Sunday, 22/12/2019

Hệ thống những câu hỏi phỏng ngành hành chính nhân sự mới nhất

Việc làm hành chính nhân sự rất rộng mở, tuy nhiên cạnh tranh công việc cũng vô cùng gay gắt. Dưới đây là Top 10 những câu hỏi phỏng ngành hành chính nhân sự cùng gợi ý trả lời cho bạn.

1. Top 10 những câu hỏi phỏng ngành hành chính nhân sự

1.1. Câu hỏi 1: Theo bạn, hành chính nhân sự có những mảng nào? Mảng nào quan trọng nhất?

Gợi ý trả lời:

Đây là câu hỏi kiến thức cơ bản về lĩnh vực bạn đang ứng tuyển, NTD chỉ muốn biết bạn đã tìm hiểu được những gì và hiểu biết đến đâu: hành chính, tuyển dụng, đào tạo, C&B. Lưu ý nhé, mảng nào cũng quan trọng cả, nhưng nếu k có tuyển dụng thì sẽ k có nhân sự để bạn thực hiện các mảng khác.

1.2. Câu hỏi 2: Nếu quy trình tuyển dụng? Trong quy trình đó, bước nào là quan trọng nhất?

Gợi ý trả lời:

Top 10 những câu hỏi phỏng ngành hành chính nhân sự

Bạn đang thực hiện quy trình như nào, bạn hãy chia sẻ ngắn gọn và đầy đủ nhé. Thực tế thì hầu hết các NTD đang áp dụng quy trình: lên kế hoạch tuyển dụng, sàng lọc ứng viên, liên hệ ứng viên hẹn phỏng vấn, phỏng vấn sàng lọc, kiểm duyệt, hẹn lịch thử việc, quyết định tuyển dụng. Trong các bước trên, khâu nào cũng là yếu tố không thể thiếu do vậy, không thể bỏ qua yếu tố nào cả.

1.3. Câu hỏi 3: Các phương pháp tuyển dụng hiện nay là gì?

Gợi ý trả lời:

Bạn đang sử dụng phương pháp nào để tuyển dụng, tuyển dụng nội bộ hay tuyển dụng ngoài, hãy nêu các phương pháp cụ thể. Có thể là tuyển dụng bằng facebook, website, thông qua các mối quan hệ bản thân….

1.4. Câu hỏi 4: Bạn đánh giá phương pháp tuyển dụng nào là tốt nhất?

Gợi ý trả lời:

Phương pháp nào cũng có những ưu nhược điểm riêng, rất khó để khẳng định phương pháp nào tốt nhất vì với từng doanh nghiệp, từng vị trí, từng thời điểm, vậy nên hãy khéo léo đưa ra câu trả lời để ghi điểm nhé.

Top 10 những câu hỏi phỏng ngành hành chính nhân sự

Chẳng hạn doanh nghiệp của bạn có nguồn chi phí cho tuyển dụng không cao, bạn có thể lựa chọn phương pháp tuyển dụng kênh miễn phí hoặc những web chi phí thấp nhưng lượng ứng viên ổn định như timviec365.vn… 

1.5. Câu hỏi 5: Kể tên 1 số trang web tuyển dụng mà bạn đang sử dụng và đánh giá về nó?

Gợi ý trả lời:

Hiện nay đang có khá nhiều trang web tuyển dụng để các chuyên viên tuyển dụng có thể lựa chọn như: timviec365.com.vn, ... Hãy nêu thêm những hiểu biết của bạn về các web đó, hãy tìm hiểu kỹ trước khi bạn tham gia phỏng vấn nhé.

Ví dụ: “ Tôi thường đăng tin tuyển dụng lên một số web để trải nghiệm, trong đó thấy khá ấn tượng với web timviec365.vn. Tại web tôi được trải nghiệm những dịch vụ miễn phí trong 1 tháng đầu để xem xét về chất lượng web, lượng ứng viên khá nhiều và ổn định, chuyên viên hỗ trợ khách nhiệt tình. 

1.6. Câu hỏi 6: Cách căn chỉnh 1 văn bản chuẩn?

Gợi ý trả lời:

Các thông số căn chỉnh như thế nào? căn lề, căn đầu trang, cuối trang ra sao… Đây là những kiến thức cơ bản bạn cần nắm vững để trở thành 1 nhân viên hành chính nhân sự.

