Khám phá bản mô tả công việc lễ tân chuẩn chỉnh chi tiết nhất

15/12/2020

Trình duyệt của bạn không hỗ trợ file này.
Công việc lễ tân luôn là một vị trí thu hút nhiều ứng viên, nhất là trong những năm gần đây đất nước ta mở cửa, ngành du lịch phát triển mạnh. Các khách sạn, nhà nghỉ, doanh nghiệp luôn cần đội ngũ nhân viên lễ tân có trình độ, chuyên môn, thái độ tốt để đem lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Vậy, công việc nhân viên lễ tân đòi hỏi những gì? Hãy để timviec365.com.vn gửi bạn bản mô tả chi tiết công việc lễ tân cực chuẩn nhé!   

Cần tìm việc làm gấp

1. Một số thông tin về vị trí lễ tân

Một số thông tin về vị trí lễ tân

Ngành du lịch Việt Nam ngày một phát triển, tính chung 3 quý đầu năm 2019, có hơn 12 triệu khách du lịch nước ngoài tới Việt Nam, tăng 10,8% so với cùng kỳ năm 2018. Sự tăng trưởng này tạo ra điều kiện thuận lợi giúp các nhà nghỉ, khách sạn phủ sóng cũng như thách thức các đơn vị này cần cạnh tranh gắt gao, cùng nhau đem đến trải nghiệm tốt nhất cho người dùng. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng được rót vốn đầu tư và mọc lên như nấm khi Việt Nam mở cửa hội nhập

Nhiệm vụ lễ tân được coi như “bộ mặt” của khách sạn, doanh nghiệp khi họ là những người đầu tiên tiếp xúc, làm việc với khách. Một lễ tân giỏi sẽ không chỉ tạo ấn tượng tốt với khách hàng mà còn giúp đơn vị làm việc ăn điểm, nhận phản hồi tốt ngay từ những phút đầu tiên. 

Lễ tân (tên tiếng Anh là Reception) hiện đang là công việc thu hút nhiều bạn trẻ năng nổ hoạt bát. Vị trí lễ tân sẽ thường hoạt động tại tiền sảnh của nhà nghỉ, doanh nghiệp, đáp ứng các nhu cầu và đảm bảo sự hài lòng của khách. Một đội ngũ lễ tân hoạt động khéo léo, thông minh sẽ dễ dàng lấy được thiện cảm từ khách đối với doanh nghiệp, nâng cao chất lượng phục vụ của khách sạn, nhà hàng.

Tùy theo đặc thù hoạt động của nhà hàng, khách sạn lễ tân sẽ làm việc theo ca, thường sẽ chia thành ba ca: sáng - chiều - đêm, còn doanh nghiệp thường sẽ chỉ có 1 - 2 lễ tân trực mỗi ngày Trong ca làm việc của mình, họ sẽ thực hiện nhiệm vụ đặt phòng, đặt bàn, giải đáp thắc mắc, xử lý khiếu nại, phản hồi của khách. Bên cạnh đó, họ cũng sẽ trực tiếp trả lời điện thoại, cung cấp thông tin, giải quyết nhu cầu của khách, thực hiện hoạt động nhận (check in) và trả phòng (check out) tại khách sạn... Đây là công việc không giới hạn nhiệm vụ cụ thể, với đầu mục công việc khá nhiều nhưng lại vô cùng thú vị khi mỗi ngày bạn được tiếp xúc, làm việc với rất nhiều người đến từ những quốc gia, vùng miền khác nhau.

Hé lộ: Những mẫu cv chăm sóc khách hàng độc và thu hút chỉ có tại timviec365.com.vn

2. Nhiệm vụ của công việc lễ tân

Giờ cùng tìm hiểu xem, một nhân viên lễ tân sẽ cần làm gì trong ca làm việc của mình nhé!

