Tuesday, 29/10/2019

Cách viết mail xin việc để có thể gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng

Ngày nay, để có thể ứng tuyển vào một vị trí nào đó, ngoài việc đến trực tiếp các công ty, doanh nghiệp nộp hồ sơ thì bạn có thể gửi email xin việc cho nhà tuyển dụng. Vậy cách viết email xin việc như thế nào để có thể gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng? Để giải đáp câu hỏi này, hãy cùng timviec365.com.vn tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Cách viết email xin việc để tạo ấn tượng tốt cho nhà tuyển dụng

cách viết mail xin việc

1.1. Cách viết tiêu đề email xin việc

  Việc viết tiêu đề email xin việc là bước đầu tiên để nhà tuyển dụng có thể thấy bạn có phải là một người tỉ mỉ hay không.

  Đối với những nhà tuyển dụng yêu cầu bạn gửi email với tiêu đề rõ ràng, có thể như: “Tên - vị trí - công ty” thì bạn hãy làm đúng như theo yêu cầu của họ đưa ra. Mục đích khi các công ty yêu cầu như vậy là để có thể lọc email dễ hơn, thuận tiện và đỡ mất thời gian hơn. Nên nếu bạn muốn email xin việc của mình được người tuyển dụng nhìn thấy, xem được thì bạn bắt bắt buộc phải tuân thủ điều này.

  Còn đối với những nhà tuyển dụng không yêu cầu hoặc bạn tự ứng tuyển vào thì bạn có thể viết tiêu đề email theo nguyên tắc như sau :

  “ Họ và tên - vị trí công việc ứng tuyển - Ngày ứng tuyển”

  Ví dụ: Vi Thị A - Vị trí nhân viên chăm sóc khách hàng - 27/10/2019

  Mặc dù không yêu cầu nhưng việc bạn ghi rõ tiêu đề sẽ giúp nhà tuyển dụng cảm thấy thoải mái, dễ chịu, đồng thời giúp họ cập nhật thông tin ứng viên một cách nhanh chóng, chuẩn xác. Mỗi ngày, ở các công ty tuyển dụng có hàng trăm, hàng nghìn email được gửi về, nên bạn hãy chú ý ghi tiêu đề email kỹ lưỡng để có thể tạo được ấn tượng tốt.

1.2. Cách viết nội dung email xin việc gây ấn tượng tốt cho nhà tuyển dụng

Làm sao để viết email xin việc

  - Hãy mở đầu email bằng “kính gửi” để thể hiện sự tôn trọng của mình đối với nhà tuyển dụng. Các cụ nhà ta đã có câu: “Lời chào cao hơn mâm cỗ”, bạn không mất gì một câu nói nhưng đổi lại nó giúp bạn tạo được ấn tượng tốt. Kể cả khi bạn đi làm, trở thành nhân viên chính thức, khi viết email hoặc gửi tin nhắn liên quan đến công việc cho đối tác, cấp trên, hay những người lớn tuổi hơn mình thì đều phải dùng “ kính gửi”.

  Tuyệt đối không được sử dụng các từ ngữ như:” thân ái, gửi, chào anh chị,…” bởi vì nó không thể hiệp phép lịch sự giữa hai chủ thể và không phù hợp với hoàn cảnh giao tiếp..

  - Đối tượng gửi email

  Để có thể biết được đối tượng gửi email thì bạn có thể xem lại người nhận email là ai thì gửi đến họ. Còn đối với những trường hợp không ghi rõ thì bạn có thể viết là kính gửi bộ phận đó và kèm theo tên của công ty ứng tuyển.

  Đối với người nhận là các cá nhân cụ thể, có tên rõ ràng thì ghi rằng: kính gửi anh/chị, phòng ban. Ví dụ như: Kính gửi anh A, phòng tuyển dụng nhân sự

  Đối với người nhận email không ghi cụ thể mà chỉ ghi người nhận thì bạn có thể ghi là: Kính gửi bộ phận và kèm theo tên công ty. Ví dụ: Kính gửi phòng tuyển dụng nhân sự - công ty ABCD

  - Nội dung email: Muốn gây ấn tượng tốt đối với nhà tuyển dụng thì bạn không thể sử dụng một email xin việc được coppy mẫu trên mạng hay viết sơ sài. Điều này sẽ không tạo được ấn tượng tốt, không lấy được cảm tình từ nhà tuyển dụng.

  Hàng ngày, có hàng trăm, hàng nghìn email được gửi tới để xin ứng tuyển thì việc để nhà tuyển dụng chú ý đến bạn là không hề dễ dàng. Bởi vậy bạn hãy viết bằng cả tấm lòng chân thành, niềm khao khát được làm việc, được cống hiến cho công ty của mình. Bạn hãy cố gắng cá nhân hóa nội dung để nhà tuyển dụng có thể nắm bắt thông tin một cách nhanh nhất. đưa ra những lý do thuyết phục tại sao bạn lại là người phù hợp với công việc này. Đồng thời không nên liệt kê những nội dung đã có trong CV, viết ngắn gọn, xúc tích, không quá dài dòng để tránh làm mất thời gian của nhà tuyển dụng.

  Bạn có thể tham khảo cấu trúc viết nội dung email xin việc dưới đây:

  Đầu tiên, giới thiệu ngắn gọn về bản thân ( ví dụ: ngày tháng năm sinh, tên)

  Thứ 2: Nêu mục đích bạn gửi email: để ứng tuyển cho vị trí ABC, được đăng tải trên timviec365.com.vn( nơi bạn nhìn thấy thông tin tuyển dụng)

  Thứ 3: Tóm tắt ngắn gọn kinh nghiệm, kỹ năng để phù hợp với công việc đang ứng tuyển

  Thứ 4: Đính kèm CV của bạn

  - Kết thúc email và lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng

  Một phần không thể thiếu đó là cảm ơn công ty đã tạo cơ hội cho bạn được thể hiện khả năng của bản thân mình đồng thời để lại thông tin liên lạc như số điện thoại của bạn. Bạn có thể để lại chữ ký của mình dưới phần email để thể hiện tính chuyên nghiệp của bản thân.