Ví dụ: căn lề trái 3-3,5 cm, lề phải 2,5cm, lề trên, lề dưới 2-2,5cm

1.7. Câu hỏi 7: Dùng phương pháp nào để quản lí nhân viên

Gợi ý trả lời:

Bạn đang quản lí nhân viên theo cách nào, bằng phần mềm hay thủ công. Hiện tại có khá nhiều công cụ hỗ trợ cho bạn để có thể quản lí được nhân viên. Nhưng bạn cũng cần lưu ý về việc ngân sách, quy mô nhân viên công ty để lựa chọn công cụ phù hợp.

1.8. Câu hỏi 8: Bạn đang sử dụng phần mềm nào để tính lương?

Gợi ý trả lời:

Việc tính lương là công việc không thể thiếu của 1 nhân sự. Bạn đã từng tính lương và bạn đang sử dụng phần mềm nào? Hãy kể tên về phần mềm bạn đang sử dụng và nó đang hỗ trợ cho bạn ra sao. Nếu công ty trước đây của bạn quy mô nhỏ và bạn chưa sử dụng phần mềm nào thì hãy chia sẻ rằng, tuy bạn chưa sử dụng nhưng bạn đã từng tiếp xúc và tìm hiểu về 1 số phần mềm.

1.9. Câu hỏi 9: Công ty cũ của bạn đóng bảo hiểm cho nhân viên như thế nào?

Gợi ý trả lời:

Top 10 những câu hỏi phỏng ngành hành chính nhân sự

Mục đích câu hỏi này đang kiểm tra kiến thức về bảo hiểm của bạn, tự tin và trả lời rành mạch.

1.10. Câu hỏi 10: Một nhân viên nghỉ thai sản, họ sẽ được hưởng bảo hiểm ra sao?

Gợi ý trả lời:

Câu hỏi về kiến thức, hàng năm hầu hết các công ty đều có nhân viên nghỉ chế độ thai sản, vấn đề liên quan đến bảo hiểm thai sản cho nhân viên khá phức tạp, không chỉ nữ mà cả những người chồng cũng có chế độ nghỉ thai sản. 

Xem thêm: “Senior executive” là gì ? Tố chất và kỹ năng để trở thành một nhà điều hành

2. Câu hỏi phỏng vấn trợ lý hành chính nhân sự

2.1. Là một trợ lý hành chính, làm thế nào để bạn hình dung đóng góp cho nhóm của chúng tôi?

Trợ lý hành chính có vai trò rất lớn với nhân sự doanh nghiệp và sự phát triển của doanh nghiệp. nhà tuyển dụng thấy rằng bạn có thể tạo ra ảnh hưởng lớn bằng cách chia sẻ những cách bạn mong muốn đóng góp hoặc hỗ trợ cho thành công của họ.

Ví dụ câu trả lời: “Bằng cách giữ cho nhóm được tổ chức và đúng tiến độ, tôi tin rằng tôi có thể giúp mọi người đạt được mục tiêu và mục tiêu của họ hiệu quả hơn. Ngoài ra, bằng cách loại bỏ công việc hành chính khỏi đĩa của họ, họ có thể sử dụng thời gian hiệu quả hơn và tăng năng suất trong công việc.”

2.2. Dự án tốt nhất bạn từng làm với tư cách là trợ lý hành chính là gì? Tại sao bạn thích nó?

Để có được ý tưởng về công việc bạn đã hoàn thành trong quá khứ với tư cách là trợ lý hành chính, nhưng cũng xem bạn thích loại công việc nào, người phỏng vấn thường sẽ yêu cầu bạn chia sẻ các ví dụ cụ thể về lịch sử công việc của bạn. Nếu câu hỏi này hoặc một câu hỏi tương tự xuất hiện, hãy đưa họ qua một dự án bạn đã làm, tại sao nó quan trọng và tại sao bạn thích nó.

Câu hỏi phỏng vấn trợ lý hành chính nhân sự

Ví dụ câu trả lời: “Đội ngũ tiếp thị của chúng tôi cần trợ giúp thực hiện kế hoạch truyền thông xã hội của họ để thu hút và thu hút khách hàng. Tôi rất thích giúp đỡ lên lịch và viết các tin nhắn khi nó đưa tôi đến một lĩnh vực kinh doanh mới - tiếp thị. Nó cũng cho phép tôi tập trung vào các chi tiết và kỹ năng giao tiếp, điều đó đã gây ấn tượng với các đồng đội của tôi.”