2.1. Trực và đón tiếp khách hàng

Lễ tân có nhiệm vụ trực và đón tiếp khách hàng

Khi có khách, đối tác đến doanh nghiệp, khách sạn để làm việc hay nghỉ ngơi, nhân viên lễ tân sẽ có nhiệm vụ chào đón, hỏi thăm về nhu cầu của khách. 

Tại doanh nghiệp, nhân viên lễ tân cần liên hệ với phòng ban cố định, tìm cá nhân để xác nhận thông tin đối tác, khách hàng đến làm việc. Ngoài ra, họ sẽ đưa khách đến phòng chờ, mời nước và truyền đạt lại nội dung của đối tượng cần gặp. 

Trong nhà hàng, khách sạn, lễ tân sẽ kiểm tra chất lượng phòng check-in, check out cùng tình hình, giờ giấc check-in, check-out của khách. Họ sẽ kiểm tra số lượng khách đặt phòng/ bàn số phòng/ bàn còn trống, liên hệ bộ phận vệ sinh để dọn dẹp, sẵn sàng phục vụ khách. Khi có khách hàng muốn đặt phòng/ bàn cần hoàn tất hồ sơ đặt và báo cáo với các phòng ban khác để họ nắm được tình hình.

Bên cạnh đó, họ sẽ tiếp nhận các cuộc gọi đến, cung cấp thông tin khách hàng cần biết hoặc truyền đạt lại cho các bộ phận khác và đảm bảo khách hàng, đối tác nhận được thông tin chuẩn xác cũng như hài lòng nhất. 

2.2. Nhiệm vụ hỗ trợ khách hàng, đối tác

Lễ tân có nhiệm vụ hỗ trợ khách hàng, đối tác

Khối lễ tân nhà hàng, khách sạn sẽ thực hiện nhiệm vụ tư vấn, giới thiệu dịch vụ của đơn vị làm việc sao cho phù hợp với nhu cầu, mong muốn của khách hàng nhất. Đồng thời, với các thắc mắc, khiếu nại của khách họ sẽ liên hệ cho bộ phận liên quan giải quyết. 

Khối lễ tân văn phòng sẽ tiếp nhận những hóa đơn, chứng từ, bưu phẩm… của doanh nghiệp hoặc nhân sự làm việc trong doanh nghiệp và chuyển đến phòng ban yêu cầu. Ngoài ra, họ cũng chính là người soạn thảo, gửi công văn, thư từ cho các đơn vị trong/ ngoài doanh nghiệp khi có yêu cầu từ cấp trên hoặc trưởng các bộ phận. Trước những thắc mắc của đối tác, yêu cầu xếp lịch hẹn lễ tân cũng sẽ là người xử lý những khúc mắc trên để đem lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Bất kể là ở các nhà hàng khách sạn hay doanh nghiệp, lễ tân cũng là người xử lý các vấn đề phát sinh và đưa ra cách giải quyết, ứng biến tình huống phù hợp nhất. 

2.3. Nhiệm vụ đối với doanh nghiệp

Nhiệm vụ đối với doanh nghiệp của lễ tân

Dù là lễ tân văn phòng hay lễ tân tại khách sạn, họ cũng chịu trách nhiệm giữ gìn và bảo vệ những tài sản chung của doanh nghiệp. Đồng thời lưu trữ những văn bản, hồ sơ của khách hàng. Trong khách sạn, họ sẽ lưu trữ hồ sơ của khách đặt phòng/ trả phòng, hiện trạng phòng, những yêu cầu của khách trong thời gian trải nghiệm dịch vụ, những vấn đề phát sinh nếu có và đánh giá, thái độ của khách hàng trong suốt thời gian ở khách sạn. Trong doanh nghiệp, lễ tân sẽ có nhiệm vụ thông báo đến từng phòng ban các thông tin đột xuất từ phía lãnh đạo, giữ gìn và bảo vệ những vật phẩm, giấy tờ của khách hàng, đối tác gửi công ty hoặc do nhân sự của công ty bỏ quên, gửi tạm tại quầy lễ tân. 

