​Công văn tiếng Anh là gì? Cách xây dựng công văn đúng chuẩn

19/05/2020

Trình duyệt của bạn không hỗ trợ file này.
Công văn tiếng Anh là gì? là một trong những câu hỏi đón nhận được sự quan tâm của nhiều người làm trong bộ máy hành chính. Việc hiểu công văn tiếng Anh là gì sẽ giúp bạn dễ sử dụng văn bản đưa vào giải quyết công vụ

Việc làm Hành chính - Văn phòng

Trong bài viết này, theo ngòi bút của Băng Tâm để tìm hiểu công văn tiếng Anh là gì để quá trình xử lý một văn bản hành chính trở nên đơn giản hơn.

1. Công văn là gì?

Muốn biết công văn tiếng Anh là gì thì chắc chắn chúng ta cần phải tìm hiểu đôi nét về công văn trước tiên vì không nắm được các giá trị nền tảng thì làm sao có thể tiến đến những kiến thức rộng mở đúng không nào.

Khái niệm về công văn

Công văn chính là một loại hình thức của văn bản hành chính, được dùng rất nhiều trong mọi tổ chức, doanh nghiệp hay cơ quan nhà nước. Theo ý nghĩa biểu thị, công văn sẽ đóng vai trò của một phương tiện giao tiếp cơ bản, phổ biến của cơ quan Nhà nước với các cấp và giao tiếp với mọi công dân. Không riêng gì cơ quan thuộc Nhà nước mới sử dụng đến công văn mà ngay cả các doanh nghiệp hay tổ chức xã hội bất kỳ đang hoạt động thì đều phải dùng công văn phục vụ cho các công tác kết nối và giao dịch.

2. Công văn tiếng Anh là gì?

Dựa trên định nghĩa rất rõ ràng về công văn vừa nêu, công văn tiếng Anh cũng biểu thị những ý nghĩa tương tự, chỉ có điều bạn cần phải nắm được cách viết từ tiếng Anh của công văn là gì để dễ dàng nhận biết và sử dụng.

Vậy, công văn tiếng Anh được viết như thế nào? Có rất nhiều cách viết tiếng Anh cho thuật ngữ công văn, trong đó có ba cụm từ biểu thị phổ biến hơn cả bao gồm: Official dispatch, Official Request, Official Correspondence. Ngoài ba cụm từ thông dụng này, một số trường hợp vẫn có thể dùng những từ đồng nghĩa khác như record, letter, missive, desk, express, referendum, pen and ink,… mỗi từ ngữ này có thể được sử dụng thoải mái ở bất cứ trường hợp nào để thể hiện ý nghĩa là công văn nhưng thực chất có những trường hợp cần lựa chọn một cụm từ phù hợp với từng ngữ cảnh.

Thuật ngữ công văn trong tiếng Anh

Tất nhiên là bạn có thể dùng cụm từ bất kể trong số những từ cùng biểu thị một ý nghĩa là công văn cũng chẳng sao nhưng để thể hiện tính phù hợp hơn, sự hiểu biết của bạn sâu sắc hơn thì có thể cân nhắc đến việc dùng từ ngữ công văn bằng tiếng Anh một cách phù hợp với ngữ cảnh, hoàn cảnh. Một số ví dụ sau sẽ chỉ đích xác các ngữ cảnh khác nhau sử dụng từ công văn trong tiếng Anh khác nhau:

- Từ công văn được dùng ở môi trường công ty, người ta sẽ nói đến từ Correspondence.

-Đây chính là công văn, có thể viết This is the dispatch

-Hãy xem lại công văn, dùng như thế này bạn nhé: Let’s review the record

-Dựa vào công văn này, bạn viết như sau: According to the Letter

Cách sử dụng từ tiếng Anh để nói về công văn

Bên cạnh đó, trong bản công văn tiếng Anh, chúng ta còn thường xuyên thấy xuất hiện, cũng là những từ thường được sử dụng trong các bản công văn được soạn thỏa bởi nhiều doanh nghiệp, đơn vị như sau:

Incoming official dispatch: công văn đến

Official dispatch travels: công văn đi

Dispatch express: công văn hỏa tốc

According to note numbers…: theo công văn số…

Ở các dạng sử dụng khác nhau, một số từ ngữ thể hiện ý nghĩa dịch tiếng Việt là công văn sẽ biểu thị các ý nghĩa khác nhau. Đơn cử như từMissive, dịch nghĩa thông thường thì có thể hiểu là một lá thư mang tính chất của sự trang trọng hoặc dài. Khi ở dạng danh từ, missive có thể hiểu là thư, công văn hoặc một văn bản; còn ở các dạng khác, ý nghĩa của nó sẽ bị biến đổi đi. Như vậy thì việc sử dụng các từ ngữ tiếng Anh biểu thị cho ý nghĩa là “công văn” cần phải được cân nhắc và sử dụng theo các ngữ cảnh, các trường hợp cụ thể.

