Cách kẻ bảng trong Excel 2010 và các mẹo tiết kiệm thời gian

15/05/2021

Bảng tính trong Excel là một công cụ vô cùng hữu ích dùng để tổ chức lại các dữ liệu bằng số lượng lớn các hàng và cột, hỗ trợ người dùng một cách tối ưu trong việc quản lý các dữ liệu. Nếu bạn chưa biết cách kẻ bảng trong Excel 2010 sao cho chuẩn xác và nhanh chóng thì hãy theo dõi bài viết dưới đây nhé.

1. Giới thiệu về chương trình xử lý bảng tính Microsoft Excel.

Microsoft Excel là một chương trình giúp xử lý bảng tính thuộc trong bộ Microsoft Office được sản xuất và phát triển bởi hãng phần mềm đình đám Microsoft.
Microsoft Excel được thiết kế lập trình để có thể trình bày và ghi lại các thông tin được xử lý dưới dạng bảng và tham gia thực hiện các tính toán đồng thời xây dựng các số liệu thống kê một cách trực quan nhất có trong bảng của Excel. 

Excel có nhiều công dụng hữu ích
Excel có nhiều công dụng hữu ích

Bảng tính của Excel bao gồm nhiều ô được hình thành bởi các hàng và cột, việc nhập dữ liệu và công thức tính toán vô cùng đơn giản với nhiều tính năng ưu việt và giao diện thân thiện với người sử dụng.

Microsoft Excel là một chương trình ứng dụng có bảng tính sẽ giúp chúng ta dễ dàng hơn trong các thao tác mình cần thực hiện như: tính toán đại số và phân tích các dữ liệu; Lập các bảng tính, biểu thức, tổ chức lại danh sách; Vẽ ra các đồ thị và sơ đồ; Có thể tự động hoá các công việc bằng các macro và nhiều chức năng khác có thể giúp bạn thực hiện tính toán, thiết lập dễ dàng hơn.

Cụ thể, Excel có một số các chức năng thú vị như sau:

- Workbook hay còn gọi là sổ làm việc, đây là một tệp bạn sẽ làm việc trên đó có thể như tính toán hãy vẽ đồ thị và lưu trữ dữ liệu. Với mỗi sổ làm việc đó có thể chứa rất nhiều trang tính (sheet), nhờ vậy bạn có thể thiết lập và tổ chức nhiều loại thông tin cần thiết có liên quan ngay trong 1 tệp tin và lưu trữ chúng.

Nhiều tính năng giúp tiết kiệm thời gian làm việc
Nhiều tính năng giúp tiết kiệm thời gian làm việc

- Worksheet hay còn gọi là sheet có nghĩa là trang tính. Đây là nơi bạn làm việc với các dữ liệu và lưu trữ chúng, có thể gọi cách khác nữa là bảng tính. Trong một trang tính như vậy có rất nhiều các ô được gọi là cell, các ô đó được tập hợp thành các cột và các dòng với nhau. Trang tính này được chưa trong một sổ làm việc, một trang tính như vậy sẽ có thể chứa được tới 16,384 cột và 1,048,576 dòng,

- Chartsheet cũng được coi là một trang tính ở trong sổ làm việc nhưng nó lại chỉ chứa được một đồ thị mà thôi. Điều này cũng rất hữu ích khi mà bạn muốn được xem riêng lẻ, tách rời từng đồ thị với nhau.

Mọi thao tác đều được thiết lập nhanh chóng
Mọi thao tác đều được thiết lập nhanh chóng

- Sheet tabs là tên của những trang tính sẽ được thể hiện trên các tab được đặt ở góc phía bên trái dưới cửa sổ làm việc. Để có thể di chuyển từ trang tính này sang một trang tính khác thì ta chỉ cần bấm chuột vào tên trang tính mình cần đến trong tab trang tính.

