Bản mềm là gì? Những thông tin bạn cần biết về bản mềm

07/07/2021

Trong cuộc sống hiện đại, chúng ta có rất nhiều thời điểm phải sử dụng đến bản mềm. Tuy nhiên, nhiều người lại chưa biết rằng họ đang sử dụng bản mềm cũng như chưa nắm được cụ thể về hình thức này. Chính vì vậy, chúng ta sẽ cùng đi sâu tìm hiểu khái niệm bản mềm là gì cũng như nó có vai trò thế nào trong công việc và cuộc sống của chúng ta.

1. Bản mềm là gì?

Bản mềm là một thuật ngữ được dùng hầu hết trong các trường hợp thuộc ngành công nghệ thông tin. Hiểu một cách đơn giản, bản mềm là những gì chúng ta không thể sờ vào được, nó tồn tại dưới hình thức dữ liệu trên các thiết bị máy tính. Muốn sử dụng hay xem bản mềm thì bạn nhất định cần có một thiết bị điện tử như máy tính, laptop hoặc máy điện thoại.

Bản mềm là gì
Bản mềm là gì

Trái ngược với bản mềm chính là bản cứng. Bản cứng là những tài liệu giấy tờ hàng ngày mà chúng ta in ra, có thể cầm, nắm và sử dụng. Đặc biệt, bản cứng không cần thiết phải sử dụng máy tính để có thể đọc như bản mềm.

Người ta thường gọi bản mềm dưới dạng là các tệp tin, hay các file. Khi người dùng muốn lưu trữ các thông tin trên máy tính thì họ sẽ tạo các file sau đó thả thông tin cần lưu trữ vào. Như vậy, bản mềm sẽ chứa toàn bộ các thông tin của người dùng, bao gồm đủ các thể loại như văn bản, hình ảnh, bản ghi, âm nhạc, video…

2. Ưu điểm của việc sử dụng bản mềm

2.1. Lưu trữ không giới hạn

Sự ra đời của bản mềm khiến cho việc lưu trữ thông tin phát triển lên một tầm cao mới. Trước đây, người ta lưu trữ thông tin bằng cách sử dụng bản cứng là các giấy tờ, sau đó cất giữ chúng lại. Việc lưu trữ này rất cồng kềnh, không chỉ chiếm nhiều diện tích mà còn khiến cho việc tìm kiếm giấy tờ khi cần thiết rất khó khăn.

Ưu điểm của việc sử dụng bản mềm
Ưu điểm của việc sử dụng bản mềm

Những điều này đã được khắc phục hoàn toàn kể từ khi bản mềm ra đời. Người ta bắt đầu chuyển từ bản cứng sang bản mềm. Mặc dù trên thực tế, trong nhiều tình huồng bản cứng vẫn đóng vai trò quan trọng. Tuy nhiên, bản mềm đã giúp chúng ta cải thiện hơn rất nhiều trong quy trình lưu trữ mọi thông tin của cá nhân, đặc biệt là các tổ chức.

Khối lượng lưu trữ của bản mềm là không giới hạn với những hệ thống máy tính lớn. Với những chiếc máy tính hoặc laptop cá nhân, thì khối lượng ấy có giới hạn. Nhưng trên thực tế, thì một người cũng khó có thể nào lưu trữ được hết hoặc đầy dung lượng của ổ lưu trữ của một máy tính.

Bản mềm giúp lưu trữ thông tin không giới hạn
Bản mềm giúp lưu trữ thông tin không giới hạn

Các nhà nghiên cứu về công nghệ thông tin cũng khắc phục điều này bằng cách tạo ra các công nghệ khác, ví dụ như công nghệ lưu trữ đám mây hay còn gọi là Onedrive, cho phép người dùng lưu các tệp tin của mình không giới hạn trên ứng dụng đó. Như vậy, người dùng sẽ có thể thực hiện lưu trữ mọi thể loại, mọi tệp tin mà không bị giới hạn, khống như một chiếc hộp khổng lồ không có đáy.

Bên cạnh đó, như đã đề cập ở trên, bản mềm cho phép chúng ta lưu trữ nhiều loại file khác nhau, từ hình ảnh cho đến âm nhạc, video… đều có thể lưu trữ được. Điều này đã khắc phục nhược điểm lớn nhất của bản cứng, bởi lẽ trước đây, mỗi loại tài liệu như vậy chúng ta đều phải lưu bằng một cách khác nhau. Và có một số tài liệu như video và nhạc đều rất khó và tốn nhiều công sức mới có thể lưu trữ được.

2.2. Dễ dàng gửi và nhận

Bên cạnh việc lưu trữ thông tin, thì bản mềm còn hỗ trợ con người rất nhiều trong việc gửi và nhận thông tin. Tưởng tượng rằng trước đây, muốn gửi thông tin từ địa điểm này sang địa điểm khác, người ta phải mất thời gian chờ đợi. Nhưng giờ đây, chỉ cần một cú click chuột, thông tin đã có thể gửi từ máy tính này sang máy tính khác. Hơn nữa, khối lượng thông tin có thể gửi cũng rất nhiều.