Tham khảo thêm: Tìm việc làm văn thư lưu trữ nhanh chóng qua danh sách tin tuyển dụng mới nhất và ứng tuyển ngay tại timviec365.com.vn

3. Những nguyên tắc quan trọng khi soạn thảo công văn

Để soạn thảo một công văn bằng tiếng Anh thì bạn cần phải đảm bảo tuân thủ một số nguyên tắc, yêu cầu sau đây:

- Đảm bảo nội dung của một bản công văn chứa đựng duy nhất một chủ đề. Bạn cần nêu chủ đề này một cách đồng nhất và rõ ràng

Nguyên tắc soạn công văn

- Chú ý tôn trọng hình thức ngắn gọn của công văn, nên viết súc tưởng, câu từ phục vụ sát chủ đề được viết trong công văn. Đảm bảo tốt điều này có nghĩa là bạn phải nắm được vốn từ vựng tiếng Anh phong phú, biết cách sử dụng các từ vựng đó đúng ngữ cảnh và đúng trong cấu trúc ngữ pháp. Bởi lẽ công văn được viết theo đúng ngôn ngữ tiếng mẹ đẻ đã phải đảm bảo sự trang trọng của hình thức văn bản nhà nước thì điều này lại càng phải được chú ý chuẩn mực khi viết công văn bằng một ngôn ngữ tiếng nước ngoài – tiếng Anh.

Thêm nữa, bạn hãy sử dụng ngôn từ tiếng Anh trong bản công văn của mình một cách nghiêm túc và lịch sự, giàu sức thuyết phục. Một điều quan trọng không thể không tuân thủ đó chính là cần tuân thủ nghiêm việc tạo thể thức của công văn đúng với những quy định mà luật pháp đã ban hành.

Đọc thêm: Hướng dẫn cách viết mẫu công văn thông báo chuẩn nhất!

4. Hướng dẫn bạn cách soạn thảo công văn tiếng Anh đảm bảo quy chuẩn

Để viết được một công văn tiếng Anh hoàn chỉnh, đúng quy chuẩn của luật pháp ban hành chúng ta sẽ làm gì? Dựa vào kinh nghiệm của cá nhân cũng như qua sự tìm hiểu thêm về cách viết công văn bằng tiếng Anh, Băng Tâm sẽ chỉ cho bạn đọc những điểm quan trọng để viết công văn hiệu quả.

4.1. Chú ý xây dựng bố cục cho công văn tiếng Anh

Bố cục của công văn

Dù viết bằng tiếng Anh hay tiếng Việt thì một công văn đúng quy chuẩn của nhà nước ban hàng sẽ phải đáp ứng nội dung bố cục sau:

- Cần có Quốc hiệu – Tiêu ngữ

- Địa điểm gửi công văn, thời gian soạn thảo công văn

- Ghi rõ tên của cơ quan chủ quan, tên cơ quan ban hành đối với loại công văn đang sử dụng

- Tên công văn

- Nội dung chủ đề của công văn: nơi nhận là cá nhân hay là cơ quan

- Số công văn, ký hiệu công văn

- Phần nội dung được trích yếu

- Nội dung chính của công văn

- Ký rõ họ tên và đóng dấu

- Nơi gửi công văn

4.2. Phân loại công văn

Việc phân loại công văn có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc định hướng cách soạn thảo công văn, giúp công văn được xây dựng đúng quy chuẩn, đúng bố cục và yêu cầu riêng của từng loại. Trong đó, có thể kể ra những loại công văn phổ biến như sau:

- Công văn chỉ đạo

- Công văn hướng dẫn

- Công văn yêu cầu, đề nghị

- Công văn nhắc nhở, đôn đốc

- Công văn giải thích

- Công văn giao dịch

- Công văn phúc đáp

- Công văn hỏi ý kiến

- Công văn mời họp

Như vậy, mỗi một hoạt động hành chính hầu như cũng đều có thể soạn thảo công văn và các công văn này chỉ phục vụ thể hiện nội dung bám sát với mục đích cụ thể.