Xem thêm: Việc làm hành chính văn phòng

2. Cách kẻ bảng trong Excel 2010 nhanh chóng và thuận tiện.

2.1. Cách kẻ bảng trong Excel 2010 với mẫu đã cho sẵn.

Đây là cách kẻ bảng trong Excel đơn giản và vô cùng nhanh chóng chỉ cần bạn thực hiện theo các bước sau đây:

- Đầu tiên bạn chọn phạm vi dữ liệu mà mình muốn tạo bảng. Tiếp theo bạn chọn về phía Home ở ngay tại trang chủ, di chuột về thẻ Styles ở phía bên trái của trang tính rồi click chọn Format as Table.

Kẻ bảng theo mẫu có sẵn bước 1
Kẻ bảng theo mẫu có sẵn bước 1

 

- Sau đó bạn chỉ cần chọn một phong cách bảng mà bạn mong muốn.

Kẻ bảng theo mẫu có sẵn bước 2
Kẻ bảng theo mẫu có sẵn bước 2

- Kế tiếp sẽ hiện ra một hộp thoại, bạn chọn vào My table has headers. Ngay tại ô trồng phía bên dưới của Where is the data for your table, bạn dùng chuột chọn lại phạm vi mà mình cần tạo bảng rồi nhấn OK. 

Nhập thông tin vào hộp thoại
Nhập thông tin vào hộp thoại

Như vậy là bạn đã tạo xong được bảng tính Excel rồi đó.

Bảng sau khi tạo xong
Bảng sau khi tạo xong

Xem thêm: In hai mặt trong excel

2.2. Cách kẻ bảng trong Excel 2010 theo ý muốn của mình.

Cách tạo bảng excel này có phần phức tạp hơn so với cách bên trên nhưng nó lại đem đến cho bạn đa dạng các sự lựa chọn hơn. Để kẻ được bảng thì bạn cần thực hiện các bước như sau:

- Bạn mở phần Insert, ngay tại thẻ Tables thì bạn chọn Table hoặc có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + T hoặc tổ hợp phím Ctrl + L để có thể mở được hộp thoại.

Thêm bảng thủ công
Thêm bảng thủ công

- Tại hộp thoại mà bạn vừa mở ra, bạn tích vào My table has headers. Nhập vào đó một cách thủ công hoặc có thể dùng chuột để kéo và chọn cho mình vùng dữ liệu cần phải tạo bảng trong excel đó.

Nhập dữ liệu vào bảng
Nhập dữ liệu vào bảng

- Kế tiếp bạn nhấn OK là bảng tính mới đó theo hình thức mặc đính đó đã được tạo ra, lúc này bạn sử dụng lệnh Borders để kẻ thêm ô và tạo thêm khung cho bảng của mình

Đổi màu cho bảng theo ý muốn
Đổi màu cho bảng theo ý muốn

Ngoài ra bạn có thể chọn Format as Table để thay đổi định dạng của bảng như màu sắc hay kiểu bảng mà bạn mong muốn.

Bảng hoàn thành cuối cùng
Bảng hoàn thành cuối cùng

Quan những thao tác trên bạn có thể thấy rằng việc kẻ bảng trong Excel 2010 không hề khó chút nào. Việc kẻ bảng như vậy trong Excel 2010 phần nào giúp cho tài liệu của bạn trở nên sinh động và dễ nhìn hơn. Hãy lưu lại các cách trên để có thể trình bày một bản tài liệu đẹp đẽ và hoàn chỉnh một cách nhanh chóng nhé.

Mẫu thư xin việc

3. Các thủ thuật khi sử dụng Excel 2010 giúp tiết kiệm thời gian.

3.1. Tận dụng luôn các mẫu có sẵn trong Excel 2010.

Để có thể tiết kiệm thời gian một cách tối đa khi thực hiện các tác vụ đó là sử dụng luôn những mẫu đã cho sẵn hay còn gọi là các template. Đối với những dự án có timeline hay lịch, hoá đơn và nhiều hơn thế thì việc tận dụng các mẫu cho sẵn sẽ vô cùng thuận tiện và giúp bạn tiết kiệm được thêm nhiều thời gian và công sức.

