Tìm hiểu chi tiết về bút toán là gì? Có những loại bút toán nào?

26/06/2021

Trong kế toán, bút toán chính là một công cụ để thực hiện quá trình kế toán, tổng hợp thống kê các con số chi tiêu, doanh thu. Vậy bản chất của bút toán là gì? Bút toán có vai trò như thế nào? Và đặc điểm của những loại bút toán khác nhau ra sao? Cùng tìm hiểu chi tiết về thuật ngữ này để có thể nắm rõ những thông tin cần thiết.

1. Khái quát chung về bút toán là gì

Bút toán là quá trình thực hiện các hoạt động ghi nhận giao dịch tài chính vào sổ kế toán, mỗi bút toán được thực hiện thì sẽ hoạch định nhiều hạng mục khác nhau. Bút toán bao hàm các giao dịch liên quan đến chi phí, doanh thu, các khoản khấu hao, nợ phải trả và rất nhiều tài khoản kế toán khác. 

Bản chất bút toán là gì trong kế toán?
Bản chất bút toán là gì trong kế toán?

Mỗi hạng mục mà bút toán thực hiện sẽ bao gồm một định khoản nợ hoặc một định khoản có. Nguyên tắc thực hiện bút toán là làm cân bằng tổng giá trị định khoản nợ và tổng giá trị định khoản có, nếu không cân thì bút toán có thể bị thực hiện sai và có lỗi cần phải tìm hiểu và đưa ra biện pháp giải quyết.

Các bút toán có thể ghi nhận nhiều hạng mục cùng một lúc, một bút toán thực hiện có thể là các hạng mục duy nhất hoặc một số hạng mục lặp đi lặp lại như các khoản khấu hao tài sản cố định hoặc các khoản thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp.

Khi một nghiệp vụ kế toán phát sinh thì nhân viên kế toán phải thực hiện ghi định khoản về nghiệp vụ đó. Ví dụ công ty chi mua nguyên vật liệu về sản xuất giá 20 triệu và nợ người bán thì bút toán sẽ thực hiện như sau:

Nợ: TK 152: Nguyên vật liệu : 20 triệu

Nợ Tk 133: Thuế giá trị gia tăng: 2 triệu

Có Tk 331: Phải trả cho người bán: 22 triệu

Sau khi thực hiện trả khoản nợ cho người bán bằng tiền mặt thì kế toán sẽ ghi bút toán điều chỉnh như sau:

Nợ TK 331: Phải trả cho người bán: 22 triệu

Có TK 111: Tiền mặt: 22 triệu

2. Hiểu rõ bản chất và ý nghĩa của việc thực hiện các bút toán

Thực hiện các bút toán chi tiết chính là cơ sở để tổng hợp lại những phát sinh nợ, có của doanh nghiệp. Những bút toán này cho biết những chi phí nào phát sinh làm giảm tài sản vốn của công ty. Cũng như nêu rõ những thu nhập thu được trong kỳ để xác định lợi nhuận, cơ cấu lợi nhuận, lãi lỗ trong trong kỳ kế toán.

Ý nghĩa của việc thực hiện các bút toán
Ý nghĩa của việc thực hiện các bút toán

Việc thực hiện kết chuyển các bút toán là rất quan trọng, việc thống kê và lập các bút toán phát sinh thì nhân viên kế toán có thể dễ dàng hơn trong việc xác định khoản thu, chi của doanh nghiệp trong kỳ. Là cơ sở để lập các báo cáo kinh doanh và các loại báo cáo khác để phục vụ cho hoạt động quản trị của doanh nghiệp.

Từ các bút toán thực hiện khi có mỗi giao dịch phát sinh thì kế toán có thể dễ dàng nắm bắt số liệu, nắm rõ được chi tiết về các loại chi phí phát sinh trong kỳ. Ví dụ như nắm bắt được chi phí bán hàng gồm những chi phí gì, chi phí mua hàng ra sao, những chi phí này phát sinh vào thời điểm nào. Chi phí tăng lên thì ghi bên nợ, và để cân bằng bảng cân đối kế toán thì phải ghi bút toán vào bên có, tức là khi chi phí tăng thì một tài khoản tài sản nào đó sẽ giảm.