2.3. Làm thế nào để bạn cảm thấy vai trò trợ lý hành chính đã thay đổi hoặc sẽ thay đổi trong tương lai?

Cho nhà tuyển dụng biết rằng bạn có thể thấy bức tranh lớn hơn và dự đoán những thay đổi. Sau đó, cho họ thấy rằng bạn có thể và đã thích nghi với sự thay đổi đó thông qua bộ kỹ năng hoặc lịch sử công việc của bạn.

Ví dụ câu trả lời: “Trong khi một số người nghĩ rằng trợ lý hành chính sẽ được thay thế bằng công nghệ, tôi thực sự sẽ lập luận rằng họ sẽ được tăng cường bởi công nghệ. Công nghệ tự nó không thể hoàn thành mọi thứ, những người đứng sau nó là những gì làm cho nó hiệu quả. Nếu trợ lý hành chính có thể thích ứng với những tiến bộ công nghệ mới, nó sẽ chỉ giúp họ hỗ trợ tốt hơn cho đồng đội và giám đốc điều hành. Đó là lý do tại sao tôi tập trung phát triển các kỹ năng Microsoft Outlook và Excel của mình ở các vị trí trong quá khứ”.

2.4. Theo bạn, những kỹ năng quan trọng nhất mà một trợ lý hành chính giỏi nên có là gì?

Câu hỏi này là một cơ hội tuyệt vời để ánh xạ điểm mạnh của bạn đến các yêu cầu được liệt kê trong bản mô tả công việc. Đề cập đến tất cả các kỹ năng trợ lý hành chính mà bạn sở hữu và được đưa vào danh sách công việc để cho nhà tuyển dụng biết rằng bạn có những gì cần thiết để trở thành một trợ lý thành công.

Ví dụ câu trả lời: “Trước hết, tôi tin rằng một trợ lý hành chính giỏi cần được tổ chức nếu họ muốn giúp điều phối nhóm. Ngoài ra, họ cần có kỹ năng quản lý thời gian tuyệt vời để giúp lên lịch các cuộc họp và tiếp tục nhiệm vụ. Cá nhân, tôi cảm thấy các kỹ năng máy tính và giao tiếp cũng giúp với những nhiệm vụ đó. Bởi vì tôi có những kỹ năng này, tôi cảm thấy mình sẽ làm một trợ lý thành công ở đây.”

2.5. Bạn đã bao giờ phải tung hứng nhiều giám sát viên như một trợ lý hành chính chưa? nếu vậy, bạn đã giải quyết nó như thế nào?

Trợ lý hành chính không phải lúc nào cũng chỉ có một ông chủ hoặc người giám sát. Thông thường, trợ lý hành chính cần hỗ trợ nhiều giám đốc điều hành hoặc trưởng nhóm, mỗi người ở vị trí cao. Điều quan trọng là các trợ lý hành chính có thể xử lý sự chỉ đạo từ nhiều bên mà không làm giảm năng suất.

Bạn đã bao giờ phải tung hứng nhiều giám sát viên như một trợ lý hành chính chưa? nếu vậy, bạn đã giải quyết nó như thế nào?

Ví dụ câu trả lời: “Vâng tôi có. Tôi là trợ lý điều hành cho ba thành viên của nhóm điều hành của chúng tôi. Để theo kịp các nhiệm vụ được giao và cung cấp cho mỗi bộ phận hỗ trợ điều hành, tôi dành phần của ngày làm việc của mình cho mỗi người. Điều này đảm bảo rằng mỗi giám đốc điều hành cảm thấy được chăm sóc hàng ngày. Tuy nhiên, nếu một nhiệm vụ ưu tiên đã được đưa ra, tôi sẽ giải quyết kịp thời để thời hạn”

Xem thêm: “Bỏ túi” kỹ năng trả lời phỏng vấn khiến nhà tuyển dụng “gục ngã”

3. Top câu hỏi phỏng vấn chung dành cho nhân viên hành chính nhân sự

Với bất kể vị trí bạn đang ứng tuyển, có một số câu hỏi phỏng vấn chung mà nhà tuyển dụng thích hỏi. Tiếp theo, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn một số câu hỏi phỏng vấn xin việc phổ biến và ví dụ gợi ý trả lời như sau:

3.1. Hãy giới thiệu về bản thân mình?

Câu hỏi này đứng đầu danh sách vì nó thường là câu hỏi đầu tiên được hỏi bởi người phỏng vấn. Khi chia sẻ câu chuyện của bạn, hãy giới thiệu những thành tựu, điểm mạnh và kinh nghiệm làm việc trong quá khứ của bạn đồng thời liên quan đến câu chuyện của bạn trở lại các yêu cầu có trong bản mô tả công việc. Nhà tuyển dụng cũng muốn có được một cảm giác về tính cách của bạn.