Bạn có thể dễ dàng tải về các mẫu Excel khác nhau dành cho lịch, kế hoạch, các công cụ theo dõi, bảng thời gian, vô vàn các mẫu hoá đơn, các form đăng nhập để bạn thoải mái lựa chọn dùng cho công việc của mình.

3.2. Cố định lại các hàng và cột trong Excel 2010.

Trong trường hợp bạn có một bảng với rất nhiều dữ liệu và khi xem chúng bạn phải cuộn xuống dưới nhưng lại không biết những thông tin bên dưới đó thuộc phần nào ở bên trên bì không thấy dòng tiêu đề của dữ liệu nữa rồi. Việc này sẽ khiến bạn mất rất nhiều thời gian khi cứ phải kéo lên kéo xuống để xem lại tiêu đề. Chính vì vậy việc có thể đóng băng dữ liệu ở các hàng và các cột là một giải pháp hữu hiệu giúp tiết kiệm thời gian. Bạn chỉ cần thực hiện như sau:

Cố định hàng, cột
Cố định hàng, cột

Chọn vào tab View trên thanh công cụ sau đó tích vào Freeze Panes. Trong menu đó thì bạn thả xuống của Freeze Panes tức là đóng băng cả hàng trên cùng và cột đầu tiên; Freeze Top Row tức là chỉ đóng băng hàng trên cùng của bảng tính mà thôi; Freeze First Column tức là chỉ đóng băng cột đầu tiên của bảng tính.

Sau khi thực hiện xong thì bạn có thể thoải mái di chuyển lên xuống, sang ngang mà không lo không còn nhìn thấy các thanh tiêu để. Để huỷ chọn đóng băng những hàng và cột này thì bạn chỉ cần chọn lại về lệnh Freeze Panes này lần nữa và click vào Unfreeze Panes.

3.3. Chuyển đổi giữa các hàng và cột trong Excel 2010.

Nếu như bạn sử dụng một bảng tính có các đề mục ở trong cột hoặc hàng hay là cả 2 và muốn đổi cột cho hàng thì nhìn sẽ hợp lý hơn thì sử dụng luôn mẹo dưới đây để nhanh chóng đổi chỗ cho chúng. Việc này giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian và công sức hơn thay vì phải gõ lại từng cái tiêu đề.

Chuyển đổi hàng, cột
Chuyển đổi hàng, cột

- Đầu tiên bạn chọn các ô trong cột có chứa tiêu đề sau đó nhấp vào chuột phải rồi chọn Copy hoặc nhấn vào nút Copy ở phía bên trên tab Home của thanh công cụ.

- Kế tiếp chọn phần ô trong hàng và cột mà bạn muốn các tiêu đề bắt đầu

- Nhấp vào chuột phải và chọn Paste Special hoặc nhấn vào Paste rồi chọn vào Paste Special phía bên trên tab Home của thanh công cụ.

- Tiếp theo đó bạn click vào hộp checkbox Transpose ở phía góc dưới bên phải rồi nhấn OK là hoàn thành rồi đó.

Trên đây là toàn bộ những thông tin và cách kẻ bảng trong excel 2010 cùng với một số mẹo giúp bạn thao tác trong Excel được nhanh chóng, thuận tiện hơn. Qua đó giúp bạn tiết kiệm được thời gian và công sức để hoàn thành công việc được hiệu quả hơn.

Thủ thuật với cách ẩn dòng trong Excel

Một mẹo rất hay và giúp bạn tiết kiệm được thời gian khi thao tác trong Excel đó là cách ẩn dòng mà không cần chỉnh từng ô. Nếu bạn chưa biết mẹo hay này thì hãy click vào link bên dưới nhé!

Cách ẩn dòng trong Excel

Tham gia bình luận ngay!

captcha
Chưa có bình luận nào