Những ghi chép bút toán mà kế toán viên thực hiện sẽ là một quy trình chặt chẽ, giúp cho họ có thể nắm bắt và xử lý những bút toán nhỏ để không ảnh hưởng tới kế hoạch tổng hợp cả kỳ. Qua đó có thể nêu ra những đề xuất cho hoạt động quản trị của doanh nghiệp, giảm những chi phí phát sinh không đáng có và tìm cách tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

3. Phân loại các kiểu bút toán cần phải biết

Có 3 loại bút toán chính mà doanh nghiệp nào cũng cần phải thực hiện bao gồm: Bút toán điều chỉnh, bút toán kết chuyển, bút toán khóa sổ kế toán. Cùng theo dõi bài viết để nắm rõ những đặc điểm của các loại bút toán này.

3.1. Thực hiện bút toán điều chỉnh để làm cân bằng

Bút toán điều chỉnh là việc thực hiện điều chỉnh các định khoản kế toán để đo lường chính xác các khoản doanh thu và chi phí vào cuối mỗi kỳ kế toán. Có thể xác định bút toán điều chỉnh được chia ra làm 5 loại:

Các loại bút toán thường gặp trong hoạt động kế toán
Các loại bút toán thường gặp trong hoạt động kế toán

- Bút toán điều chỉnh khấu hao tài sản cố định: Là việc điều chỉnh, phân bổ chi phí khấu hao tài sản cố định vào mỗi kỳ. Có 3 cách tính phân bổ chi phí khấu hao và các doanh nghiệp thường sử dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng. Tức tài sản cố định sẽ được khấu hao theo từng kỳ bằng với nguyên giá chia cho thời gian sử dụng dự tính của tài sản đó.

Ví dụ: Tài sản cố định có nguyên giá 20 triệu đồng thực hiện cho hoạt động bán hàng, thời gian dự tính sử dụng là 5 năm, mỗi kỳ kế toán thực hiện kết chuyển là 1 năm. Vậy trung bình mỗi năm chi phí khấu hao tài sản cố định phát sinh sẽ là 20/5 bằng 4 triệu đồng.

Bút toán thực hiện mỗi cuối kỳ kế toán:

Nợ TK 642: Chi phí bán hàng: 4 triệu

Có TK 214: Hao mòn tài sản cố định: 4 triệu

- Bút toán điều chỉnh doanh thu nhận trước: Thực hiện phân bổ các khoản doanh thu nhận trước khi thực hiện bán hàng cho khách, khoản này được xem như là một khoản nợ phải trả của doanh nghiệp. Cuối kỳ khi cung cấp được cho khách hàng được hàng hóa thì sẽ thực hiện bút toán điều chỉnh nợ phải trả sang doanh thu.

Ví dụ về bút toán doanh thu chưa thực hiện: Doanh nghiệp nhận trước của khách hàng một khoản tiền 5 triệu đồng tiền mặt cho một lô hàng vào đầu kỳ, kế toán tiến hành ghi nhận định khoản, đến cuối kỳ doanh nghiệp giao được lô hàng cho khách thì kế toán sẽ thực hiện kết chuyển như sau:

Nợ TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện: 5 triệu 

Có TK 51: Doanh thu nhận được: 5 triệu

- Bút toán điều chỉnh doanh thu chưa nhận: Thực hiện điều chỉnh các khoản doanh thu phát sinh nhưng chưa thu tiền, thực hiện kết chuyển các khoản nợ phải thu sang doanh thu. Doanh nghiệp thực hiện cung cấp lo hàng cho khách nhưng chưa thu tiền, cuối kỳ thu được tiền thì thực hiện bút toán điều chỉnh.

Ví dụ: Khách hàng nợ doanh nghiệp 30 triệu cuối kỳ thực hiện thanh toán bằng chuyển khoản. Bút toán điều chỉnh phát sinh như sau:

Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng: 30 triệu

Có TK 131: Phải thu khách hàng: 30 triệu

- Các bút toán điều chỉnh chi phí trả trước: Như các khoản phí thuê văn phòng, mua hàng trả trước, chi phí quảng cáo dài hạn, thì cuối kỳ kế toán viên cũng phải thực hiện kết chuyển vào chi phí của doanh nghiệp.

Bút toán điều chỉnh các tài khoản liên quan
Bút toán điều chỉnh các tài khoản liên quan

- Các bút toán điều chỉnh chi phí trả sau: Như lãi ngân hàng, các khoản dịch vụ thanh toán sau, lương trả sau cho nhân viên. Các chi phí đã phát sinh nhưng doanh nghiệp chưa trả, kế toán ghi nhận bút toán điều chỉnh với khoản nợ phải trả.