Ví dụ câu trả lời ”Tôi đến từ một thị trấn nhỏ ở huyện Thường Tín, và đã học Đại học Văn hóa chuyên ngành quản trị văn phòng. Sau khi nhận được bằng liên kết quản trị kinh doanh, tôi làm trợ lý hành chính tại một công ty luật tư nhân. Trong khi ở đó, tôi thực sự mài giũa kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian của mình, điều mà tôi cảm thấy khiến tôi trở thành một ứng cử viên tuyệt vời cho vai trò này.”

3.2. Tại sao bạn muốn làm việc ở đây?

Nói một cách đơn giản, nhà tuyển dụng muốn làm việc với những người muốn ở đó và có những lý do chính đáng đằng sau sự quan tâm của họ. Câu hỏi này là cơ hội của bạn để cung cấp cho họ những câu trả lời đó và cho thấy rằng cơ hội này là một trong những bạn thực sự muốn.

Top câu hỏi phỏng vấn chung dành cho nhân viên hành chính nhân sự

Ví dụ câu trả lời : “Tôi ngay lập tức quan tâm đến vị trí này vì công ty của bạn ưu tiên cộng đồng địa phương và trả lại. Tôi chưa có điều đó ở nơi làm việc và tôi nghĩ sẽ thật sự bổ ích khi làm việc cho một doanh nghiệp hào phóng như vậy. Vai trò này cũng đóng vai trò là điểm mạnh của tôi với tư cách là một chuyên gia cực kỳ có tổ chức và hữu ích. Tôi nghĩ rằng tôi thực sự có thể làm cho một sự khác biệt ở đây.”

3.3. Tại sao bạn rời bỏ công việc cuối cùng của bạn?

Đây có thể là một câu hỏi khó trả lời bởi vì có thể có một số lý do khiến bạn rời bỏ công việc cuối cùng và một số trong số đó có thể mang lại ấn tượng không tốt về nhà tuyển dụng trước đây của bạn. Cách tiếp cận tốt nhất cho câu hỏi này là trung thực và đi đường cao tốc. Đừng vẽ chủ nhân trước của bạn trong một ánh sáng tiêu cực.

Ví dụ câu trả lời: “Tôi đang tìm kiếm một vai trò khó khăn hơn một chút vì nó sẽ cho phép tôi học hỏi những điều mới và tiến bộ trong sự nghiệp. Tôi nghĩ vai trò này sẽ cung cấp sự tăng trưởng mà tôi đang tìm kiếm.”

3.4. Hãy kể cho tôi nghe về một lần bạn mắc lỗi. Làm thế nào bạn có thể xoay xở được?

Câu hỏi này có thể khó vì nó là một câu hỏi phỏng vấn hành vi và nó khiến bạn tập trung vào một thời điểm bạn thất bại. Để trả lời câu hỏi này thành công, hãy chỉ ra cách bạn có thể trả lại và sửa lỗi.

Top câu hỏi phỏng vấn chung dành cho nhân viên hành chính nhân sự

Ví dụ câu trả lời: “Tôi đã từng bỏ lỡ một người tham dự theo yêu cầu họp. May mắn thay, tôi đã thiết lập lời nhắc vào cuối mỗi ngày để kiểm tra lại công việc của tôi và bắt lỗi trong ngày nó xảy ra. Sau khi bắt lỗi, tôi đã thêm người tham dự vào lời mời mà không ai nhận ra có lỗi. Giữ cho bản thân có tổ chức và chính xác thực sự giúp tôi ngày hôm đó.”

Hy vọng rằng thông qua bài viết này bạn đã nắm rõ hệ thống những câu hỏi phỏng vấn hành chính nhân sự cùng gợi ý câu trả lời cho mình.

Tác giả: Lê Tuệ Nhi
captcha
Chưa có bình luận nào