dụng đúng với các quy định của Nhà nước đưa ra về chức năng và quy định sử dụng dấu giáp lai.  

Khi hiểu rõ tính pháp lý của dấu giáp lai thì các doanh nghiệp có thể sẽ nâng cao tính trách nhiệm lên trong quá trình sử dụng con dấu, nhờ vậy mà các doanh nghiệp sẽ bảo vệ được quyền lợi của mình. 

Tính pháp lý của con dấu giáp lai được sử dụng trong văn bản, giấy tờ là gì?
Tính pháp lý của con dấu giáp lai được sử dụng trong văn bản, giấy tờ là gì?

Theo như nội dung của Nghị định 58/2001/NĐ-CP đối với việc quản lý và sử dụng con dấu thì trong nghị định này có quy định rất rõ ràng về tính pháp lý của con dấu, đồng thời nói rõ về ý nghĩa của con dấu giáp lai được sử dụng tại các doanh nghiệp hay Nhà nước để khẳng định tính pháp lý trong các văn bản và giấy tờ. 

Theo đó, dấu giáp lai được sử dụng trong các giấy tờ, các loại văn bản của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội và những tổ chức trong sự quản lý của Nhà nước đều thể hiện cũng như là khẳng định giá trị pháp lý của dấu giáp lai. Các bên có dấu giáp lai được đóng trong văn bản sẽ được xác nhận tính đúng của văn bản sau khi đã được sự đồng ý và phê duyệt, do đó có thể đảm bảo được quyền lợi của các bên có liên quan đến các loại giấy tờ này. 

Cùng với đó, các bạn cần phải lưu ý về việc đóng dấu giáp lai, con dấu khi được sử dụng để thực hiện chức năng đóng dấu thì sẽ được đặt ở phía lề trái hoặc phía lề phải của giấy tờ hoặc văn bản có nhiều trang, nhiều tờ. Tất cả các trang/tờ của văn bản đều phải có dấu giáp lai nhằm đảm bảo được tính chính xác của văn bản, tránh tình trạng văn bản bị sửa đổi hay đánh tráo giữa các trang văn bản. 

Những doanh nghiệp, cá nhân có sự hợp tác được ký kết bằng hợp đồng hoặc các loại giấy tờ pháp lý khác thì trong các giấy tờ đó không chỉ được đảm bảo phải có đầy đủ các chữ ký (của các bên liên quan), dấu của cơ quan doanh nghiệp đó thì còn phải đảm bảo có dấu giáp lai trong các trang văn bản này để đảm bảo tính thống nhất về mặt pháp lý của các bên có liên quan. 

Một số trường hợp không thể đóng dấu trọn vẹn đối với 1 trang văn bản thì các bên cần tính đến phương án chia dấu giáp lai ra trong nhiều trang văn bản, đảm bảo khi các trang liên tiếp này hợp nhất lại với nhau thì tạo thành thể thống nhất và khớp với con dấu của các doanh nghiệp có liên quan. 

Đọc thêm: Dấu treo là gì? Cách đóng dấu treo và tính pháp lý của dấu treo

Dấu giáp lai đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan trong văn bản
Dấu giáp lai đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan trong văn bản

4. Tìm hiểu những quy định quan trọng khi sử dụng dấu giáp lai ai cũng cần biết

Dấu giáp lai được biết tới với mức độ quan trọng trong top đầu của các con dấu và về tính pháp lý của nó. Do đó, các con dấu này sẽ có những quy định nhất định những bên liên quan có sử dụng các con dấu giáp lai cần nắm được những quy định trong việc sử dụng. Các bạn hãy chú ý thật kỹ về những quy định đó để có thể sử dụng đúng và tuân thủ quy định đối với những con dấu nhé. 

Dấu giáp lai được sử dụng nhiều và thường xuyên trong các văn bản hành chính, giấy tờ và hợp đồng, cho nên sẽ có quy định cụ thể, rõ ràng và chi tiết về chiều đóng dấu, loại mực được sử dụng để đóng dấu. Đây là một trong những quy định thực sự rất quan trọng mà bất cứ ai trong số chúng ta đều cần chú ý. Bởi vì nó đảm bảo tính thống nhất, đảm bảo được quyền lợi của các bên liên quan. 

Những quy định cần nắm được khi đóng dấu giáp lai vào các trạng văn bản và giấy tờ là gì?
Những quy định cần nắm được khi đóng dấu giáp lai vào các trạng văn bản và giấy tờ là gì?