Hỗ trợ việc gửi và nhận thông tin
Hỗ trợ việc gửi và nhận thông tin

Việc này giúp con người tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều. Các văn bản khẩn cấp cũng được truyền đi một cách nhanh chóng hơn, phục vụ công việc tốt hơn. Trong vấn đề công việc, chức năng này được coi là rất quan trọng, phục vụ tính cấp thiết cũng như hỗ trợ việc tiếp nhận thông tin của mọi người.

2.3. Hỗ trợ tìm kiếm thông tin

Tác dụng tìm kiếm thông tin gắn liền với việc lưu trữ. Bởi lẽ thông tin được lưu trữ sẽ phục vụ cho công việc khi cần thiết. Nếu như lưu trữ bằng bản cứng, chúng ta sẽ phải mất nhiều công sức sắp xếp hơn. Thêm vào đó, việc tìm kiếm cũng trở nên khó khăn và mất nhiều thời gian hơn.

Ngược lại, file mềm hỗ trợ chúng ta rất nhiều trong việc tìm kiếm thông tin nếu cần đến. Tất cả thao tác cần làm đó là gõ tên file vào khung tìm kiếm là bạn đã có thể tìm kiếm tài liệu rồi.

2.4. Bảo vệ môi trường

Không thể quên được một ưu điểm khác của bản mềm, đó chính là góp phần hỗ trợ chúng ta bảo vệ môi trường. Từ ngày bản mềm xuất hiện, con người giảm tải khối lượng việc lưu trữ về bản cứng. Từ đó, con người giảm thiểu việc sử dụng giấy, hỗ trợ nhiều hơn trong việc bảo vệ môi trường, cụ thể là cây cối.

3. Các thể loại bản mềm

Có nhiều thể loại bản mềm khác nhau, tiêu biểu có thể kể đến các bản mềm như file ảnh, file văn bản, file excel.

Thể loại đầu tiên, cũng là thể loại hay gặp nhất đó là file văn bản. Với file văn bản, chúng ta có nhiều các định dạng khác nhau, nhưng phổ biến nhất vẫn là file doc và file PDF. Hầu hết người sử dụng sẽ thực hiện lưu các văn bản PDF, bởi vì thể loại này cho phép văn bản được giữ nguyên kiểu và định dạng của dữ liệu, khiến người khác không thể chỉnh sửa được, tính bảo mật cao.

Các thể loại bản mềm
Các thể loại bản mềm

Thể loại thứ 2 cũng khá phổ biến đó chính là file ảnh. Cũng giống như file văn bản, file ảnh có nhiều dạng khác nhau. Tùy vào nhu cầu sử dụng mà chúng ta sẽ lưu chúng dưới các dạng phù hợp. Có năm kiểu định dạng chính, đó là JPG, PNG, GIF, TIFF, BMP.

File Excel có lẽ sẽ ít quen thuộc hơn hai thể loại trên, tuy nhiên file này phục vụ rất nhiều cho công việc của bạn, đặc biệt là các công việc liên quan đến tính toán. File này thường được dùng để thống kê các loại dữ liệu và tính toán khi cần thiết, với hình thức các ô xếp theo thứ tự.

4. Thành phần cơ bản của một bản mềm

Theo như hiển thị, một file bản mềm sẽ có định dạng theo cấu trúc là tên + định dạng đuôi file. Tên của tệp tin thì sẽ hoàn toàn do bạn tự đặt, có thể thay đổi khi cần thiết. Định dạng của tệp tin sẽ hỗ trợ người xem xác định rằng đây là tệp tin thể loại gì, văn bản hay hình ảnh.

Thành phần cơ bản của một bản mềm
Thành phần cơ bản của một bản mềm

Bạn hoàn toàn có thể đổi định dạng của tệp tin nếu cảm thấy cần thiết, nhưng chỉ được đổi trong các thể loại quy định. Ví dụ như thông tin dạng văn bản thì không thể chuyển đổi từ định dạng văn bản sang định dạng ảnh được. Thêm vào đó, việc chuyển đổi định dạng sẽ có phần phức tạp hơn so với việc đổi tên file đơn thuần.

Trên đây là các thông tin liên quan đến câu hỏi bản mềm là gì. Trong đó, chúng tôi đã chỉ ra cho bạn những ưu điểm cũng như việc xác định thể loại của bản mềm. Mong rằng kiến thức này sẽ hỗ trợ các bạn trong việc tìm kiếm thông tin về bản mềm nói chung.  

Cv file mềm là gì?

Nắm được các thông tin về bản mềm, chúng ta hãy tìm hiểu tiếp sang một khái niệm lân cận, đó là cv file mềm. Đọc bài viết dưới đây để trả lời cho câu hỏi cv file mềm là gì nhé.

Cv file mềm là gì

Tạo cv ngay

Tham gia bình luận ngay!

captcha
Chưa có bình luận nào
x