Họ cũng sẽ kiểm tra những nhu cầu phát sinh về cơ sở vật chất của các phòng ban như văn phòng phẩm, bàn ghế, chăn nệm đối với khách sạn… để báo cáo lên phòng hành chính xét duyệt giải quyết thay mới, sửa lại. 

2.4. Những nhiệm vụ khác

Như các vị trí khác, họ sẽ cần giữ gìn vệ sinh tại khu vực làm việc để bảo vệ hình ảnh công ty. Là bộ mặt của doanh nghiệp, lễ tân không được để vị trí bàn làm việc bừa bãi, bẩn thỉu, gây mất mỹ quan. 

Bên cạnh đó, họ sẽ đảm bảo phòng họp của doanh nghiệp, phòng ở của khách hàng luôn sạch sẽ, đầy đủ dụng cụ hỗ trợ cần thiết. Trước những yêu cầu về văn bản hành chính, công vụ họ sẽ cung cấp cho các nhân viên, bộ phận. Không chỉ vậy, lễ tân sẽ được cấp con dấu của công ty, do đó họ cần giữ gìn và sử dụng cẩn thận.

Tìm gia sư hóa

3. Những yêu cầu của công việc lễ tân

Có thể thấy, đối với những đầu mục công việc kể trên, vị trí lễ tân đòi hỏi ứng viên đáp ứng cả về sức khỏe thể chất lẫn sức khỏe tinh thần. Cùng tìm hiểu kỹ hơn những yêu cầu của doanh nghiệp, khách sạn đối với ứng viên ứng tuyển vị trí này nhé.

3.1. Những yêu cầu về kỹ năng

Yêu cầu về kỹ năng trong công việc lễ tân

Là một nghề tiếp xúc với nhiều người với đủ mọi tầng lớp, giai cấp trong xã hội, nhân viên lễ tân sẽ không thể thiếu những kỹ năng mềm sau: 

- Kỹ năng giao tiếp

- Kỹ năng quản lý thời gian

- Kỹ năng đàm phán, thuyết phục

- Kỹ năng ứng phó, xử lý vấn đề phát sinh

- Kỹ năng chăm sóc khách hàng

Nhưng những kỹ năng này sẽ cần bổ trợ bởi một số kỹ năng về tin học văn phòng như biết sử dụng phần mềm Word, Excel, Powerpoint hoặc các phần mềm hỗ trợ công việc khác. Bên cạnh đó, người lễ tân cần sử dụng các thiết bị văn phòng thông dụng như máy fax, máy in, máy chiếu thành thạo để phục vụ công việc đạt hiệu quả tối đa. 

3.2. Những yêu cầu về trình độ

Những yêu cầu về trình độ của công việc lễ tân

Đối với một công việc yêu cầu kỹ năng mềm như lễ tân, những yêu cầu về trình độ vẫn là không thể thiếu. Các ứng viên hứng thú với vị trí này cần có bằng tốt nghiệp bậc trung học phổ thông hoặc Cao đẳng - Đại học chuyên ngành Khách sạn, Du lịch hoặc Hành chính nhân sự. 

Thời đại mở cửa, nhân viên lễ tân cũng cần một vốn tiếng Anh giao tiếp đủ để nghe nói, thực hiện những tác vụ, yêu cầu của khách hàng và doanh nghiệp. 

Với đặc thù công việc của từng công ty, nhà hàng, khách sạn, lễ tân cũng phải có hiểu biết đủ để giải đáp thắc mắc cho khách hàng và những nhân sự thuộc tổ chức. Chính vì vậy, trước khi ứng tuyển vào vị trí lễ tân của bất kỳ doanh nghiệp nào hãy nhớ trau dồi thông tin, kiến thức về doanh nghiệp ấy nhé.