Không những vậy chiều đóng dấu và màu mực sẽ góp phần giảm thiểu tối đa về sự giả mạo của kẻ gian, kẻ gian sẽ khó có thể tráo đổi tài liệu, văn bản, quy định của các doanh nghiệp hay cơ quan nhà nước. 

Quy định tiếp theo về tỷ lệ sử dụng dấu giáp lai: Dấu giáp lai cần được đóng lên phần chữ ký, tỷ lệ chính xác là ⅓ chữ ký, dấu giáp lai cần được đóng nghiêng về phía bên tay trái của người đóng dấu. Người có thẩm quyền đóng dấu đối với các loại văn bản là phụ lục kèm theo giấy tờ chính là người thực hiện ký tên lên văn bản chính được đóng dấu giáp lai. 

Theo đó, dấu giáp lai sẽ được đóng lên phía trên của trang đầu tiên phía trên phụ lục của văn bản và tên của tổ chức. Bên cạnh đó, dấu giáp lai cũng có quy định riêng về số trang tối đa được đóng dấu trong cùng một loại văn bản, đó là tối đa 5 trang. 

Xem ngay: Cách viết Biên bản bàn giao con dấu công ty đầy đủ nhất

5. Cách đóng dấu giáp lai vào văn bản

Hướng dẫn cách đóng dấu giáp lai đúng quy định
Hướng dẫn cách đóng dấu giáp lai đúng quy định

Việc đóng dấu giáp lai vào các trang văn bản hay các giấy tờ cần xác minh tính pháp lý có quy định cụ thể để tất cả các doanh nghiệp, cá nhân và tổ chức, các cơ quan Nhà nước thực hiện đúng với quy định đặt ra, mang đến sự công bằng, minh bạch và đảm bảo quyền lợi của những bên có liên quan. 

Theo đó, nắm được cách đóng dấu giáp lai vào các trang văn bản sẽ giúp các cá nhân, tập thể này thực hiện đúng các quy trình, quy định được đề ra trong văn bản. 

Cách đóng dấu giáp lai như sau: 

Dấu giáp lai cần được đóng vào khoảng giữa của mép giấy trong các văn bản, con dấu giáp lai cần được trùm lên một phần của tất cả những trang văn bản (văn bản nhiều trang), các loại hợp đồng (hoặc hợp đồng nhiều trang), giấy tờ, chứng từ.

Ngoài ra, trên thực tế thì dấu giáp lai vẫn được nhiều cơ quan tổ chức đóng lên trên phần chữ ký của người có thẩm quyền đưa ra và ban hành loại văn bản đó. Dấu giáp lai trong trường hợp này được đóng tại trang cuối cùng của văn bản hoặc hợp đồng, khi các nhân hoặc tổ chức thực hiện việc đóng dấu lên phần chữ ký của người có thẩm quyền và các bên liên quan thì cần phải đóng dấu giáp lai trùm lên phía trên chữ ký với tỷ lệ khoảng 1/3 chữ ký đồng thời con dấu cần phải nghiêng về phía bên trái của văn bản.

6. Những lưu ý quan trọng khi đóng dấu giáp lai

Bạn cần lưu ý gì khi đóng dấu giáp lai?
Bạn cần lưu ý gì khi đóng dấu giáp lai?

Trong quá trình đóng dấu giáp lai thì các bạn cần phải sử dụng con dấu đúng với quy định đã được ban hành về việc sử dụng con dấu. Việc đóng dấu giáp lai cũng có những quy định nhất định, mỗi dấu giáp lai được đóng lên văn bản sẽ không được vượt quá 5 trang giấy (Cả 5 trang giấy này đều cần được in một mặt nhé) và không quá 9 trang giấy được in hai mặt. 

Đồng thời, dấu giáp lai không chỉ được quy định về cách thức đóng dấu và tính pháp lý của nó, dấu giáp lai cũng cần phải được chú ý về mặt hình thức đóng dấu, theo đó dấu giáp lai cần phải được đóng ngay ngắn, rõ ràng và đóng đúng với chiều dấu đã được quy định. Cùng với đó là màu mực cần phải đúng với màu mực và loại mực đã được quy định dành cho con dấu giáp lai. 

Những thông tin trong bài viết trên đây đã phần nào giúp các bạn hiểu được dấu giáp lai là gì và những ý nghĩa hết sức quan trọng mà các bạn cần nắm được để phục vụ cho quá trình đóng dấu giáp lai vào các loại văn bản hành chính. 

Tạo cv ngay

Tham gia bình luận ngay!

captcha
Chưa có bình luận nào
x