3.2. Đặc điểm của bút toán kết chuyển

Bút toán kết chuyển các chi phí và doanh thu cuối kỳ vào tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Đối với bên các tài khoản doanh thu như TK 511, 515, 512, 711 sẽ thực hiện bút toán kết chuyển “Nợ” sang bên “Có” của TK 911.

Đối với các khoản chi phí phát sinh trong kỳ 641, 642, 615, 621, ...v.v. sẽ thực hiện kết chuyển vào bên “Nợ” của TK 911. Khi tổng hợp lại với giá trị cuối cùng của TK 911 lấy doanh thu trừ đi chi phí, nếu dương thì kết chuyển sang bên “Có” của TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phối. Còn nếu lỗ thì kết chuyển sang bên “Nợ” của TK 421.

Bước thực hiện kết chuyển này rất quan trọng, để có thể xác định được chính xác kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ, từ đó xác định lợi nhuận thu được để các nhà quản trị xây dựng phương hướng chiến lược kinh doanh tiếp theo.

Bút toán kết chuyển doanh thu và chi phí của doanh nghiệp vào cuối kỳ kế toán
Bút toán kết chuyển doanh thu và chi phí của doanh nghiệp vào cuối kỳ kế toán

3.3. Cách sử dụng bút toán khóa sổ cho kế toán viên

Nhiệm vụ của nhân viên kế toán đó là cuối kỳ kế toán thực hiện ghi chép đầy đủ thống kê các số liệu phát sinh vào trong sổ kế toán, từ đó lập các báo cáo tài chính liên quan. Trong bước này, kế toán sẽ rà soát lại những nghiệp vụ phát sinh, đảm bảo được tổng bên nợ bằng tổng bên có và phát hiện lỗi trong quá trình thực hiện các bút toán trong kỳ.

Bút toán khóa sổ cũng là một bước để tổng kết lại hoạt động của doanh nghiệp trong kỳ kế toán, những bút toán này sẽ được ghi vào sổ kế toán hoặc phần mềm để có thể lưu trữ và sử dụng cho những kỳ kế toán sau đó.

Những bút toán cần thực hiện trong doanh nghiệp là để đảm bảo trôi chảy quá trình hoạt động, cập nhật tình hình số liệu kinh doanh của doanh nghiệp. Tổng hợp lại chi phí để tính giá thành cho sản phẩm, cũng như tổng hợp lợi nhuận để phân chia cổ đông hoặc đầu tư vào các dự án phát triển của công ty.

4. Cách ghi chép các bút toán được sử dụng trong doanh nghiệp

Các bút toán sẽ có thể được ghi trên phần mềm kế toán hoặc được ghi vào sổ giấy. Khi thực hiện thống kê, ghi chép các bút toán trên phần mềm thì các bút toán sẽ là module khác nhau của phần mềm và được nhập vào sổ phụ. Những module này sẽ là các khoản phải thu, khoản phải trả hoặc các khoản kế toán khác và sẽ tác động gián tiếp lên sổ cái của doanh nghiệp.

Còn nguyên tắc của việc ghi bút toán trên giấy sẽ là các định khoản “Nợ”, “Có” theo nguyên tắc nợ trước có sau. Và cứ mỗi khoản nợ phát sinh thì phải có một khoản có để làm cân bằng bút toán theo nguyên tắc kế toán. Cách ghi thông thường có thể thụt lề phần “ Có” vào một ô so với phần “Nợ”.

Tham khảo những cách ghi chép bút toán thường thấy
Tham khảo những cách ghi chép bút toán thường thấy

Trên đây là những thông tin về bút toán là gì? Hy vọng qua bài viết bạn đã nắm rõ được những thông tin chi tiết về bút toán cũng như hiểu rõ các loại bút toán được sử dụng trong quá trình kế toán. Mong rằng bạn có thể hiểu nhiều hơn về các định nghĩa liên quan đến hoạt động kế toán để định hướng cho mình được cách thức tiếp cận với ngành nghề này.

Quy trình kế toán

Bạn có thể tham khảo về quy trình kế toán để biết khái quát hoạt động kế toán diễn ra như thế nào qua link bài viết dưới đây

Quy trình kế toán

Tạo cv ngay

Tham gia bình luận ngay!

captcha
Chưa có bình luận nào
x