3.3. Yêu cầu về ngoại hình

Không thể không nhắc đến yếu tố ngoại hình khi nói về yêu cầu của công việc lễ tân. Mang trong mình sứ mệnh đón tiếp khách hàng, lễ tân cần có ngoại hình ưa nhìn. Với nữ, cần cao từ 155cm, nam cần cao từ 165cm, khuôn mặt dễ nhìn, hình thể cân đối. Ngoài ra, bạn cần lưu ý sửa những yếu điểm như giọng địa phương, thói quen sử dụng phương ngữ, nói ngọng khi có nhu cầu làm công việc này. 

Tham khảo: Danh sách việc làm lễ tân tại đây!

4. Phúc lợi của công việc lễ tân

Vậy, phúc lợi của công việc lễ tân ra sao mà lại có những nhiệm vụ và yêu cầu gắt gao như thế?

4.1. Về cơ hội nghề nghiệp

Tiếp xúc với nhiều ngành nghề, đối tượng khách hàng sẽ giúp các lễ tân mở rộng mạng lưới quan hệ xã hội, mang lại nhiều lợi ích bất ngờ và rèn luyện khả năng giao tiếp. Như đã kể trên, nhiệm vụ của nhân viên lễ tân không cụ thể, rõ ràng mà có thể thay đổi theo những tình huống tại doanh nghiệp, vì lẽ đó nhân viên lễ tân cũng sẽ có cơ hội học hỏi thêm nhiều điều bổ ích, rút ra được kinh nghiệm cho bản thân phục vụ công việc tương lai. Tại các khách sạn, nhà hàng sẽ thường xuyên tổ chức những đợt huấn luyện nâng cao nghiệp vụ, từ đó các lễ tân cũng sẽ được nâng cao trình độ, tiếp cận với nhiều kiến thức chuyên sâu. 

Cơ hội nghề nghiệp của công việc lễ tân

4.2. Về đãi ngộ lương thưởng

Lộ trình thăng tiến của vị trí lễ tân rất rõ ràng, đi từ cấp bậc nhân viên - cấp bậc thư ký - cấp bậc quản trị. Ở 3 vị trí trên sẽ có những mức lương cũng như cơ hội việc làm khác nhau. Nhưng với vị trí nhân viên lễ tân, mức lương sẽ dao động từ 6 - 8 triệu đồng phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp. Càng lên những vị trí cao, mức lương sẽ càng tăng, ví dụ với vị trí Trưởng bộ phận lễ tân mức lương có thể lên đến 15 triệu/ tháng. Không chỉ vậy, lễ tân của các nhà hàng khách sạn thường nhận được phí dịch vụ thưởng thêm từ khách. Trong các dịp Lễ, Tết lễ tân trực sẽ được nhân đôi lương và nhận những mức thưởng lớn từ doanh nghiệp. 

Đãi ngộ lương thưởng của công việc lễ tân

Nhu cầu tuyển dụng của công việc lễ tân luôn cao do doanh nghiệp, khách sạn nào cũng cần một người quán xuyến những vấn đề nội bộ cũng như ngoài doanh nghiệp. Bạn có thể ghé qua mục tuyển dụng của timviec365.com.vn để theo dõi sát sao nhất những yêu cầu, mức lương của vị trí lễ tân từ cấp nhân viên đến quản lý nhé. 

Với bài viết trên, đội ngũ timviec365.com.vn hy vọng bạn đã nắm được bản mô tả công việc lễ tân hoàn chỉnh nhất và giải đáp cho bạn thắc mắc về nhiệm vụ của công việc lễ tân. Chúc bạn có được công việc như ý muốn và gặt hái được nhiều thành công nhé!

Bản mô tả giám sát bán hàng đại lý

Nghề giám sát bán hàng đại lý vẫn còn vô cùng mới mẻ nhưng cực kỳ hấp dẫn với đãi ngộ tốt cùng cơ hội thăng tiến rõ ràng. Hãy cùng timviec365.com.vn khám phá bản mô tả công việc giám sát bán hàng đại lý chuẩn chỉnh dễ hiểu nhé