  - Những lưu ý khi trình bày email

  Bạn nên in đậm phần kính gửi

  Các dòng trong email nên dãn cách để nhà tuyển dụng dễ nhìn

  Văn phong lịch sự, thể hiện thái độ kính trọng và cầu thị

  Đặc biệt phải kiểm tra lại các lỗi chính tả trước khi gửi đi

1.3. Đính kèm các tài liệu liên quan

  Thông thường, các nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu bạn đính kèm các tài liệu liên quan khi gửi email xin việc. Các tài liệu đấy có thể là: CV, bài test hay portfolio phục vụ cho công việc. 

1.4. Kiểm tra thông tin 

  Trước khi gửi email cho nhà tuyển dụng thì bạn cần kiểm tra lại những thông tin mà mình đã ghi. Ví dụ như: tên hiển thị email, tiêu đề, người nhận, nội dung và tệp đính kèm để email có thể hoàn chỉnh nhất, mang lại ấn tượng tốt nhất cho nhà tuyển dụng.

1.5. Cách xử lý email xin việc bị từ chối

  Nếu như bạn nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng rằng bạn bị từ chối thì bạn vẫn có 10% cơ hội, đó là lời cảm ơn.

  Đã có rất nhiều nhà tuyển dụng mời ứng viên quay trở lại mặc dù email bị loại chỉ vì lời cảm ơn này. Việc bạn được tuyển dụng thì lời cảm ơn là điều bình thường, nhưng lời cảm ơn khi bạn bị từ chối mới là điều đặc biệt. Lời cảm ơn này, nó thể hiện một phần con người bạn, là người hiểu chuyện, biết trước biết sau, có ý thức tôn trọng người khác. Tự nhiên nó sẽ tác động rất lớn đối với nhà tuyển dụng, khiến họ có cái nhìn tích cực về bạn. “ Lời nói chẳng mất tiền mua / lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau”, biết đâu lời cảm ơn đấy lại tạo cho bạn sự khác biệt giữa bao nghìn người khác. Hãy trân trọng từng cơ hội của bản thân mình.

Xem thêm: “Tháo gỡ” thắc mắc điều tra là gì? Vấn đề liên quan đáng quan tâm

2. Email chuẩn là email như thế nào?

Cách viết email xin việc

  Có nhiều bạn vẫn chưa xác định được rằng một email chuẩn thì bao gồm những phần gì? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp câu trả lời này.

2.1. Tên hiển thị email

  Tên hiển thị email tức tên mà nhà tuyển dụng nhận được . Một tên hiển thị email được coi là chuyên nghiệp khi nó bao gồm đầy đủ họ tên của bạn, ví dụ như: Nguyễn Văn A

  Một số lỗi viết tên hiển thị email mà ứng viên mắc phải như:

  - Để tên hiển thị email hoàn toàn bằng Caplock, điều này không chỉ gây ức chế,  khó chịu cho nhà tuyển dụng mà nó còn thể hiện độ kém chuyên nghiệp của bạn

  - Chữ cái đầu tiên không viết hoa, đây là một lỗi cơ bản mà rất nhiều người mắc phải. Nhìn vào tên hiển thị email như vậy, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá bạn là một người cẩu thả, đặc biệt trở nên nghiêm trọng khi bạn ứng tuyển vào các vị trí tài chính hay kế toán.

2.2. Địa chỉ email người gửi

  Đối với địa chỉ email của mình bạn nên lấy tên thật của mình, hoặc đặt email theo cú pháp: tên + năm sinh + @gmail.com. Ví dụ như: Thuynga1999@gmail.com

  Không nên sử dụng các tên thiếu nghiêm túc như: anhchangdeptrai@gmail.com,... Nhìn vào những tên email như thế này nhà tuyển dụng sẽ cảm thấy bạn đang đùa giỡn họ, không nghiêm túc với công việc này. Như vậy, cơ hội email của bạn được chấp nhận sẽ giảm đi một nửa

2.3. Ảnh đại diện của email

  Có nhiều người nghĩ ảnh đại diện email không quan trọng, nhưng như thế là sai lầm đấy. Để thể hiện email xin việc của bạn là chuyên nghiệp thì bạn nên để ảnh của chính mình. Khác với ảnh đại diện trong CV, ảnh đại diện trong email có phần phóng khoáng hơn, bạn có thể để ảnh có tính nghệ thuật, thể hiện được sự trẻ trung, tươi mới, tràn đầy nhiệt huyết, năng lượng với cuộc sống, công việc. Tuy nhiên vẫn phải đảm bảo phù hợp khách quan, ảnh không bị vỡ, không nhạy cảm, trực diện khuôn mặt.

  Những lưu ý khi đặt ảnh đại diện email: Không nên để ảnh đen trắng hay ảnh quay lưng. Làm như vậy nhà tuyển dụng sẽ nghi ngờ về tính xác thực của email.

  Mong rằng những chia sẻ trên đây của timviec365.com.vn sẽ giúp bạn biết cách viết mail xin việc để gây ấn tượng cho nhà tuyển dụng. Chúc các bạn thành công!

Tác giả: Trần Uyên Thư
captcha
Chưa có bình luận nào