Việc phân loại đã rất rõ ràng nhưng bởi vì là một loại văn bản hành chính cho nên công văn không tránh khỏi sự ràng buộc của rất nhiều nguyên tắc rườm rà, thêm vào đó là sự chi phối sát sao của hệ thống quy phạm pháp luật. Điều này dễ dẫn tới sự nhầm lẫn giữa các loại công văn. Ví dụ như trong thực tế, có nhiều người nói rằng, họ đã không phân biệt được công văn yên cầu, đề nghị với tờ trình, hoặc bị lẫn giữa dạng công văn nhắc nhở với dạng văn bản chỉ thị.

Một dạng khác mà rất nhiều người tiếp nhận bị nhầm và thậm chí bản thân người soạn công văn cũng không phân biệt được rạch ròi đó là công văn thông báo và dạng văn bản thông báo, công văn về hướng dẫn với thông tư,… Việc không phân biệt rõ giữa công văn và các dạng văn bản khác nhau có thể khiến cho người soạn thảo dễ bỏ qua cấu trúc và quy chuẩn chung dành cho một công văn thông thường. Để khắc phục điều này, bạn cần phải tìm ra sự khác nhau cơ bản về nội dung và hình thức giữa công văn và loại văn bản dễ nhầm lẫn  với công văn đó.

Như vậy, việc phân loại công văn cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng trong việc giúp người soạn thảo có thể xây dựng được một công văn đáp ứng đúng nội dung và yêu cầu về hình thức, tránh việc soạn thảo công văn nhưng lại viết trong hình thức của một loại văn bản thông thường và khi đó, giá trị của bản công văn sẽ không được ghi nhận.

4.3. Mẹo sử dụng các kỹ thuật để soạn thảo công văn tiếng Anh

Nhiều quy phạm pháp luật, tính ràng buộc, quy chuẩn cao lại dễ bị nhầm với các văn bản khác,… đó là những mặt hạn chế gây khó khăn cho người soạn công văn. Nếu một ngày nào đó, ở cơ quan, bạn được sếp giao cho nhiệm vụ soạn thảo công văn, chắc hẳn bạn sẽ rất lúng túng không biết phải làm như thế nào với tâm lý sợ sai. Nhất là khi nhiệm vụ được giao lại là soạn thảo công văn tiếng Anh thì lúc đó đến việc hiểu công văn tiếng Anh là gì đối với bạn còn xa lạ chứ nói gì tới chuyện soạn thảo đúng không nào.

Để tránh làm mất lòng sếp và chứng tỏ rằng việc làm nhỏ này không thể làm khó được bạn, hãy chú ý sử dụng các kỹ thuật sau để soạn thảo công văn bạn nhé.

Mẹo viết công văn

Hãy luôn lưu ý điều đầu tiên, cần xây dựng một bố cục công văn với đầy đủ 3 phần: phần Viện dẫn, phần giải quyết vấn đề và phần kết thúc công văn. Trong mỗi phần sẽ có những lưu ý quan trọng, hãy ghi nhớ ngay trong đầu hoặc sợ quên nhanh thì nhanh tay gạch ngay những đầu dòng cần thiết trên cuốn sổ tay của mình bạn nhé.

* Phần viện dẫn của công văn:

Điều đầu tiên người soạn thảo công văn cần phải nêu ra được vấn đề nội dung của công văn này là gì, nó tương tự với việc bạn dẫn dắt vấn đề để người tiếp nhận biết bạn đang đề cập đến điều gì. Hãy nói một cách tổng quát ở phần này, đồng thời làm rõ mục đích viện dẫn và nêu yêu cầu.

* Phần giải quyết vấn đề:

- Đưa ra được căn cứ để viết công văn này, đó chính là ý kiến của các cấp lãnh đạo có liên quan đến việc nhắc tới phương hướng giải quyết vấn đề.

- Sắp xếp các nội dung về phương hướng giải quyết sao cho phù hợp

- Sử dụng ngôn từ phù hợp, lịch sự

- Đưa dẫn chứng chính xác, giàu sức thuyết phục

- Đảm bảo sự khách quan trong công văn

* Kết thúc công văn như thế nào?

Phần kết không cần viết dài dòng. Bạn hãy mang đến cho công văn một cái kết ngắn gọn, súc tích, chốt lại được nội dung trong tâm mà bạn đang đề cập tới ở trong công văn này. Cuối cùng đừng quên gửi một lời chào thân ái đến người nhận công văn để bày tỏ sự thiện chí và thái độ lịch sự của bạn nhé.

Như vậy, với những chia sẻ trên đây, Băng Tâm không chỉ giúp bạn lý giải được công văn tiếng Anh là gì mà qua đó còn có thể xây dựng được công văn theo đúng quy định phát luật.